classement et archivage

[jolikoeur]

Bonjour à tous,

j'ai besoin de votre avis voila ce que l'on m'a proposer :

classer et archiver plus de 5000 dossiers du personnel de l'entreprise

jsuque la , le classement était par numéro maintenant on voudrais de moi le faire mais en alphabétique ... je sais pas tro quoi en penser et si sa fait une action ?

je devrais faire sa pendant al durée de mon stage soit 5 semaines et peu etre une formation dun jour a l accueil tel .



Qu'en pensez vous ( moi je trouve pas sa enrichissant comme stage et je sais si je peu en faire une apa) ?

[imported_ptitzouk]

j'aimerais faire une action sur le classement des docuemtns de la société :!:
seulement je ne sais pas par où commencer ! ni kel méthode de classement adopter sacxhant que ce son des lettrage et autre retour de courriers qui ont 1 date d'envoi et une date de retour en plus de ça il y a une référence interne à ma société !
Help-me please

[imported_ptitzouk]

Bonjour à tous,

... je sais pas tro quoi en penser et si sa fait une action ?

je devrais faire sa pendant al durée de mon stage soit 5 semaines et peu etre une formation dun jour a l accueil tel .

Qu'en pensez vous ( moi je trouve pas sa enrichissant comme stage et je sais si je peu en faire une apa) ?

a mon humble avis, je pense que ça peu faire une action, seulement en 5 semaines de stage ça va faire un peu court ! :lol: il faudrait à la rigueur plus varier tes actions !

Bon courage :!: :!: :!:

[Ptite diabless]

Oui mais t'es en AG c'est ptètre pas encore pareil.. :roll:

[imported_mojo]

Tu peux peut être essayer d'informatiser le classement, non ?
Ca enrichirais ton action.

[helisoa03]

Ton idée d'informatiser un classement n'est pas mal Mojo, je compte également faire une action concernant le classement. Ce qu'il y a c'est que dans mon service nous pensons changer de meuble afin de facilité la recherche et puis lorsque nous classons des dossiers chez l'avocat nous les mettons dans un meubles et puis ils restent là. Ce qu'il y a c'est lorsque nous avons besoin d'en ressortir (les dossiers sont superposer en vrac) nous perdons du temps...
Est-ce que c'est une action valable à votre sens ?
Merci de vos réponses !

[angel ales]

Un truc pas mal
Une armoire avec des fichiers comportant des numéros

Chaque fois que tu créer un dossier, tu as un nouveau numéro
Pour retrouver les personnes, tu crées un fichier avec les noms des personnes

Je m'explique
Monsieur V est nouveau, tu ouvres un dossier
ce dossier comporte le numéro 200
Quand Monsieur V reviendra, tu devras ressortir le dossier
Alors pour te rapeller que M. V a le numéro 200, tu vas dans ton petit fichier, classé par ordre alphabétique, et tu verras que sur la fiche de M. V, il y a e numéro 200 (donc son dossier est le 200)

tu comprends ??

[helisoa03]

Un truc pas mal
Une armoire avec des fichiers comportant des numéros

Chaque fois que tu créer un dossier, tu as un nouveau numéro
Pour retrouver les personnes, tu crées un fichier avec les noms des personnes

Je m'explique
Monsieur V est nouveau, tu ouvres un dossier
ce dossier comporte le numéro 200
Quand Monsieur V reviendra, tu devras ressortir le dossier
Alors pour te rapeller que M. V a le numéro 200, tu vas dans ton petit fichier, classé par ordre alphabétique, et tu verras que sur la fiche de M. V, il y a e numéro 200 (donc son dossier est le 200)

tu comprends ??

Alors d'une part j'ai essayé de comprendre ce que tu as écrit mais j'ai un peu de mal
En fait je t'explique, nous avons déjà un système de classement pour les dossiers en cours, ils sont classés par immeuble (1009,...,4001, 4002... 6266) et par ordre alphabétique. Ce qu'il y a en fait c'est que lorsque le dossier n'est plus en "contentieux" on le met dans le meuble superposé avec d'autres dossiers dans l'idée qu'on ne reviendra plus le chercher... Mais il arrive qu'on recherche l'ancien dossier pour rechercher des pièces ou autre chose, c'est dans le sens que je voudrai réorganiser ces dossiers "classés".

[angel ales]

Et bien chaque dossier qui n'est plus en contentieux, tu lui donnes un numéro
Tu prends une fiche bristol
en haut à droite, tu marques le nom et prenom du dossier
en haut à gauche le numéro du dossier

ces dossiers, tu les mets dans une armoires tournantes, qui sera classée par numéro

Tes fiches bristol tu les classes par ordre alphabetique

Donc quand tu voudras rechercher un dossier
tu ira dans ta boite à fiche bristol
tu cherches le nom du mec, tu lis sur cette fiche le numéro du dossier
et puis tui vas dans l'armoire et tu sors le dossier du numéro correspondant

tu as compris ???

sinon, il te reste l'ordre alphabetique

[Ptite diabless]

Bien vu ton idée Angel.. comme quoi les cours d'orga peuvent servir à quelque chose! :mrgreen:

[gunm]

je ne connais pas trop le bts AD mais, il me semble que de faire du classement, c'est pas une action :shock: .

[helisoa03]

Merci bcp angel j'ai pris en compte ton idée qui n'est pas mal du tt !!!

[Ptite diabless]

je ne connais pas trop le bts AD mais, il me semble que de faire du classement, c'est pas une action :shock: .

Si si c'est dans le référentiel.. ça peut meme être très conséquent!

[imported_Racoon]

Vous avez vraiment des cours de classification? Ca ne derange pas les entreprises ou vous faites les stages que vous touchez a leurs dossiers? :?:

[Ptite diabless]

Vous avez vraiment des cours de classification? Ca ne derange pas les entreprises ou vous faites les stages que vous touchez a leurs dossiers? :?:

Quand tu bosses en entreprise, t'es bien obligée de montrer certains trucs confidentiels qui ne doivent evidemment pas sortir de là. En tant que futures AD on fait du classement, eh oui! :mrgreen:

[gunm]

ben oui l'archivage s'est essentiel dans une entreprise mais je pensais pas qu'on vous faisait des cours pour en apprendre les méthodes.j'pensais plutot que c'était mieux d'apprendre sur le terrain :roll:

c'est sympa les cours d'organisations? vous voyez quoi d'autres?

[imported_Véronique]

c'est sympa les cours d'organisations? vous voyez quoi d'autres?

ce n'est pas le sujet du topic.

[gunm]

ce n'est pas le sujet du topic.

non mais je voulais juste savoir qu'elles sorte de méthodes ils voyaient en cours d'organisation, parce que c'est vrai que c'est pratique dans une entreprise de connaitre tout ces petits trucs .

[routeur]

Bonjour
d'abord je n'ai pas bien compris quel est l'objectif du classement qu'on te demande de faire :

- Est ce qu'en réalité le besoin de reperage des dossiers par ordre alphabéque est réél ? Dans ce cas l'élaboration d'un repertoire alphabétique est tout à fait indiqué ce qui justifie largement cette demande.

- Est ce que c'est une façon d'occuper une stagiaire pour laquelle on n'a pas assez de temps à consacrer ?

Pour les deux cas il faut que tu reste imperturbable (surtout pas de pannique, ni de desespoir) et que tu fasse un travail qui s'impose de lui même.

Nota : Merci de me dire est ce que tu es appelée à classer de nouveau les dossiers ou bien seulement à en dresser la liste tout en determinant un mot directeur. Je te ferai des suggestion en fonction de tes réponses.

Cordialement
Routeur

-

[imported_missoft]

Voila je vous explique mon cas, peut être que certains ou certaines y trouveront des idées pour leur cpap.

A l'origine je travaille dans un service ou je traite de plusieurs contrats.

Avant nous envoyions un double exemplaire du contrat que l'opérateur nous renvoyais signer avec notre seul exemplaire.

Nous classions cet exemplaire dans des dossiers suspendus.

Maintenant, une de mes anciennes collègue a mis en place un processus de scanning, nous scannons les contrats et descendons les originaux aux juridiques.

Les contrats sont scannés et classer dans un répertoire partagé pour que tout le personnel puisse les consulter sans se déplacer.

LE PROBLEME qui se pose maintenant est que le service juridique ne souhaite plus prendre en charge nous contrats et decidera insésemment sous peu dans nous les renvoyer TOUS !!!

Les originaux seront donc chez nous, nous devrions donc revenir à l'ancienne méthode.

Voilà alors je me demandais si le fait de refaire une méthode de classement pouvais faire une apa.

Qu'en pensez-vous ?

J'espère que mon explication aura été claire et qu'elle aura pu contribuer à certains ou certaines.

Merci d'avance pour votre aide,

Soft