mon action est-elle satisfaisante ?? attention c'est long à lire !

[bithia5]

Bonsoir !!

Voilà, j'ai terminé (plus ou moins) une 1ère action que j'ai effectuée en mairie dans une petite commune, en 2 fois (2 stages : 4 semaines et 2 semaines) et j'aurais aimé avoir votre opinion... et savoir comment je peux la présenter le jour J.

ACTION : recrutement de 2 agents d'entretien (pour la commune) en contrat accompagnement dans l'emploi (CAE)

1er stage :

1/ Avec la secrétaire, j'ai relevé les principales caractéristiques des 2 postes à pourvoir
:fleche: je les ai répertoriées dans une fiche d'attribution (avec accord du maire)
:fleche: création d'une fiche téléphonique
:fleche: word


2/ J'ai appelé l'ANPE et demandé une personne s'occupant des contrats aidés pour lui expliquer que la mairie recherche 2 agents d'entretien. j'ai donné la liste de compétences requises.
:fleche: utilisation de la fiche d'attribution
:fleche: utilisation de la fiche téléphonique
:fleche: la conseillère me propose 3 personnes en CAE, temps partiel 30h. Elles me donnent les coordonnées de ces personnes.
:fleche: compte-rendu de la communication orale à la secrétaire et au maire
:fleche: réalisation d'un tableau servant de base au tri des candidatures que j'ai donné au maire pour qu'il inscrive les dates d'entretien et les horaires pour que je puisse contacter les candidats.
:fleche: word


3/ Après proposition des dates et horaires d'entretien, j'ai téléphoné aux personnes pour leur demander si elles sont intéressées par le poste et je leur ai donné date et heure pour passer l'entretien avec le maire. Ils doivent apporter leur CV
:fleche: utilisation de fiches téléphoniques
:fleche: compte-rendu de la communication orale à la secrétaire et au maire
:fleche: accueil des 3 candidats le jour J. Une seule matinée. 3 entretiens. Je les conduits à l'étage dans la salle communale.


4/ Compte-rendu des entretiens par le maire. Il m'a redonné le tableau pour que je puisse envoyer une lettre de refus à 1 des 3 personnes et téléphoner aux 2 autres qui ont été retenues pour leur fixer un RDV pour signer leur contrat. Ils doivent apporter un RIB et leur N° de sécu.
:fleche: utilisation de fiches téléphoniques
:fleche: 2 appels téléphoniques
:fleche: création et mise en page d'une lettre de refus
:fleche: avec l'aide de la secrétaire de mairie, j'ai tapé les contrats d'embauche.
:fleche: les candidats ont signé leur contrat avec le maire...
:fleche: word


5/ Fiche de paie
:fleche: j'ai établi les 2 fiches de paie
1) sur papier
2) je les ai tapé sur excel par la suite après correction par la secrétaire
:fleche: excel


2ème stage

6/ Lettres
La secrétaire m'a donné un brouillon (un projet) de lettre
:fleche: je l'ai mis en page et en valeur avant la signature du maire :fleche: avenant modificatif de durée hebdomadaire d'un contrat
:fleche: word

La secrétaire m'a demandé de réaliser une lettre destinée aux Assédics pour le suivi d'un des CAE à qui on a renouvellé le contrat.
:fleche: création, mise en page... et signature du maire
:fleche: word


7/ Fiches de paie de janvier : j'ai établi les fiches de paie des 10 salariés communaux du mois de janvier car changement de barême ou/et de base horaire
:fleche: d'abord sur feuille (d'après les dernières fiches de paie)
:fleche: puis sur logiciel
:fleche: correction de la secrétaire et validation
:fleche: création de répertoire, dossiers fiche de paie sur PC car les fiches de paie sont effacées tous les mois par les nouvelles fiches de paie (pas d'enregistrer sous) :fleche: manque de connaissance, petite structure donc pas de formation informatique.
Donc la secrétaire de mairie est obligée de recalculer et de tout refaire tous les mois.
:fleche: j'ai donc réalisé les formules de calculs pour lui faciliter les calculs et pour perdre moins de temps lors des fiches de paie.
Je lui ai montré comment ne plus effacer les dernieres fiches de paie en faisant des enregistrer sous et les classer dans dossier "fiches de paie", dossier "janvier2006'".
:fleche: avec l'aide de la secrétaire, j'ai établi des mandats des fiches de paie de chaque salarié avec un logiciel que je ne connaissais pas du tout (magnus).
Les mandats et fiche de paie sont envoyés à la trésorerie (après signature du maire) pour vérification, et après accord, c'est elle qui versera les salaires par virement. Elle nous renvoie une feuille pour accord et...
:fleche: ... les fiches de paie sont mises dans des enveloppes en attendant d'être distribuées.
:fleche: excel





Voilà, je suis désolée, c'est un peu long !!
Qu'en pensez-vous ?? est ce que mes idées sont bien organisées ? j'ai lu sur mon livret Cned, qu'il ne fallait pas expliquer dans l'ordre chronologique... mais par pôle... comment puis-je faire ??

En ce qui concerne les fiches de paie, pensez-vous utile de construire un diagramme d'Ishikawa pour expliquer les pertes de temps, les pertes des anciennes fiches de paie sur PC dû au manque de connaissance informatique ? la secrétaire calcule encore ses fiches de paie à la main avec une calculatrice car elle ne sait pas trop utiliser excel (heureusement qu'elle n'a que 10 fiches à faire !!)

Merci de votre aide !

[ahelya]

tu as lu dans le livre qu'il ne fallait pas expliquer par ordre chrono mais par pole, je t'avoue j'ai meme pas lu cela moi et j'ai expliqué mon action normalement et les correcteurs de m'ont rien dit

[bithia5]

bah c'est pour ça que je demande conseils aux professeurs du forum...

[patrice084]

Qu'en pensez-vous ?? est ce que mes idées sont bien organisées ? j'ai lu sur mon livret Cned, qu'il ne fallait pas expliquer dans l'ordre chronologique... mais par pôle... comment puis-je faire ??

Ce qu'il faut éviter de faire par ordre chronologique c'est la présentation de l'ensemble des actions et non pas d'une seule action et surtout il est conseillé de terminer par l'action (ou les actions) sur laquelle vous souhaitez être interrogéee.

Pour présenter l'ensemble des actions on peut :
- Présenter les entreprises puis les actions professionnelles
- présenter les actions par type d'activité des entreprises (faut-il encore qu'il y en ait plusieurs)
- Par pôle (com, orga, compta...)
- Par service (administratifs, commercila, comptable, autres)

Ensuite pour l'action proprement dite à présenter, tout dépend de sa force et de l'action. Si c'est une création de quelque chose, une modification, tout est possible !

[ahelya]

Perso moi je n'ai pas plusieur pole en fait..

Mes actions sont:
- orga d'une reunion conseil municipal
- orga d'un repas de noel
- amelioration du contenu et design d'un site
- reorgnisation d'une methode de classement
- enquete aupres des entreprises concernant internet
- mise de place de dossier de securité de batiment comunaux

Alors a votre avis il faut que je presente selon quel critere? Type d'activité d'entreprise (une mairie et un journal regional) ou alors présenter les entreprises puis les actions...

[Gastoune]

Bonsoir !!

Voilà, j'ai terminé (plus ou moins) une 1ère action que j'ai effectuée en mairie dans une petite commune, en 2 fois (2 stages : 4 semaines et 2 semaines) et j'aurais aimé avoir votre opinion... et savoir comment je peux la présenter le jour J.

ACTION : recrutement de 2 agents d'entretien (pour la commune) en contrat accompagnement dans l'emploi (CAE)

Il me semble que l'ordre chronologique pour la présentation de cette action convient (c'est difficile de faire autrement pour embaucher que de procéder dans l'ordre)...
En revanche je me demande si la partie paye ne ferait pas l'objet d'une action séparée (si elle en à la consistance...) parce que vu d'ici, ca fait déjà "tres lourd", et que je me demande si tu auras le temps de la présenter :excl: dans son intégralité......

[bithia5]

En revanche je me demande si la partie paye ne ferait pas l'objet d'une action séparée (si elle en à la consistance...) parce que vu d'ici, ca fait déjà "tres lourd", et que je me demande si tu auras le temps de la présenter :excl: dans son intégralité......

Je comprends ce que tu me dis, mais je ne sais pas si cela sera suffisant... faire une dizaine de fiche de paie calcul à la main et apres sur logiciel, verification des calculs, réalisation des formules de calculs dans une fiche de paie modèle, explication pour les formules et le classement des fiches de paie dans des dossiers et sous dossiers excel à la secrétaire. Peut etre que je devrais lui faire un mode opératoire, car je suis encore en stage semaine prochaine... comment créer un mode opératoire ?


Je redemande aussi :
En ce qui concerne les fiches de paie, pensez-vous utile de construire un diagramme d'Ishikawa pour expliquer la perte de temps, les pertes des anciennes fiches de paie sur PC dû au manque de connaissance informatique ? la secrétaire calcule encore ses fiches de paie à la main avec une calculatrice car elle ne sait pas trop utiliser excel (heureusement qu'elle n'a que 10 fiches à faire !!), n'a pas suivi de formations...

Alors après tout ça, pensez vous que ça puisse devenir une 2eme action ????
merci !

[Gastoune]

Je comprends ce que tu me dis, mais je ne sais pas si cela sera suffisant... faire une dizaine de fiche de paie calcul à la main et apres sur logiciel, verification des calculs, réalisation des formules de calculs dans une fiche de paie modèle, explication pour les formules et le classement des fiches de paie dans des dossiers et sous dossiers excel à la secrétaire. Peut etre que je devrais lui faire un mode opératoire, car je suis encore en stage semaine prochaine... comment créer un mode opératoire ?

description par étapes avec au besoin impression écran pour rendre ca plus visuel

En ce qui concerne les fiches de paie, pensez-vous utile de construire un diagramme d'Ishikawa pour expliquer la perte de temps, les pertes des anciennes fiches de paie sur PC dû au manque de connaissance informatique ? la secrétaire calcule encore ses fiches de paie à la main avec une calculatrice car elle ne sait pas trop utiliser excel (heureusement qu'elle n'a que 10 fiches à faire !!), n'a pas suivi de formations...

ben oui bien sûr :excl: ou alors un arbre des causes....

Alors après tout ça, pensez vous que ça puisse devenir une 2eme action ????

ben oui bien sûr :excl: :chessy:

[bithia5]

merci beaucoup, c'est super !!!! :wub

[bithia5]

Encore une question et je vous embete plus !!

Quel genre de questions le jury peut-il me poser le jour de l'examen sur cette action ??

[bithia5]

arbre des causes

quelqu'un peut m'en dire plus.... ça me dit rien ! ..................

[Gastoune]

Encore une question et je vous embete plus !!
Quel genre de questions le jury peut-il me poser le jour de l'examen sur cette action ??

tout expliquer et justifier, perso, j'insisterais sur les avantages fiscaux, etc.....
après cela dépend vraiment de ton oral et des particularités des jurys :excl:

[Gastoune]

quelqu'un peut m'en dire plus.... ça me dit rien ! ..................

je tache de te passer ca demain, je n'ai pas de scan là tout de suite et comme c'est assez visuel .....

[bithia5]

tout expliquer et justifier, perso, j'insisterais sur les avantages fiscaux, etc.....
après cela dépend vraiment de ton oral et des particularités des jurys :excl:

ouh bin j'ai bien fait de poser la question, car j'aurais zapper ......même si j'en ai parlé avec la secrétaire !! car pendant les fiches de paie, j'ai posé des questions, mais j'ai pas retenu toutes les réponses................... j'ai encore du boulot, my god !

encore 1000 fois merci !

[bithia5]

arbre des causes ? quelqu'un peut m'en dire plus.... ça me dit rien ! ..................

ah si je vois en fait, c'est en comm pro...
je l'ai un peu vu la semaine dernière mais j'ai pas trop approfondi car j'etais en même temps en stage !

oui je veux bien voir ton scan !! merci !!

[bithia5]

je tache de te passer ca demain, je n'ai pas de scan là tout de suite et comme c'est assez visuel .....

Tu penseras à moi si tu as 5 minutes à me consacrer......
merci merci

[bithia5]

Je comprends ce que tu me dis, mais je ne sais pas si cela sera suffisant... faire une dizaine de fiche de paie calcul à la main et apres sur logiciel, verification des calculs, réalisation des formules de calculs dans une fiche de paie modèle, explication pour les formules et le classement des fiches de paie dans des dossiers et sous dossiers excel à la secrétaire. Peut etre que je devrais lui faire un mode opératoire, car je suis encore en stage semaine prochaine... comment créer un mode opératoire ?

description par étapes avec au besoin impression écran pour rendre ca plus visuel

En ce qui concerne les fiches de paie, pensez-vous utile de construire un diagramme d'Ishikawa pour expliquer la perte de temps, les pertes des anciennes fiches de paie sur PC dû au manque de connaissance informatique ? la secrétaire calcule encore ses fiches de paie à la main avec une calculatrice car elle ne sait pas trop utiliser excel (heureusement qu'elle n'a que 10 fiches à faire !!), n'a pas suivi de formations...

ben oui bien sûr ou alors un arbre des causes....

Alors après tout ça, pensez vous que ça puisse devenir une 2eme action ????

ben oui bien sûr

J'ai reçu ce matin un mail de mon prof du cned au sujet de ma dernière action Fiches de paie Excel :

"Il s'agit d'une petite action mais qui semble correcte. Cela me paraît peu
justifié d'utiliser Ishikawa.

Peut-être pourriez-vous envisager de faire une action plus générale en
réalisant une sorte de formation sur EXCEL avec la réalisation d'un mode
opératoire et des applications concrètes correspondant à son travail ? (dans
la mesure où elle semble peu à l'aise avec ce logiciel). "


Que veut-il dire par là ? ascompris;
Quels outils puis-je utiliser pour appuyer mon travail ??
Pourquoi Ishikawa n'est pas à utiliser dans cette action ? ça me paraisait pas mal... ascompris;

[loloendétresse]

salut ton action est super juste un truc tu aurrai pu demander au maire si il y avait une possibilité de passer une annonce pour que les candidats puissent postuler. non?

sinon c 'est parfait tu as bien bossé
bisous

[bithia5]

salut ton action est super juste un truc tu aurrai pu demander au maire si il y avait une possibilité de passer une annonce pour que les candidats puissent postuler. non?

sinon c 'est parfait tu as bien bossé
bisous

merci pour tes compliments !! c'est très gentil !
Le Maire a ses procédures, et il n'a pas voulu passer d'annonces pour ce genre de contrat, puisque c'est l'ANPE qui s'occupe de tout... mais c'est vrai que c'est dommage !

[bithia5]

J'aimerais présenter les outils de ma derniere action sur transparent (QQOQCP, arbre des causes, schéma de mon classement informatique - je ne sais pas si le dernier est nécessaire)........ mais seulement ça, et non mes autres documents tels qu'une fiche de paie ou le mode opératoire excel... est-ce que c'est possible ?

Mais est-ce que je dois présenter les documents (comme le QQOQCP ou Ishikawa) de mes autres actions de la même façon ?