pouvez vous lire ma synthèse et me dire votre avis s'il vous plait, je passe lundi. merci à tous
Lors de ma formation en BTS Assistante de Direction, j’ai réalisé 4 actions :
2 menées en autonomie.
2 menées en collaboration.
Dans un premier temps, je vous présenterai les actions réalisées en autonomie qui ont apporté une amélioration de l’organisation pour l’entreprise puis celles réalisées en collaboration apportant un meilleur service à la clientèle.
Tout d’abord, en autonomie, j’ai réalisé 2 actions dont 1 en stage
La première action « Les besoins des personnes âgées de 70 ans et plus » est une conduite de projet, Hors Stage, qui s’est déroulée durant 2 mois au cabinet d’infirmières libérales à Cornillon Confoux.
La Mairie ainsi que le cabinet faisaient l’objet de nombreuses demandes des personnes âgées concernant divers problèmes comme les repas ou les toilettes personnelles…. Ainsi mon objectif était de déterminer précisément les besoins des personnes âgées afin de mettre en place les actions correspondantes.
Mes principales activités ont été l’évaluation du nombre de personnes à interroger, d’effectuer l’enquête à l’aide d’un questionnaire ( entretien ou diffusion de celui-ci accompagné d’une lettre dans les boîtes aux lettres), de synthétiser les résultats et proposer des actions d’amélioration.
Afin de réaliser cette action, je me suis appuyée sur la liste du club du 3ème âge de la Mairie et j’ai suivi les recommandations des infirmières libérales.
Cette action, une approche relationnelle différente avec une génération ancienne.Elle m’a apporté la faculté à m’adapter à mon interlocuteur. Pour le cabinet et la Mairie, leur image a été renforcée ainsi que leur crédibilité. Ils ont aussi pris connaissance des besoins exacts et donc de cibler leurs actions. Les personnes interrogées ont apprécié cette démarche puisque leurs demandes ont été prises en compte.
Toujours dans cette première partie
J’ai effectué une deuxième action au sein de la Mairie de Saint Chamas. J’ai dû analyser « le dysfonctionnement dans la circulation du courrier ». Cette action est une résolution de problème, menée en stage durant 2 semaines.
La Mairie connaissait une mauvaise gestion de la circulation du courrier ce qui provoquait une perte de temps mais aussi une perte de courrier provoquant du retard et des difficulté pour les agents à travailler dans de bonnes conditions. Mon objectif était donc d’analyser ce circuit afin de connaître les défaillances.
Afin de mener à bien mon action, j’ai dû applique la méthode de résolution de problème afin de rechercher les causes, de les sélectionner selon leur degré d’importance et de proposer des solutions correspondantes.
Cette action m’a permis d’acquérir une meilleure gestion du temps. J’ai aussi pu découvrir l’organisation et le déroulement au sein d’une administration publique.
Pour la Mairie, les agents reçoivent correctement leur courrier, il y a gain de temps car il n’y a plus de recherche. La circulation a été simplifiée.
Et action a abouti puisque les solutions proposées ont été gardées par la suite.
Ces 2 actions menées en autonomie m’ont permis d’acquérir un sens de l’organisation et de la réflexion. En effet, étant libre de mes actions au sein de l’entreprise, celle ci attendait de moi un travail sérieux et professionnel.
Concernant mes 2 autres actions, elles se sont déroulées en collaboration et relève de l’amélioration des services à la clientèle.
En collaboration, j’ai réalisé 2 actions en stage
Ma première action relevant de la collaboration et de l’amélioration du service à la clientèle s’intitule « Amélioration de la gestion des stocks ». C’est une conduite de projet menée en stage durant 1 mois à l’agence de Point P Villecroze, au service comptabilité. POINT P est une entreprise de négoce en matériaux de construction, c’est à dire la vente d’articles de constructions mais aussi la livraison.
L’agence connaissait une désorganisation au niveau de l’approvisionnement des stocks. Ils devaient donc s’approvisionner sur les autres agences, les frais de transport augmentait donc la marge diminuait. Mon objectif était d’analyser les stocks, les ventes et les approvisionnements afin de modifier la gestion des stocks pour réduire les coûts.
Pour cela j’ai dû lister les différents articles des hangars, calculer les ventes sur les 4 dernières semaines, calculer l’approvisionnement et les coûts engendrés et proposer une modification des stocks.
Mes ressources étaient les archives.
J’ai donc découvert un domaine spécifique : la construction et voir le fonctionnement de l’agence vis à vis des stocks et des commandes.
Pour l’agence, les stocks sont à présents mieux gérés permettant un meilleur service à la clientèle, une amélioration de leur image en matière d’entreprise réactive, et une réduction des coûts d’approvisionnement.
Toujours dans cette partie
Ma 4ème action « appel d’offre pour la mise en place d’une enseigne publicitaire » est une conduite de projet menée en stage durant 1 mois à l’agence de Point P Villecroze, service marketting. J’ai collaboré avec le chef d’agence afin de la mener à bien.
L’agence implantée depuis seulement 4 ans est très proche d’un concurrent (Big Mat), afin d’augmenter ses parts de marché, ellel voulait développer sa publicité. Mon objectif était de rechercher le terrain idéal (descriptif et photos) correspondant à des critères précis, de contacter les prospects pour la mise en place d’un panneau publicitaire dans leur jardin ou sur la façade de leurs habitations et rechercher les problèmes juridiques liés cette action.
Pour cela, j’ai dû rechercher les terrains, contacter les prospects.
Je me suis appuyé sur l’annuaire téléphonique et les connaissances géographiques de mon commanditaire.
. Grâce aux contacts téléphoniques, j’ai pu faire appel à mon sens de la persuasion.
L’agence a pu ainsi développer sa publicité et mieux se faire connaître.
Ces 2 actions en collaboration m’ont permis d’être attentive et à l’écoute des remarques.
La contrainte générale rencontrée lors de ces 4 actions a été organisationnelles : en effet, j’avais de nombreuses données à gérer. J’ai aussi rencontrée une contrainte temporelle car je devais proposer et tester les solutions que j’avais trouvé avant la fin de mes actions.
J’ai aussi à travers ces différentes expériences rencontrées divers problèmes d’ordre relationnel : incompréhension, tension…..
En conclusion les compétences mises en ½uvre sont :
Le traitement et la gestion de données quantitatives lors de la récolte des informations personnelles lors de l’action sur les besoins des personnes âgées mais aussi lors de la récolte de données chiffrées pour le stage sur l’amélioration de la gestion des stocks.
Lors de l’amélioration du circuit du courrier, j’au dû faire preuve d’organisation pour planifier les rencontres avec les différents agents. Cette compétence a aussi été sollicitée lors de l’implantation de l’enseigne publicitaire : gestion des appels téléphoniques.
De plus lors de ces deux dernières actions les tâches qui m’ont été déléguées demandaient de la réflexion et de la discrétion : ne pas déranger ni les agents de la mairie ni les habitants des quartiers que je devais prospecter.
Lors de la recherche des besoins des personnes âgées et de l’implantation de l’enseigne publicitaire, j’ai fait appel à ma créativité et j’ai eu une approche relationnelle très variée : personnes âgées, touristes…..
Ces actions m’ont apporté une première approche de la vie professionnelle en entreprise, de découvrir des domaines spécifiques : médical ( rencontre avec la détresses des gens), administratif( découverte des désaccords entre les salariés) et commercial( découverte du processus d’un bon vendeur, persuasif et efficace).
Mes connaissances informatiques ont été sollicitées pour chacune de ces actions et j’ai pu ainsi appliquer la formation que j’ai reçu sur les logiciels WORD, EXCEL, ACCESS.
Le fait d’avoir travaillé en autonomie et en collaboration m’a permis d’acquérir deux méthodes de travaillant de faire appel à deux types différents de compétences
Ouverture d’esprit, écoute, appui sur ses coéquipiers et partage pour la collaboration
Organisation, confiance en soi, et acquisition de maturité pour l’autonomie.
La communication orale a été sollicitée dans chacune de mes actions Mais lors de mon stage pour l’implantation de l’enseigne publicitaire,j’ai renforcer cette communication, en effet j’ai pu approfondir mes connaissances en langue anglaise et améliorer mon sens de la persuasion. De plus, ce deuxième stage au sein de l’agence de Point P Villecroze a été l’expérience la plus enrichissante. En effet, non seulement cela était ma deuxième expérience au sein de l’agence de Point P villecroze mais je pense aussi que ce sentiment a été partagé puisque, satisfait sur le résultat de cet appel d’offre, et de mon implication pour la mise en place de cette enseigne publicitaire cette entreprise m’a proposé un emploi des la fin de mes examens