Sandrawagner57
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J-4 mois : le cahier des charges
Définissez clairement les objectifs du séminaire. Rédigez un cahier des charges précis comportant : - Le montant du budget maximal à ne pas dépasser,
- Le nombre de participants,
- L’emplacement : à proximité ou éloigné des bureaux de l’entreprise ? Environnement urbain, campagnard, montagnard ou maritime ?
- Le type de logement : hôtel, village de vacances ou centre de congrès ? Cadre luxueux, convivial ou original ?
- Quand et pendant combien de temps ? Prévoir plusieurs dates de séjours possibles pour coller avec les disponibilités des organismes d’accueil,
- Locaux et équipement : vous déterminerez précisément vos besoins en salles de réunion et en matériel spécifique (vidéo-projecteurs, livraison d’objets et équipements spécifiques pour les réunions, etc...),
- Acheminement des participants : en train, autocar, avion ? Prise en charge de certains collaborateurs (filiales) à l’aéroport ?
- Loisirs : le temps prévu pour la détente et le type d’activités à privilégier (ludiques, sportives ou culturelles ?),
- Besoins particuliers : soirée de clôture du séminaire ? éléments à remettre aux participants à leur arrivée ?
J-3 mois : le choix du lieu d’accueil
- Contactez plusieurs prestataires d’accueil (centres de congrès, hôteliers) et comparez soigneusement le contenu de leurs différentes propositions et tarifs,
- Prenez en considération les critères suivants lors de la sélection :
· Le rapport budget / prestations demandées,
· La qualité du contact avec le prestataire,
· Les atouts de l’établissement qui contribueront à séduire les participants au séminaire,
· Une restauration sur place incluant des repas légers à midi et des dîners détente. Optez pour une solution de buffets à midi qui offrent plus de souplesse lorsqu’une réunion se prolonge. Réservez les repas gastronomiques ou régionaux pour le soir afin d’éviter une sieste digestive générale durant l’après-midi,
· Des salles adaptées : isolation phonique, température contrôlable, fauteuils confortables, équipement adéquat,
· Un interlocuteur défini pendant la préparation et le déroulement du séminaire.
- Visitez les lieux de votre choix avant de prendre la décision finale,
- Confirmez votre commande par écrit auprès du prestataire et n’oubliez pas d’annuler votre demande auprès de ceux que vous n’aurez pas retenus,
- Négocier le devis : vous obtiendrez peut-être une ristourne de 10 à 15 %.
J-2 mois : emploi du temps du séminaire
- Déterminez le plus précisément possible le planning du séminaire : dates et heures d'arrivée et de départ, horaires des séances de travail, des loisirs,
- Impliquez vos équipes dans l’organisation de l’emploi du temps : à travers une réunion préalable ou un questionnaire à remplir, vous cernerez mieux les attentes de vos collaborateurs.
J-1 mois : contenu et confirmations
- Définissez le contenu détaillé des réunions de travail,
- Demander confirmation de présence aux participants.
- Commandez le matériel spécifique.
J-15 : les participants
- Adressez à l’hôtelier la liste des participants afin de prévoir l’attribution des chambres et la disposition des salles de réunion,
- Donnez toutes les indications pratiques aux participants,
- Vérifiez que tous le matériel nécessaire est opérationnel.
J-1 : derniers préparatifs
- Rendez-vous sur place pour une dernière inspection générale,
- Veillez à ce que l’hôtelier ait respecté à la lettre le cahier des charges,
- Vérifiez que tous les éléments qui devaient être acheminés sur place sont bien là,
- Confirmez les informations pratiques (heure de départ, lieu...) aux participants.
Pendant le séminaire
- Soyez flexible, n’hésitez pas à décaler une réunion si la précédente s’avère particulièrement fructueuse,
- Veillez à ce que personne ne soit isolé et que chacun se sente impliqué dans le séminaire,
- Prenez éventuellement des photos, notamment durant les périodes de détente.
Après le séminaire
Dressez un bilan ou un compte-rendu que vous ferez circuler auprès des participants.
Définissez clairement les objectifs du séminaire. Rédigez un cahier des charges précis comportant : - Le montant du budget maximal à ne pas dépasser,
- Le nombre de participants,
- L’emplacement : à proximité ou éloigné des bureaux de l’entreprise ? Environnement urbain, campagnard, montagnard ou maritime ?
- Le type de logement : hôtel, village de vacances ou centre de congrès ? Cadre luxueux, convivial ou original ?
- Quand et pendant combien de temps ? Prévoir plusieurs dates de séjours possibles pour coller avec les disponibilités des organismes d’accueil,
- Locaux et équipement : vous déterminerez précisément vos besoins en salles de réunion et en matériel spécifique (vidéo-projecteurs, livraison d’objets et équipements spécifiques pour les réunions, etc...),
- Acheminement des participants : en train, autocar, avion ? Prise en charge de certains collaborateurs (filiales) à l’aéroport ?
- Loisirs : le temps prévu pour la détente et le type d’activités à privilégier (ludiques, sportives ou culturelles ?),
- Besoins particuliers : soirée de clôture du séminaire ? éléments à remettre aux participants à leur arrivée ?
J-3 mois : le choix du lieu d’accueil
- Contactez plusieurs prestataires d’accueil (centres de congrès, hôteliers) et comparez soigneusement le contenu de leurs différentes propositions et tarifs,
- Prenez en considération les critères suivants lors de la sélection :
· Le rapport budget / prestations demandées,
· La qualité du contact avec le prestataire,
· Les atouts de l’établissement qui contribueront à séduire les participants au séminaire,
· Une restauration sur place incluant des repas légers à midi et des dîners détente. Optez pour une solution de buffets à midi qui offrent plus de souplesse lorsqu’une réunion se prolonge. Réservez les repas gastronomiques ou régionaux pour le soir afin d’éviter une sieste digestive générale durant l’après-midi,
· Des salles adaptées : isolation phonique, température contrôlable, fauteuils confortables, équipement adéquat,
· Un interlocuteur défini pendant la préparation et le déroulement du séminaire.
- Visitez les lieux de votre choix avant de prendre la décision finale,
- Confirmez votre commande par écrit auprès du prestataire et n’oubliez pas d’annuler votre demande auprès de ceux que vous n’aurez pas retenus,
- Négocier le devis : vous obtiendrez peut-être une ristourne de 10 à 15 %.
J-2 mois : emploi du temps du séminaire
- Déterminez le plus précisément possible le planning du séminaire : dates et heures d'arrivée et de départ, horaires des séances de travail, des loisirs,
- Impliquez vos équipes dans l’organisation de l’emploi du temps : à travers une réunion préalable ou un questionnaire à remplir, vous cernerez mieux les attentes de vos collaborateurs.
J-1 mois : contenu et confirmations
- Définissez le contenu détaillé des réunions de travail,
- Demander confirmation de présence aux participants.
- Commandez le matériel spécifique.
J-15 : les participants
- Adressez à l’hôtelier la liste des participants afin de prévoir l’attribution des chambres et la disposition des salles de réunion,
- Donnez toutes les indications pratiques aux participants,
- Vérifiez que tous le matériel nécessaire est opérationnel.
J-1 : derniers préparatifs
- Rendez-vous sur place pour une dernière inspection générale,
- Veillez à ce que l’hôtelier ait respecté à la lettre le cahier des charges,
- Vérifiez que tous les éléments qui devaient être acheminés sur place sont bien là,
- Confirmez les informations pratiques (heure de départ, lieu...) aux participants.
Pendant le séminaire
- Soyez flexible, n’hésitez pas à décaler une réunion si la précédente s’avère particulièrement fructueuse,
- Veillez à ce que personne ne soit isolé et que chacun se sente impliqué dans le séminaire,
- Prenez éventuellement des photos, notamment durant les périodes de détente.
Après le séminaire
Dressez un bilan ou un compte-rendu que vous ferez circuler auprès des participants.
