Projet AG PME PMI Procédure

[titejeni]

Bonjour à tous !

Dernière ligne droite pour le BTS; et je galère avec mon projet !
Voici mon idée, la GED à été mise en place il y a peu de temps et nous ne savons pas précisement quel document archiver ni où les archiver dans notre logiciel interne (SAP pour ceux qui connaisse)
J'aimerai mettre en place une procèdure qui explique à quoi sert l'archivage de nos documents, quels documents on peut archiver, le proceder pour archiver et l'acces au documents archivés.

La où je suis perdue c'est que je suis incapable de proposer d'autre solution que ça et (pire) réaliser un plan d'action.. Un peu d'aide me permettrai de bien l'avancer.

Merci d'avance à tous.

 

[xcalyxx]

Bonjour à tous !

Dernière ligne droite pour le BTS; et je galère avec mon projet !
Voici mon idée, la GED à été mise en place il y a peu de temps et nous ne savons pas précisement quel document archiver ni où les archiver dans notre logiciel interne (SAP pour ceux qui connaisse)
J'aimerai mettre en place une procèdure qui explique à quoi sert l'archivage de nos documents, quels documents on peut archiver, le proceder pour archiver et l'acces au documents archivés.

La où je suis perdue c'est que je suis incapable de proposer d'autre solution que ça et (pire) réaliser un plan d'action.. Un peu d'aide me permettrai de bien l'avancer.

Merci d'avance à tous.

Bonjour titejeni,

Tu as fais la présentation de ton entreprise?

 

[xcalyxx]

Quel ton idée de projet ? Peux-tu me le préciser s'il te plaît ?

 

[titejeni]

Bonjour !

Oui j'ai déjà fait la présentation de l'entreprise, je suis en plein dans la partie projet.
Je suis au service SAV d'une entreprise de chariot élévateur Européenne (pour ne pas la citer), nous utilisons le logiciel interne SAP. Nous travaillons avec des acceptations de devis, des bon de livraison, bon de commande etc. Jusqu'a ce jour nous archivions ces documents dans les archives papiers de notre bureau. Maintenant nous devons les scanner et les archiver électroniquement mais nous ne savons pas exactement quels documents nous devons archiver ni où (dans quelles transactions ?!) mon idée est de réaliser une procédure (diffusée à l'échellon national) afin que tous les collaborateurs puis facilement retrouver les document pour x ou y raison. Voilà

 

[xcalyxx]

Bonjour !

Oui j'ai déjà fait la présentation de l'entreprise, je suis en plein dans la partie projet.
Je suis au service SAV d'une entreprise de chariot élévateur Européenne (pour ne pas la citer), nous utilisons le logiciel interne SAP. Nous travaillons avec des acceptations de devis, des bon de livraison, bon de commande etc. Jusqu'a ce jour nous archivions ces documents dans les archives papiers de notre bureau. Maintenant nous devons les scanner et les archiver électroniquement mais nous ne savons pas exactement quels documents nous devons archiver ni où (dans quelles transactions ?!) mon idée est de réaliser une procédure (diffusée à l'échellon national) afin que tous les collaborateurs puis facilement retrouver les document pour x ou y raison. Voilà

Et ton prof il en dit quoi de cette idée?

 

[titejeni]

Pourquoi cette question ???

Que c'est bon mais il faut trouver plusieurs solutions avant de choisir celle-ci

 

[xcalyxx]

Pourquoi cette question ???

Que c'est bon mais il faut trouver plusieurs solutions avant de choisir celle-ci

D'accord. Bon en gros ton idée de projet c'est de mettre en place une organisation de stockage logique? Dis moi si je suis dans le vrai ou pas?

 

[titejeni]

Oui en gros mettre en place une procèdure : quels documents on archive et dans quelle transaction voilà car tous les employés nationaux y ont accès.

 

[xcalyxx]

Oui en gros mettre en place une procèdure : quels documents on archive et dans quelle transaction voilà car tous les employés nationaux y ont accès.

J'ai deux idées à te proposer mais je ne sais pas si je suis dans le vrai ou si je fais un hors sujet...

 

[titejeni]

Quelles sont-elles ?

 

[xcalyxx]

Quelles sont-elles ?

Alors ma première idée serait de mettre en place un archivage extérieur.
Je m'explique. Désormais les entreprises font appel à des entreprises spécialisées dans l'archivage de données.
En gros on se connecte à un site internet qu'on peut également le nommer hébergeur puis on y transfère les données que l'on veut sauvegarder.

La deuxième idée serait d'utiliser un réseau intranet afin d'améliorer la diffusion et l'accessibilité des documents.

 

[titejeni]

La première est vraiment bien pour la deuxième cependant nous disposons d'un intranet déjà !

 

[xcalyxx]

La première est vraiment bien pour la deuxième cependant nous disposons d'un intranet déjà !

D'accord après vu que tu valides la première idée il faudrait que tu développes les avantages et les inconvénients de celle-ci.

 

[titejeni]

La première est une idée de solution mais pourquoi faire appel à une société extérieure alors que notrel logiciel interne intègre la GED ?

 

[xcalyxx]

Est-ce que plusieurs personnes ont accès aux documents? Si oui y font -ils des modifications?

 

[titejeni]

Oui tout à fait, toutes les agences de france y ont accès peu importe leur poste dans l'entreprise. Oui il est possible de les modifier

 

[xcalyxx]

La première est une idée de solution mais pourquoi faire appel à une société extérieure alors que notrel logiciel interne intègre la GED ?

Ce que je peux te dire c'est que le coût y est moindre.
Qu'un professionnel gère l'archivage et qu'il a lui même des copies en général donc le risque de perte de document diminue.
Et enfin tu peux avoir accès à tes documents à partir de n'importe quel ordinateur connecté à Internet.

 

[xcalyxx]

Oui tout à fait, toutes les agences de france y ont accès peu importe leur poste dans l'entreprise. Oui il est possible de les modifier

D'accord donc comme autre solution j'ai pensé au travail collaboratif.

 

[xcalyxx]

Après comme solution tu peux parler de sauvegardes journalières ou hebdomadaires.

 

[titejeni]

ah oui pas bête par exemple nos techniciens itinérants aurai accès au devis sans avoir besoin de nous appeler pour les renvoyer aux clients.
Merci beaucoup pour tes idées, elles sont très bonnes ! Je dois avoir combien de solution ? 3 c'est suffisant ?