Introduction de 10 minutes :

- vous pouvez utiliser votre planning pour présenter vos actions.

- Précisez quelles compétences ont été développées pour chaque action (Cf. référentiel)

- Préparez un support pour présenter votre descriptif de poste. Désignez chaque domaine et résumez vos activités (vous les développerez oralement)

Présentation d’une action :

- Précisez votre degré d’autonomie.

- Privilégiez le “je” plutôt que le “nous”.

- Proposez un sommaire au jury.

- Insistez sur le choix des outils (logiciels, efficacité…).

- Préparez un support pratique de présentation afin de ne pas déposer en vrac les annexes, elles finissent pas s’entasser !

- Préparez un bilan personnel (qu’avez vous appris et/ou mis en application) et professionnel (objectif atteint ? Pourquoi ?)

L’ensemble des actions :

Le jury peut vous interroger sur une ou plusieurs actions, selon le temps qu’il reste. Afin de rebondir rapidement :

- Préparez une synthèse orale pour chaque action (compétences utilisées, objectif, déroulement, bilan) + une illustration en support rétro (sommaire, schéma synthétique…)

- Préparez un dossier PAR action avec les annexes triées par ordre de présentation (cela vous permettra de trouver les documents rapidement et prouvera votre organisation).

Conclusion générale :

- Insistez sur la polyvalence de vos actions et de vos activités professionnelles au cours de vos stages ou de vos 2 ans en entreprise, polyvalence en adéquation avec votre BTS.

- Un bilan général sur ce que vous avez appris et mis en application + ce que vous avez apporté à l’entreprise (restez modeste, vous n’êtes pas “zorro” !)

Plus globalement sur votre prestation :

Soyez dynamique, convaincu de votre travail et de son apport pour l’entreprise. Mettez votre travail en valeur. Vous avez 40 minutes pour convaincre un jury alors …….faîtes vous violence si nécessaire mais tenez le jury en haleine !

Sujets en relation :

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Ciel en ligne

Ciel compta

Ciel paye en format .doc ou bien celui-ci toujours en .doc

EBP Comptabilité

EBP Gestion commerciale

EBP Paye

Sujets en relation :

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Le dossier professionnel est composé d’éléments obligatoires. Ils permettent d’apprécier la recevabilité de la candidature.
Composition du dossier :

• Certificats de stage ou certificats de travail
• Bilan de stage bilan-de-stage.doc
• Fiches bilan relatives aux activités professionnelles fiche-bilan.doc
• Tableau planning récapitulatif des activités professionnelles. (Ce document est en format A3 avec une page-de-garde.doc , le tableau-planning.xls, et la composition-du-dossier.doc
• Les derniers documents servent de support pour l’entretien. Le dossier professionnel des candidats salariés :
• Les personnes se présentant au titre de leur expérience professionnelle doivent fournir un ou plusieurs certificats de travail attestant de leur activité relevant de l’assistance de direction en qualité de salarié à temps plein pendant au moins 3 ans à la date de l’examen. Ces candidats, dispensés de stage, présentent un dossier relatif à leur activité salariée en s’inspirant de celui exigé des candidats scolaires.
• Les candidats se présentant après avoir suivi une préparation au diplôme par la voie de la formation continue :

1. Candidats en situation de première formation ou en situation de reconversion (contrat de professionnalisation, ou qualification par exemple) : Les activités conduites pendant la durée du stage (12 semaines) ou pendant la période de formation dispensée en milieu professionnel doivent être conformes aux exigences du référentiel.
2. Les candidats en situation de perfectionnement : leur période en milieu professionnel peut être assimilée à une période d’activité salarié si elle a été réalisée pendant 6 mois à temps plein au cours de l’année précédent l’examen ou à temps partiel pendant 1 an au cours des 2 années précédant l’examen.
3. Les personnes en contrat d’apprentissage relèvent de la formation initiale et les périodes chez le maitre d’apprentissage sont assimilés au stage des candidats scolaire.

Pour les 3 situations, des actions peuvent être organisées par le centre de formation en complémentarité avec celles conduites en entreprise.

Sujets en relation :

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• Création d’un classement et/ou archivage (B)
• Création annuaire de l’inspection commerciale (P)
• Organisation de voyages (TB)
• Création d’une application de calculs de congés (B)
• Suivi du renouvellement de contrats de travail (TB)
• Accueil d’un stagiaire (TB)
• Gestion de l’emploi du temps du personnel (TB)
• Formation (TB)
• Processus de recrutement d’emplois d’été (TB)
• Création d’un publipostage, du courrier et du retour (TB)
• Suivi des formations langues (TB)
• Procédure “budget” (TB)

• Création d’une brochure (TB)
• Mise à jour d’un annuaire (P)
• Etude de prix concernant du matériel de bureau (B)
• Dépouillement (professionnels invités forum métiers) (B)
• Création d’une base de données (B)
• Enquête satisfaction (TB)
• Réservation pour un groupe (P)
• Collecte de la taxe d’apprentissage (B)
• Organisation d’un stand (TB)
• Analyse et amélioration des documents des commerciaux (B)
• Organisation d’un séjour (TB)

• Gestion du parc automobile (B)
• Constitution dossier concours (B)
• Aide à la préparation d’un séminaire (B)
• Conception d’un argumentaire commercial (B)
• Organisation d’un cocktail (TB)
• Préparation du conseil municipal (TB)
• Organisation d’une séance plénière (B)
• Préparation du rapport mensuel des opérations financières (B)
• Traitement des litiges (B)
• Revue de presse (TB)
• Recherche de locaux vacants (TB)

• Analyse missions prospects (TB)
• Opération fête des mères (B)
• Commercialisation du produit X en France (B)

• Activité classique de secrétariat (P)
• Livret d’accueil pour les stagiaires (TB)
• Suivi administratif du SAV (B)

• Bilan sur l’assurance qualité (B)

• Gestion de rapatriement de produits (P)
• Aide à l’organisation d’une vente au personnel (P)
• Etude du processus de vente d’un véhicule neuf (TB)

• Dysfonctionnements et résolution BDD fournisseurs (TB)
• Informatisation des commandes (TB)

• Constitution de marché public (B)
• Journal téléphoné (TB)
• Confection d’un CD Rom (TB)
• Organisation d’une journée pour les enfants des collaborateurs (B)
• Organisation d’une avant première cinéma (TB)
• Bilan et suivi d’un spectacle itinérant (TB)
• Campagne d’informations (tri sélectif) pour journal local (TB)
• Mise à jour du guide municipal (TB)
• Rédaction et mise en page du journal montage (B)
• Suivi du fichier internautes (TB)

• Mise à jour et promotion des nouveaux appartements (P)

• Création d’un mode opératoire (B)
• Mise à jour d’un manuel de comptoir (B)
• Traduction d’un CD-Rom (P)
• Suivi du financement par le Conseil Régional (TB)

• Suivi dossiers changement de corps des personnels (TB)
• Réalisation du catalogue informatique (TB)

• Création d’un fichier à tableaux croisés dynamiques (TB)

Vous pouvez également vous référer à la liste des actions proposées pour les BTS AG

Sujets en relation :

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Pour information, je rappelle que les lettres majuscules NE SONT PAS dispensées d’accentuation É  È  À  Ç

LES COURRIERS

Qu’ils soient d’ordre administratif, comptable, commercial …, les courriers suivent des règles strictes de structure (éléments obligatoires, paragraphes…).

Ils font rarement plus d’une page, sont aérés, clairs et sous forme de publipostage lors qu’ils s’adressent à plusieurs personnes (regroupées en base de données).

Vous trouvez, pages 1 et 2 du document joint, l’ensemble des éléments obligatoires et leur mise en page, et page 3 un exemple de lettre accompagnée d’un coupon réponse (ce dernier pouvant être fait sur une autre page pour les besoins de la mise ne forme)

courriers.doc

LES NOTES DE SERVICE OU D’INFORMATION

Ces notes font partie des documents dits « descendants » puisqu’ils partent de la direction vers le personnel. Il n’existe pas de présentation type, uniquement des éléments obligatoires.

Vous trouvez, page 1 du document joint, l’ensemble des éléments obligatoires, et page 2 un exemple de note d’information.

note-de-service.doc

LES RAPPORTS / NOTE DE SYNTHÈSE

Ces documents font partie des documents dits « ascendants » puisqu’ils sont destinés à la hiérarchie.

La lecture seule de ces documents doit permettre de tout comprendre, même si des recherches ont été effectuées sur des documents support de réflexion… l’objectif étant de présenter à votre supérieur un document de travail synthétique.

Il n’existe pas de présentation type, uniquement des éléments obligatoires.

Vous trouvez, page 1 du document joint, l’ensemble des éléments obligatoires, et page 2 un exemple de note de synthèse.

note-de-synthese.doc

Sujets en relation :

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Ce document est la base d’une réflexion sur un travail à réaliser. Il permet de déterminer l’ensemble des éléments à étudier.

qqoqcp.doc

LE DIAGRAMME D’ISHIKAWA est aussi appelé diagramme causes-effets ou diagramme en arêtes de poisson (d’après sa forme) ou encore le 5 M.

C’est un outil graphique qui permet d’identifier les causes possibles d’un dysfonctionnement constaté. Il sert à analyser le rapport existant entre un problème et ses causes et donc de déterminer les moyens pour y remédier…

Pour affiner l’analyse, le diagramme de Pareto est alors utilisé afin de déterminer le/les facteurs les plus perturbants.

diagramme-dhishikawa.doc

LE DIAGRAMME DE PARETO est un moyen simple pour classer les phénomènes par ordre d’importance.

Ce diagramme et son utilisation sont aussi connus sous le nom de “règle des 20/80” ou méthode ABC.

Pareto a montré qu’au début du 20e siècle,

20 % de la population italienne détenait 80 % de la richesse du pays.

Les illustrations de l’utilisation des diagrammes de Pareto sont aussi nombreuses que variées, citons à titre d’exemples :

• les inventaires ou stocks où il est courant de s’apercevoir que seuls 20 % des articles contribuent à 80 % du chiffre d’affaire (en conclure que l’on peut se débarrasser des 80 % d’articles à contribution minoritaire serait néanmoins hâtif…).
• les suivis qualité où 20 % des causes représentent 80 % de l’ensemble des défauts

diagramme-de-pareto.doc

DESCRIPTIF, PROFIL DE POSTE ET ANNONCE EMPLOI

Ces trois outils sont complémentaires pour mener à bien un recrutement. Il permettent de mettre à plat les besoins de l’entreprise et de trouver les futurs salariés répondant au mieux à ces derniers.

descriptif-profil-et-annonce.doc

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La commission d’interrogation se compose de :

• un professeur d’économie et de gestion,
• un professeur de bureautique et communication administrative,
• un professeur de français,
• un professionnel si possible.

L’évaluation prend la forme d’une présentation du dossier par le candidat, au cours de laquelle iI devra rendre compte, oralement, des activités professionnelles auxquelles il a participé ou dont il a été responsable”.

Source : Gastoune

L’épreuve se déroule dans le même esprit pour tous les candidats. L’entretien se déroule en deux temps :

• Le candidat fait une brève synthèse des activités professionnelles exercées dans le cadre de sa formation ou de son emploi au cours d’un exposé qui n’excède pas 10 minutes. Il peut illustrer son propos par tout moyen à sa convenance
• La commission d’interrogation organise l’entretien qui suit et précise au candidat, à partir de l’examen du dossier et de son exposé, l’activité qu’elle souhaite voir présenter de façon détaillée. Le candidat prend appui sur les documents ayant servi de supports aux actions pour illustrer sa présentation. La commission d’interrogation peut ensuite questionner le candidat sur les autres activités figurant au dossier”.

Les 10 premières minutes le rapport d’activité

Le candidat expose son activité professionnelle, les examinateurs n’interviennent pas.

1. Présentation personnelle
2. Présentation de l’entreprise : la fiche d’identité, l’organigramme , l’historique et l’activité, les partenaires, la clientèle et la concurrence , la situation géographique , le chiffre d’affaires
3. Poste de travail
4. Présentation du tableau planning et des actions représente 60% de votre présentation
5. Conclusion : compétences acquises, apports professionnels et personnels, les difficultés rencontrées

Les 30 minutes suivantes

Plan de présentation (sur 10 minutes)
Action :

• Intitulé de l’action
• Cadre de l’action (entreprise, activité, effectif, forces et faiblesses) Pour cette partievous pouvez vous aider de la plaquette de présentation de l’entreprise ou tout autre document (carte de visite, organigramme, fiche d’identité)
• Objectifs de l’action
• Moyens (financiers, matériel…) Préciser le type et nom des logiciels utilisés
• Démarche, c a d les différentes étapes
• Contraintes (connues d avance)
• Difficultés (se rencontrent au cours de l action)

Questionnement divers et varié, ce sera un dialogue entre jury et candidat. Ce dernier devra ré expliquer et/ou justifier son travail, en produisant les documents justificatifs nécessaire.

Le reste de l’interrogation

Les 20 minutes restantes sont consacrées à l’interrogation sur UNE ou PLUSIEURS actions proposées…en clair cela veut dire que nous allons vous écouter sur une action que nous aurons choisie, puis questionner et / ou éventuellement vous entendre sur une 2e ou une 3e action…..ou même toutes vos actions (ça c’est rarissime!!!)

Il est presque impossible de donner un timing précis pour la durée de l’interrogation dans la 2eme partie…en général ça dure 10 à 15 minutes pendant lesquelles vous présentez votre action, le reste sera composé de questions, une discussion ou une autre action….

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