Sujets en relation :

• Aucun sujet

Pour information, je rappelle que les lettres majuscules NE SONT PAS dispensées d’accentuation É  È  À  Ç

LES COURRIERS

Qu’ils soient d’ordre administratif, comptable, commercial …, les courriers suivent des règles strictes de structure (éléments obligatoires, paragraphes…).

Ils font rarement plus d’une page, sont aérés, clairs et sous forme de publipostage lors qu’ils s’adressent à plusieurs personnes (regroupées en base de données).

Vous trouvez, pages 1 et 2 du document joint, l’ensemble des éléments obligatoires et leur mise en page, et page 3 un exemple de lettre accompagnée d’un coupon réponse (ce dernier pouvant être fait sur une autre page pour les besoins de la mise ne forme)

courriers.doc

LES NOTES DE SERVICE OU D’INFORMATION

Ces notes font partie des documents dits « descendants » puisqu’ils partent de la direction vers le personnel. Il n’existe pas de présentation type, uniquement des éléments obligatoires.

Vous trouvez, page 1 du document joint, l’ensemble des éléments obligatoires, et page 2 un exemple de note d’information.

note-de-service.doc

LES RAPPORTS / NOTE DE SYNTHÈSE

Ces documents font partie des documents dits « ascendants » puisqu’ils sont destinés à la hiérarchie.

La lecture seule de ces documents doit permettre de tout comprendre, même si des recherches ont été effectuées sur des documents support de réflexion… l’objectif étant de présenter à votre supérieur un document de travail synthétique.

Il n’existe pas de présentation type, uniquement des éléments obligatoires.

Vous trouvez, page 1 du document joint, l’ensemble des éléments obligatoires, et page 2 un exemple de note de synthèse.

note-de-synthese.doc

Sujets en relation :

• Aucun sujet

Ce document est la base d’une réflexion sur un travail à réaliser. Il permet de déterminer l’ensemble des éléments à étudier.

qqoqcp.doc

LE DIAGRAMME D’ISHIKAWA est aussi appelé diagramme causes-effets ou diagramme en arêtes de poisson (d’après sa forme) ou encore le 5 M.

C’est un outil graphique qui permet d’identifier les causes possibles d’un dysfonctionnement constaté. Il sert à analyser le rapport existant entre un problème et ses causes et donc de déterminer les moyens pour y remédier…

Pour affiner l’analyse, le diagramme de Pareto est alors utilisé afin de déterminer le/les facteurs les plus perturbants.

diagramme-dhishikawa.doc

LE DIAGRAMME DE PARETO est un moyen simple pour classer les phénomènes par ordre d’importance.

Ce diagramme et son utilisation sont aussi connus sous le nom de “règle des 20/80” ou méthode ABC.

Pareto a montré qu’au début du 20e siècle,

20 % de la population italienne détenait 80 % de la richesse du pays.

Les illustrations de l’utilisation des diagrammes de Pareto sont aussi nombreuses que variées, citons à titre d’exemples :

• les inventaires ou stocks où il est courant de s’apercevoir que seuls 20 % des articles contribuent à 80 % du chiffre d’affaire (en conclure que l’on peut se débarrasser des 80 % d’articles à contribution minoritaire serait néanmoins hâtif…).
• les suivis qualité où 20 % des causes représentent 80 % de l’ensemble des défauts

diagramme-de-pareto.doc

DESCRIPTIF, PROFIL DE POSTE ET ANNONCE EMPLOI

Ces trois outils sont complémentaires pour mener à bien un recrutement. Il permettent de mettre à plat les besoins de l’entreprise et de trouver les futurs salariés répondant au mieux à ces derniers.

descriptif-profil-et-annonce.doc

Sujets en relation :

• Aucun sujet

http://www.ecogesam.ac-aix-marseille.fr/Sujets/sjbtsad.htm

Sujets en relation :

• Aucun sujet

Les coupons-réponses (que l’on peut encadrer ou positionner en fin de lettre s’il reste de la place et dans ce cas, dessiner l’endroit de la découpe) : repositionner les champs « identité » du destinataire, mentionner, entre autres, le nom de l’entreprise, l’objet du coupon et la date de retour.

Les rapports (note de synthèse.) : De, A, Date, Titre, Objet et sources + une intro, des parties bien distinctes (I -  ; II – ) et enfin une conclusion.
Si, dans ce document (utilisé pour dans le domaine administratif, commercial et comptable), vous pouvez glisser un ou deux graphiques, n’hésitez pas !!!! Vous pouvez utiliser, par exemple, un bouchon de bouteille de lait pour vos graphiques en « fromage » (la taille des bouchons est en effet parfaitement adaptée au format des copies et s’insère facilement dans un texte sans prendre trop de place !!!).

Sujets en relation :

• Aucun sujet

1. Je conseille vivement d’attribuer une/des copie(s) par dossier afin de ne pas les mélanger. Pourquoi ?

·Si vous devez arrêter un dossier en cours, vous pourrez le reprendre facilement.
·Cela démontre votre soucis d’organisation.
·Cela peut faciliter le travail des correcteurs, chaque dossier étant bien dissocié des autres.
·Une copie spécialement réservée chaque dossier vous permet de ne rien oublier .

2. Une petite introduction est toujours la bienvenue et vous permet de reformuler le travail à faire et d’expliquer, de façon théorique, un outils (ex : rappeler l’intérêt d’une liste de contrôle, d’un diagramme 5m)

3. Un graphique ou tableau doit toujours avoir UN TITRE et une petite ANALYSE, même très succincte.
Un imprimé, une note…doit toujours avoir un titre et reprendre les éléments de présentation habituels.

4. Je conseille d’encadrer tout document représentant un courrier (une page), un imprimé, un questionnaire, un rapport, un coupon …afin de mettre le document en valeur. De meme pensez à insérer des cadres, des couleurs (légères), un logo, qui vous permettront de valoriser la mise en page, mais aussi la structure du document.

5. Si le dossier ne comporte qu’un travail, celui-ci sera donc conséquent en terme de volume (ne pas faire un « micro » rapport, créer un imprimé avec beaucoup d’options ..)

6. Si, dans les annexes, on vous donne des données chiffrées, ne pas hésiter, dans une étude par exemple, à les schématiser avec un digramme, un tableau récapitulatif. Cela vous permet d’éviter les longues phrases descriptives (sujettent aux fautes d’orthographe et formulations maladroites) et vous donne par contre, la possibilité de les analyser plus concrêtement ou d’imager un propos.

Sujets en relation :

• Aucun sujet

·   Vous avez oublié un dossier ;
·   Vous avez bâclé un dossier ;
·   Vous n’avez pas relu votre copie.

En tous cas, ne sortez pas de la salle avant l’heure limite.

2.Autant que faire ce peut, essayez d’utiliser le vocabulaire professionnel adapté

3.La lecture de l’ensemble du cas est indispensable pour bien comprendre la problématique de l’étude et permet, en plus, de découvrir si certaines réponses à des dossiers ne sont pas induites dans d’autres dossier.
Ex : Dans le dossier 1, on vous demande de réfléchir, via un rapport, sur la possibilité d’élargir notre clientèle et dans le dossier 2, on vous demande de rédiger un publipostage pour proposer nos services auprès des restaurants de la région.
Il est alors évident que doivent apparaître les restaurants dans notre analyse du dossier 1 !!!

4.Lire les annexes de façon efficace : associer une couleur par question demandée et surligner au fur et à mesure.
Ex : Si, dans le cadre d’une synthèse, par exemple, on vous demande de la faire en vous aidant de nombreuses annexes, choisissez une couleur par thèmes identifié et surligner vos annexes avec les couleurs. Du coup, vous n’aurez pas à relire 2 fois vos annexes, les éléments à repérer, par thèmes, ressortiront d’eux mêmes !!!

Sujets en relation :

• Aucun sujet