Son but est de trouver la meilleure organisation possible pour qu’un projet soit terminé dans les meilleurs délais, et d’identifier les tâches critiques, c’est-à-dire les tâches qui ne doivent souffrir aucun retard sous peine de retarder l’ensemble du projet.

La méthode PERT implique au préalable :

• Un découpage précis du projet en tâches ;
• L’estimation du la durée de chaque tâche ;
• La nomination d’un chef de projet chargé d’assurer le suivi du projet, de rendre compte si nécessaire et de prendre des décisions en cas d’écart par rapport aux prévisions.

Le graphe PERT permet de visualiser la dépendance des tâches et de procéder à leur ordonnancement. On utilise un graphe de dépendances: (PERT: Project Evaluation and Review Technique). Pour chaque tâche, on indique une date de début et de fin au plus tôt et au plus tard. Le diagramme permet de déterminer le chemin critique qui conditionne la durée minimale du projet.

Par exemple, les tâches suivantes sont à effectuer lors de la préparation d’un repas:
* A : préparer le menu (30 min)
* B : acheter les ingrédients (90 min)
* C : préparer l’apéritif (30 min)
* D : nettoyer la table (10 min)
* E : mettre la table (10 min)
* F : préparer les ingrédients (30 min)
* G : cuisiner les plats (60 min)
* H : servir le repas (10 min)

Certaines de ces tâches ne peuvent démarrer avant que certaines autres soient effectuées, tandis qu’il existe des tâches qui peuvent s’exécuter en parallèle. Le graphe PERT est composé d’étapes et de tâches.

Dans la méthode PERT, on calcule deux valeurs pour chaque étape:

La date au plus tôt : il s’agit de la date à laquelle la tâche pourra être commencée au plus tôt, en tenant compte du temps nécessaire à l’exécution des tâches précédentes.
La date au plus tard : il s’agit de la date à laquelle une tâche doit être commencée à tout prix si l’on ne veut pas retarder l’ensemble du projet.

Pour déterminer la date au plus tôt d’une tâche, il faut parcourir le diagramme de gauche à droite et calculer le temps du plus long des chemins menant du début du projet à cette tâche.

Pour déterminer la date au plus tard d’une tâche, il faut parcourir le diagramme de droite à gauche, et soustraire de la date au plus tard de la tâche suivante la durée de la tâche dont on calcule la date au plus tard. S’il y a plusieurs sous-chemins, on effectue le même calcul pour chacun et on choisi la date la plus petite.

La différence entre la date au plus tôt et la date au plus tard d’une tâche s’appelle la marge totale.

Les tâches possédant une date au plus tôt égale à leur date au plus tard font partie du chemin critique, c’est-à-dire le chemin sur lequel aucune tâche ne doit avoir de retard pour ne pas retarder l’ensemble du projet.

PERT en Détail avec exercice

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• Présenter l’oral de DEESMA

A lire attentivement !

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Introduction de 10 minutes :

- vous pouvez utiliser votre planning pour présenter vos actions.

- Précisez quelles compétences ont été développées pour chaque action (Cf. référentiel)

- Préparez un support pour présenter votre descriptif de poste. Désignez chaque domaine et résumez vos activités (vous les développerez oralement)

Présentation d’une action :

- Précisez votre degré d’autonomie.

- Privilégiez le “je” plutôt que le “nous”.

- Proposez un sommaire au jury.

- Insistez sur le choix des outils (logiciels, efficacité…).

- Préparez un support pratique de présentation afin de ne pas déposer en vrac les annexes, elles finissent pas s’entasser !

- Préparez un bilan personnel (qu’avez vous appris et/ou mis en application) et professionnel (objectif atteint ? Pourquoi ?)

L’ensemble des actions :

Le jury peut vous interroger sur une ou plusieurs actions, selon le temps qu’il reste. Afin de rebondir rapidement :

- Préparez une synthèse orale pour chaque action (compétences utilisées, objectif, déroulement, bilan) + une illustration en support rétro (sommaire, schéma synthétique…)

- Préparez un dossier PAR action avec les annexes triées par ordre de présentation (cela vous permettra de trouver les documents rapidement et prouvera votre organisation).

Conclusion générale :

- Insistez sur la polyvalence de vos actions et de vos activités professionnelles au cours de vos stages ou de vos 2 ans en entreprise, polyvalence en adéquation avec votre BTS.

- Un bilan général sur ce que vous avez appris et mis en application + ce que vous avez apporté à l’entreprise (restez modeste, vous n’êtes pas “zorro” !)

Plus globalement sur votre prestation :

Soyez dynamique, convaincu de votre travail et de son apport pour l’entreprise. Mettez votre travail en valeur. Vous avez 40 minutes pour convaincre un jury alors …….faîtes vous violence si nécessaire mais tenez le jury en haleine !

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Ciel en ligne

Ciel compta

Ciel paye en format .doc ou bien celui-ci toujours en .doc

EBP Comptabilité

EBP Gestion commerciale

EBP Paye

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Le dossier professionnel est composé d’éléments obligatoires. Ils permettent d’apprécier la recevabilité de la candidature.
Composition du dossier :

• Certificats de stage ou certificats de travail
• Bilan de stage bilan-de-stage.doc
• Fiches bilan relatives aux activités professionnelles fiche-bilan.doc
• Tableau planning récapitulatif des activités professionnelles. (Ce document est en format A3 avec une page-de-garde.doc , le tableau-planning.xls, et la composition-du-dossier.doc
• Les derniers documents servent de support pour l’entretien. Le dossier professionnel des candidats salariés :
• Les personnes se présentant au titre de leur expérience professionnelle doivent fournir un ou plusieurs certificats de travail attestant de leur activité relevant de l’assistance de direction en qualité de salarié à temps plein pendant au moins 3 ans à la date de l’examen. Ces candidats, dispensés de stage, présentent un dossier relatif à leur activité salariée en s’inspirant de celui exigé des candidats scolaires.
• Les candidats se présentant après avoir suivi une préparation au diplôme par la voie de la formation continue :

1. Candidats en situation de première formation ou en situation de reconversion (contrat de professionnalisation, ou qualification par exemple) : Les activités conduites pendant la durée du stage (12 semaines) ou pendant la période de formation dispensée en milieu professionnel doivent être conformes aux exigences du référentiel.
2. Les candidats en situation de perfectionnement : leur période en milieu professionnel peut être assimilée à une période d’activité salarié si elle a été réalisée pendant 6 mois à temps plein au cours de l’année précédent l’examen ou à temps partiel pendant 1 an au cours des 2 années précédant l’examen.
3. Les personnes en contrat d’apprentissage relèvent de la formation initiale et les périodes chez le maitre d’apprentissage sont assimilés au stage des candidats scolaire.

Pour les 3 situations, des actions peuvent être organisées par le centre de formation en complémentarité avec celles conduites en entreprise.

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Vous tirez au sort un papier portant un numéro et présentez le cas pratique correspondant pendant 10 minutes. Au cours de cette présentation, devez vous présenter comme ayant réellement travaillé dans cette entreprise.

Vous devez pouvoir dégager une problématique ou un grand thème qui correspond à l’axe ou la mission principale qui vous a été confiée, puis proposer des sous parties cohérentes.

Il est conseillé de présenter les différentes missions ou travaux par pôles et d’expliquer quel était le problème, les différentes possibilités de résolution, celle choisie, pourquoi, les outils ou techniques mis en oeuvre pour réaliser la mission.

En fait ça ressemble beaucoup à une présentation d’action, sauf que là, la situation est fictive, mais que cela ne doit pas transparaître.

• Mise en situation:

Contexte de travail, entreprise, position hiérarchique, service, activités, puis les principales missions qui vous ont été confiées en regroupant par thèmes ou pôles (45 ” à 1 mn).

“J’ai travaillé pour la société Chabert en qualité d’assistante de direction pendant 6 mois. Spécialisée dans le nettoyage des bureaux et collectivités, cette société familiale de 56 personnes est implantée à Chambéry, en Savoie. Elle emploie 45 salariés au nettoyage et 11 administratifs. Ses principaux clients sont des mairies, cantines, bâtiments administratifs. Elle est dirigée par son fondateur, Monsieur Chabert, qui attache une grande importance à la satisfaction de ses clients et à la qualité des prestations, mais aussi au bien-être de ses salariés.

 J’ai travaillé au service du personnel composé d’une responsable, Mme Bidule et de moi-même. Du fait de la petite taille du service et de sa création récente de très nombreuses missions étaient à réaliser. Ma responsable m’a chargé de créer des outils permettant de faciliter la communication avec les salariés et favorisant les relations sociales.

Plusieurs missions me sont apparues importantes pour ce faire ; tout d’abord, la disposition des bureaux peu ergonomique et accueillante, avec un mobilier mal adapté, d’autre part des travaux à réaliser pour le CHST concernant l’aide aux salariés désireux d’arrêter de fumer et réalisables en entreprise dans le cadre de la loi Evin, enfin un suivi des formations qui n’était pas tenu à jour, avec une base de données à améliorer et à optimiser…”

• Présentation des missions

Regroupez les taches effectuées par thèmes, puis présentez les comme indiqué ci-dessous.

Bien évidemment tout dépend de la difficulté de la situation, il n’est pas obligatoire de tant problématiser pour des taches minimes (9 mn en tout)

Pensez à faire des transitions entre les divers thèmes ou parties de votre intervention

• Conclusion générale

Ce que vous avez apporté à l’entreprise en terme d’organisation, de création d’outils ou de procédures, ce que vous avez apprécié (missions, travaux, logiciels, autres) et ce que vous en avez retiré personnellement et professionnellement (1mn).

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• Déroulement de l’épreuve PTP en BTS AD
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• Evaluation de l’épreuve PTP en BTS AD
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• FIche descriptive PTP en BTS AD

Le candidat subit, en principe, l’épreuve dans l’établissement où il a reçu la formation, avec les outils dont il a appris l’utilisation. Dans le cas contraire, il doit s’assurer de la présence du matériel et des logiciels nécessaires pour subir l’épreuve dans le centre d’examen. Si besoin, le candidat est invité à se munir de son propre équipement et à vérifier la faisabilité de son installation dans le centre. En cas de besoin, une période d’entrainement, dont l’opportunité et la durée sont appréciées par la commission d’interrogation, peut lui être accordée avant l’épreuve.
L’établissement doit prévoir dans toute la mesure du possible, une personne ressource susceptible d’intervenir en cas d’incident technique.

La durée de l’épreuve est de 1 heure.

Déroulement :

10 premières minutes

Le candidat tire au sort un cas pratique parmis ceux figurant sur le tableau synoptique. Il présente le cas pratique pendant maximum 10 minutes. Au cours de cette présentation, le candidat doit se mettre en situation professionnelle.
 
Il est conseillé de présenter les différentes missions ou travaux par pôles et d’expliquer quel était le probleme, les différentes possibilités de résolution, celle choisie, pourquoi, les outils ou techniques mis en oeuvre pour réaliser la mission.

Attention, vous présentez une situation fictive, mais cela ne doit pas transparaitre.

10 minutes suivantes

Il s’agit d’un entretien (10 minutes maximum) portant sur le cas présenté ou sur des questions d’ordre général, et ayant pour but de vérifier les compétences professionnelles du candidat. Cela peut être des questions de culture générale professionnelle, de vérifier que vous savez pourquoi et comment utiliser tel outil ou tel logiciel, si vous connaissez les normes de présentation en langue anglaise, la structure de documents etc….

40 minutes restantes

Ce temps supplémentaire permet à la commission d’examen d’élargir l’entretien aux autres compétences non abordées précédemment.  À cette occasion, les compétences techniques professionnelles représentatives du diplôme sont évaluées. La commission peut également procéder au contrôle de certaines compétences en demandant au candidat de recourir à l’utilisation d’outils et de techniques mentionnés dans le pôle Communication.

Le jury peut :

• Vous poser des questions plus générales
• Vous proposer une prise de note avec restitution
• Faire un jeu de role avec prise rapide de la parole
• Un passage sur poste informatique.

Attention : l’épreuve n’est pas une épreuve bureautique, c’est avant tout une épreuve de communication professionnelle. Ne soyez pas surpris si vous ne passez que 5 minutes sur poste informatique.  Une seule certitude, au bout d’une heure, c’est fini.

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• Evaluation de l’épreuve PTP en BTS AD
• Déroulement de l’épreuve de PTP en BTS AD
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• Création d’un classement et/ou archivage (B)
• Création annuaire de l’inspection commerciale (P)
• Organisation de voyages (TB)
• Création d’une application de calculs de congés (B)
• Suivi du renouvellement de contrats de travail (TB)
• Accueil d’un stagiaire (TB)
• Gestion de l’emploi du temps du personnel (TB)
• Formation (TB)
• Processus de recrutement d’emplois d’été (TB)
• Création d’un publipostage, du courrier et du retour (TB)
• Suivi des formations langues (TB)
• Procédure “budget” (TB)

• Création d’une brochure (TB)
• Mise à jour d’un annuaire (P)
• Etude de prix concernant du matériel de bureau (B)
• Dépouillement (professionnels invités forum métiers) (B)
• Création d’une base de données (B)
• Enquête satisfaction (TB)
• Réservation pour un groupe (P)
• Collecte de la taxe d’apprentissage (B)
• Organisation d’un stand (TB)
• Analyse et amélioration des documents des commerciaux (B)
• Organisation d’un séjour (TB)

• Gestion du parc automobile (B)
• Constitution dossier concours (B)
• Aide à la préparation d’un séminaire (B)
• Conception d’un argumentaire commercial (B)
• Organisation d’un cocktail (TB)
• Préparation du conseil municipal (TB)
• Organisation d’une séance plénière (B)
• Préparation du rapport mensuel des opérations financières (B)
• Traitement des litiges (B)
• Revue de presse (TB)
• Recherche de locaux vacants (TB)

• Analyse missions prospects (TB)
• Opération fête des mères (B)
• Commercialisation du produit X en France (B)

• Activité classique de secrétariat (P)
• Livret d’accueil pour les stagiaires (TB)
• Suivi administratif du SAV (B)

• Bilan sur l’assurance qualité (B)

• Gestion de rapatriement de produits (P)
• Aide à l’organisation d’une vente au personnel (P)
• Etude du processus de vente d’un véhicule neuf (TB)

• Dysfonctionnements et résolution BDD fournisseurs (TB)
• Informatisation des commandes (TB)

• Constitution de marché public (B)
• Journal téléphoné (TB)
• Confection d’un CD Rom (TB)
• Organisation d’une journée pour les enfants des collaborateurs (B)
• Organisation d’une avant première cinéma (TB)
• Bilan et suivi d’un spectacle itinérant (TB)
• Campagne d’informations (tri sélectif) pour journal local (TB)
• Mise à jour du guide municipal (TB)
• Rédaction et mise en page du journal montage (B)
• Suivi du fichier internautes (TB)

• Mise à jour et promotion des nouveaux appartements (P)

• Création d’un mode opératoire (B)
• Mise à jour d’un manuel de comptoir (B)
• Traduction d’un CD-Rom (P)
• Suivi du financement par le Conseil Régional (TB)

• Suivi dossiers changement de corps des personnels (TB)
• Réalisation du catalogue informatique (TB)

• Création d’un fichier à tableaux croisés dynamiques (TB)

Vous pouvez également vous référer à la liste des actions proposées pour les BTS AG

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Pour information, je rappelle que les lettres majuscules NE SONT PAS dispensées d’accentuation É  È  À  Ç

LES COURRIERS

Qu’ils soient d’ordre administratif, comptable, commercial …, les courriers suivent des règles strictes de structure (éléments obligatoires, paragraphes…).

Ils font rarement plus d’une page, sont aérés, clairs et sous forme de publipostage lors qu’ils s’adressent à plusieurs personnes (regroupées en base de données).

Vous trouvez, pages 1 et 2 du document joint, l’ensemble des éléments obligatoires et leur mise en page, et page 3 un exemple de lettre accompagnée d’un coupon réponse (ce dernier pouvant être fait sur une autre page pour les besoins de la mise ne forme)

courriers.doc

LES NOTES DE SERVICE OU D’INFORMATION

Ces notes font partie des documents dits « descendants » puisqu’ils partent de la direction vers le personnel. Il n’existe pas de présentation type, uniquement des éléments obligatoires.

Vous trouvez, page 1 du document joint, l’ensemble des éléments obligatoires, et page 2 un exemple de note d’information.

note-de-service.doc

LES RAPPORTS / NOTE DE SYNTHÈSE

Ces documents font partie des documents dits « ascendants » puisqu’ils sont destinés à la hiérarchie.

La lecture seule de ces documents doit permettre de tout comprendre, même si des recherches ont été effectuées sur des documents support de réflexion… l’objectif étant de présenter à votre supérieur un document de travail synthétique.

Il n’existe pas de présentation type, uniquement des éléments obligatoires.

Vous trouvez, page 1 du document joint, l’ensemble des éléments obligatoires, et page 2 un exemple de note de synthèse.

note-de-synthese.doc

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