Aussi, outre une rédaction et une orthographe irréprochable, il convient de respecter des règles de mise en forme des documents tels que les courriers, les notes de service ou encore les notes de synthèse…

Pour information, je rappelle que les lettres majuscules NE SONT PAS dispensées d’accentuation É  È  À  Ç

LES COURRIERS

Qu’ils soient d’ordre administratif, comptable, commercial …, les courriers suivent des règles strictes de structure (éléments obligatoires, paragraphes…).

Ils font rarement plus d’une page, sont aérés, clairs et sous forme de publipostage lors qu’ils s’adressent à plusieurs personnes (regroupées en base de données).

Vous trouvez, pages 1 et 2 du document joint, l’ensemble des éléments obligatoires et leur mise en page, et page 3 un exemple de lettre accompagnée d’un coupon réponse (ce dernier pouvant être fait sur une autre page pour les besoins de la mise ne forme)

courriers.doc

LES NOTES DE SERVICE OU D’INFORMATION

Ces notes font partie des documents dits « descendants » puisqu’ils partent de la direction vers le personnel. Il n’existe pas de présentation type, uniquement des éléments obligatoires.

Vous trouvez, page 1 du document joint, l’ensemble des éléments obligatoires, et page 2 un exemple de note d’information.

note-de-service.doc

LES RAPPORTS / NOTE DE SYNTHÈSE

Ces documents font partie des documents dits « ascendants » puisqu’ils sont destinés à la hiérarchie.

La lecture seule de ces documents doit permettre de tout comprendre, même si des recherches ont été effectuées sur des documents support de réflexion… l’objectif étant de présenter à votre supérieur un document de travail synthétique.

Il n’existe pas de présentation type, uniquement des éléments obligatoires.

Vous trouvez, page 1 du document joint, l’ensemble des éléments obligatoires, et page 2 un exemple de note de synthèse.

note-de-synthese.doc

Sujets en relation :

• Aucun sujet

Ce document est la base d’une réflexion sur un travail à réaliser. Il permet de déterminer l’ensemble des éléments à étudier.

qqoqcp.doc

LE DIAGRAMME D’ISHIKAWA est aussi appelé diagramme causes-effets ou diagramme en arêtes de poisson (d’après sa forme) ou encore le 5 M.

C’est un outil graphique qui permet d’identifier les causes possibles d’un dysfonctionnement constaté. Il sert à analyser le rapport existant entre un problème et ses causes et donc de déterminer les moyens pour y remédier…

Pour affiner l’analyse, le diagramme de Pareto est alors utilisé afin de déterminer le/les facteurs les plus perturbants.

diagramme-dhishikawa.doc

LE DIAGRAMME DE PARETO est un moyen simple pour classer les phénomènes par ordre d’importance.

Ce diagramme et son utilisation sont aussi connus sous le nom de “règle des 20/80” ou méthode ABC.

Pareto a montré qu’au début du 20e siècle,

20 % de la population italienne détenait 80 % de la richesse du pays.

Les illustrations de l’utilisation des diagrammes de Pareto sont aussi nombreuses que variées, citons à titre d’exemples :

• les inventaires ou stocks où il est courant de s’apercevoir que seuls 20 % des articles contribuent à 80 % du chiffre d’affaire (en conclure que l’on peut se débarrasser des 80 % d’articles à contribution minoritaire serait néanmoins hâtif…).
• les suivis qualité où 20 % des causes représentent 80 % de l’ensemble des défauts

diagramme-de-pareto.doc

DESCRIPTIF, PROFIL DE POSTE ET ANNONCE EMPLOI

Ces trois outils sont complémentaires pour mener à bien un recrutement. Il permettent de mettre à plat les besoins de l’entreprise et de trouver les futurs salariés répondant au mieux à ces derniers.

descriptif-profil-et-annonce.doc

Sujets en relation :

• Aucun sujet

Ce document est la base d’une réflexion sur un travail à réaliser. Il permet de déterminer l’ensemble des éléments à étudier.

qqoqcp.doc

LE DIAGRAMME D’ISHIKAWA est aussi appelé diagramme causes-effets ou diagramme en arêtes de poisson (d’après sa forme) ou encore le 5 M.

C’est un outil graphique qui permet d’identifier les causes possibles d’un dysfonctionnement constaté. Il sert à analyser le rapport existant entre un problème et ses causes et donc de déterminer les moyens pour y remédier…

Pour affiner l’analyse, le diagramme de Pareto est alors utilisé afin de déterminer le/les facteurs les plus perturbants.

diagramme-dhishikawa.doc

LE DIAGRAMME DE PARETO est un moyen simple pour classer les phénomènes par ordre d’importance.

Ce diagramme et son utilisation sont aussi connus sous le nom de “règle des 20/80” ou méthode ABC.

Pareto a montré qu’au début du 20e siècle,

20 % de la population italienne détenait 80 % de la richesse du pays.

Les illustrations de l’utilisation des diagrammes de Pareto sont aussi nombreuses que variées, citons à titre d’exemples :

• les inventaires ou stocks où il est courant de s’apercevoir que seuls 20 % des articles contribuent à 80 % du chiffre d’affaires (en conclure que l’on peut se débarrasser des 80 % d’articles à contribution minoritaire serait néanmoins hâtif…).
• les suivis qualité où 20 % des causes représentent 80 % de l’ensemble des défauts

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DESCRIPTIF, PROFIL DE POSTE ET ANNONCE EMPLOI

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L’ENTREPRISE ET SES ACTIVITÉS

• Les activités administratives au sein d’une entreprise

• Les structures d’entreprises + organigrammes

- Relations fonctionnelles et opérationnelles

- Construction et organisation d’un organigramme

• Les locaux

- Implantation des bureaux

- Facteurs d’ambiance

- Le poste de travail – ergonomie

LA QUALITÉ

• Le système qualité
• Les normes
• Les enjeux

COMMUNICATION ÉCRITE

• Courrier
• Notes
• Rapport
• Note de synthèse
• Compte rendu

LA GESTION DE L’INFORMATION ET LES OUTILS DE QUALITÉ

• Sources internes et externes
• Classements
• QQOQCP
• La liste de contrôle
• Arbre de décision
• Organigramme de programmation
• Organisation d’un dossier
• Concevoir un imprimé de liaison
• Questionnaires – formulaire
• Fiches de processus
• Diagrammes imagés
• Schémas poste-document
• Diagramme Hishikawa
• Pareto

GESTION DES RESSOURCES ET DES ACTIVITÉS

• La gestion du personnel

- Aspects administratifs généraux

- Aspects juridiques

- Mesures d’hygiène et de sécurité

- Recrutement et formation

- Organismes sociaux (URSSAF, ASSEDIC, caisses de retraite

• Les postes de travail

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- Tableau de répartition des tâches et son exploitation

LA GESTION DU TEMPS

• Le temps et ses contraintes

- Notion de temps

- Les contraintes / chronophages

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• Le contrôle du temps

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GESTION DE LA DOCUMENTATION

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LES MOYENS MATÉRIELS

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