Besoin d'aide pour préparer une conférence...!

[MariaAngela95]

Bonjour !
Voilà, je suis en stage et on me demande de préparer 2 séminaires (un pour Janvier et l'autre pour Février), et comme je viens de commencer ce BTS, je n'ai aucune idée de comment est-ce que cela peut s'organiser... J'ai cherché sur Internet, j'ai trouvé deux petits documents, mais ça n'est pas assez clair...
Je vous exposer un peu la situation, ça serait génial si quelqu'un pouvait m'aiguiller !
Donc le premier jour où je suis arrivé dans la boîte, le DRH m'a donné un petit dossier appelé "Mémoire Descriptif" et ils m'a dit qu'il fallait que je prépare ces deux séminaires (intervenants, lieux, dates, programme....), et entre temos on m'a donné d'autres travaux que l'on m'a dit de privilégier. Bref, je viens de reprendre en main ce petit dossier, et je ne sais pas quoi en faire ! Il contient :
I Titre de l'activité
II Objectifs
III Actions à développer et méthodes de travail (qui contient le programme, mais sans horaires)
IV Utilité des Resultats
V Calendrier d'exécution
VI Adéquation des actions proposées avec les objectifs poursuivis
VII Systeme de suivi et evaluation des resultats
VIII nombre dheures
IX Gratuité ou non de l'inscription
X Information du professorat
et un devis.
Le nom des intervenant est mentionné, il est meme écrit a un moment qu'à la fin de la journee il faut donner un questionnaire de satisfaction.. enfin bref, qund je vois ça j'ai l'impression que tout est fait et j'ai du mal à cerner ce qu'il faut faire...
Est-ce que auelau'un pourrait simplement me communiquer ce qu'il faut organiser (en temps normal, quand on ne donne pas ce genre de dossier) et dans quel ordre ?
Merci, j'espère que je n'abuse pas en demandant tout ça

 

[mielous]

Déjà ce serait bien que tu nous informes sur l'entreprise: domaine dans lequel elle se situe (automobile, electronique...) et ensuite sur les séminaires (durée).

Ensuite pour l'organisation en elle-même:

- Répertorier les noms des participants
- Diviser ces participants selon leur(s) fonction(s) (cadre moyen, cadre supérieur, dirigeant par exemple)
- Prévoir éventuellement des intervenants extérieurs à l'entreprise

Puis faire une estimation des coûts:

- Restauration (ben oui tu vas pas inviter des gens sans les nourrir lol)
- Eventuellement hôtel et transport (location de voiture) si le séminaire se situe loin de chez ces gens et dure plusieurs jours
- Location de salles si le séminaire ne se fait pas dans l'entreprise
- Organisation d'un petit pot d'accueil et de fin de séminaire
- Budget prévu pour les petits cadeaux (stylos,...)
- Budget fournitures: feuilles, stylos, brochures.

Et ensuite les lettres aux inscrits avec formulaire d'inscription (ou circulaire interne si le séminaire ne concerne pas des gens extérieurs à l'entreprise), contact avec les organismes spécialisés pour des formateurs, organisation de l'emploi du temps (8-12h: conférence sur... 12-14h : pause déjeuner... 14-17h: conférence sur...), questionnaire de satisfaction, contact avec les hôtels (au cas où) et après quand ton séminaire sera fini, tu pourras faire un joli diagramme sur excel avec :

- Nombre de participants (hommes femmes/ fonctions confondu(e)s)
- Ceux qui sont satisfaits
- Ceux qui le sont moyens
- Ceux qui ne le sont pas

Et éventuellement un diagramme de Pareto (20% des causes éliminent 80% des effets). Et si on te demande l'intérêt: avec ces diagrammes, l'entreprise sera plus à même de juger des actions à entreprendre pour améliorer non seulement son image, mais aussi la qualité de ses produits et ainsi sa place sur le marché :wink2:

Je t'ai donné tout ça en vrac, après à toi d'approfondir tout ça.

PS: Ton action elle est béton quand même :wink2:

 

[MariaAngela95]

Wouahoo !
Merci beaucoup pour ta réponse c'est extra !!
En fait je travaille dans une entreprise espagnole qui forme les travailleurs (formations qui ne coutent rien à l'entreprise qui envoie ses travailleurs car pris en charge par un organisme). le premier séminaire est : "Qualité et Excellence Touristique dans les entreprises d'Hôtellerie" et le deuxieme, c pareil, sauf ke c pour les entreprises de restauration !
Mon entreprise offre des formations sur "tout et n'importe quoi", si on demande un cours sur la cuisine Japonaise, on va aller chercher un prof, sans soucis !
Pour le devis, il a déjà été fait, ça réduit un peu l'action dommage hein ?
par contre je n'ai pas compris deux choses dans ta réponse, c'était "contact avec les organismes spécialisés pour des formateurs" et tu parles de "contacter les hôtel" mais à quel sujet ? pour réserver le lieu ?
Encore merci !!

 

[mielous]

"Contacter les formateurs": Ben c'est contacter les formateurs pour donner les cours/conférences...

"Contacter les hotels": Faire une demande de devis à différents hotels pour réserver tant et tant de chambres avec petit-déjeuner au moins (ben oui, imagines que les participants viennent de loin, tu vas pas les laisser à la rue!!)