comment rédiger un dossier APA?

[mimi59139]

Bonjour à tous!

je suis en première année BTS AD, et je commence à plancher sur ma première APA.

Je suis dans une entreprise où ça se passe très bien, je fais énormément de choses, et c'est très diversifié.

POur mon 1er dossier APA j'ai choisi de participer activement à l'organisation du congrès annuel des Chefs d'entreprise et managers des salons de coiffure (je ne donne pas la marque, mais je travaille au siège social d'un réseau de salons de coiffure).
je le fais en collaboration avec l'assistante de direction mais elle me laisse beaucoup d'autonomie.
Ce congrès se déroule fin janvier et a lieu tous les ans.

Je dois déjà commencer à rédiger mon introduction et mon plan détaillée de cette APA, mais au fur et à mesure je finis par me demander si c'est une bonne action.

car en effet, je fais les demandes de devis des différents intervenants sur le congrès (DJ pour une soirée dansante, devis audiovisuel et technique, demande d'assurances,prévision budget 2008, comparaison budget 2007, etc...)mais au final je me rend compte que l'on fait appel pour le momet aux même prestataires que l'année dernière, les prix ne varient pas tellement...bref, je n'ai pas l'impression d'apporter grand un grand changement à l'entreprise sur ce point.

Auriez vous des idées, en relation avec mon APA, qui me permettraient d'ajouter un peu plus de "modifications" voire "amélioration" à mon dossier?

Mon autre souci est que je ne sais vraiment pas comment rédiger le plan détaillé:car la méthodologie que la prof a donné concerne surtout une action dans le but d'améliorer une situation ou carrément pallier un manque dans l'entreprise....

s'il vous plait HELP!!!

merci d'avance pour vos nombreuses réponses

 

[angel_ales]

disons que si chaque année tout est organise, tu as pas grand chose de nouveau
vois si tu peux changer le lieu de reunion,
que faites vous lors de ces seminaires ??
peux tu améliorer un point faible ??

faites vous un questionnaire de satisfaction ??

 

[ico]

Commence par faire une liste de toutes les activités que tu dois faire en y associant les éventuels documents que tu devras créer (courrier, invitation, réservations, organisation interne, documents à présenter, à donner aux invités, les traiteurs, les power points...).

Une fois que tout sera listé (sous forme d'une liste de contrôle donc avec la notion de chronologie des activités), tu verras si tu peux présenter cette action.

Comme le précise angel, tu peux intégrer un questionnaire et si des pb ont été remarqués lors des précédentes réunions, faire un diagramme 5M pour analyser les soucis et proposer de nouveaux outils d'organisation pour améliorer la prestation.

 

[mimi59139]

Merci pour vos réponses.

en effet j'ai fait une étude comparative sur les différents lieux de séminaire en France (car nos clients viennent de toute la france), l'idéal étant d'être au centre.
Les années précédentes se déroulaient a Disneyland, et donc je l'ai inclus aussi dans mon étude, parmi le futuroscope et d'autres lieux encore.
Le PDG a le dernier mot et finalement ce sera a Disneyland encore cette année, mais a la différence que j'ai opté pour un autre Hotel, car l'année dernière j'ai su que les gens s'étaient plaints car le lieu de séminaire n'était pas le même que le lieu d'hébergement=> pas pratique.Celui que j'ai choisi réunit les 2.

J'ai pensé à faire un questionnaire de satisfaction après le congrès, car l'année dernière, les avis avaient été recueillis en vrac, à l'occasion de contacts téléphoniques. Je pense que c'est intéressant de créer un questionnaire papier?

enfin les prestataires sont les memes que l'année dernière mais j'ai réussi à négocier une remise sur l'audiovisuel pendant les conférences (l'AD me l'avait conseillé d'essayer car nous sommes quand même des clients fidèles), et je l'ai obtenue! 30% de remise sur des sommes qui atteignent 4000€ c'est pas mal?

ce que nous sommes en train de faire également cest de trouver des intervenants pour les conférences, c'est en cours.
Comme le sujet du congrès est différent chaque année, il faut trouver les bons intervenants qui connaissent le sujet (cette année le sujet cest "le client cet inconnu&quot, on le fait en collaboration avec mon responsable (prise de contact), l'AD et moi (on s'occupera de la suite: explication du déroulement du congrès, organisation pour intégrer le séminariste...)

alors qu'en pensez-vous?

y a t il suffisamment de choses que j'apporte de nouveau?

merci

 

[ico]

Cela me semble OK.
N'oublies pas de tout lister dans une "liste de contrôle". Elle sera attendue à l'examen et te servira comme guide chronologique.

 

[mimi59139]

ok, mais qu'est ce que c'est exactement une "liste de contrôle"? je n'en avais encore jamais entendu parlé.. et à quoi sert-elle vraiment au jury?

merci

 

[ico]

C'est un outils ico incontournable lorsque l'on organise quelques chose (liste de controle ou liste de tache, c'est pareil).
1 colonne : les activités à faire
2 colonne : les dates prévues d'exécution

On peut rajouter les durées estimées par taches et les dates réelles d'éxécution :wink2: