Le deroulement du projet
Analyse des etapes de la conduite d'un projet
Le commanditaire et le chef de projet sont les deux acteurs de la premiere phase. Ils se mettent d'accord sur :
_ Les objectifs a atteindre
_ La faisabilité du projet
_ La planification globale du projet
La phase de preparation peut etre décomposée en deux etapes :
_ le commanditaire passe la commande au chef de projet
_ le chef de projet reformule cette commande en terme d'objectif ( cout, qualite et delais ) dans la note de cadrage
La commande
Le commanditaire formule clairement sa demande de lancement de projet :
_ Il fixe les objectifs du projet
_ Il designe le chef de projet et definit sa mission
_ Il verifie la faisabilité du projet : le projet est il réalisable?
_ Il fixe le calendrier souhaité ( date de debut et de fin ainsi que les echeances intermediaires )
_ Il determine le buget accordé ( ressources et cout total )
La note de cadrage et le cahier des charges
Ce sont des documents de reference pendant tout le deroulement du projet. Ces documents contractuels sont signés par le commanditaire et le chef de projet. La note de cadrage est diffusée a tous les acteurs du projet ( c'est un document de communication ).
Le cahier des charges peut etre diffusé de facon plus restreinte ( c'est un document de travail ).
Dans la realité ces deux documents sont souvent confondus essentiellement s'il s'agit d'un petit projet
La note de cadrage
Elle est l'aboutissement du travail de reflexion du chef de projet qui clarifie la commande. Pour rediger la note de cadrage, le chef de projet peut se faire aider par des experts.
Contenu :
_ Quels sont les objectifs
_ Quels sont les resultats attendus
_ Qui fait parti de l'equipe?
_ Quelles sont les grandes taches ( Elaboration d'un macroplanning : liste des grandes taches et des jalons )
_ Quelles sont les couts? ( Elaboration d'un previsionnel )
_ Quels sont les risques? ( Identification, hierarchisation, prevision des actions preventives )
_ Qui doit on informer? Comment? ( Definition de la politique de communication, plan de communication )
Le cahier des charges
Il est redigé soit par le commanditaire, soit par le maitre d'oeuvre, soit par les deux.
Il definit de facon plus precise que la note de cadrage les objectifs a atteindre en les reprenant point par point.
_ Il concerne ni les moyens ni les methodes mise en oeuvre pour atteindre ces objectifs.
_ Pour rediger un cahier des charges on essaiera de determiner tout ce que l'on veut que le projet realise exactement.
Phase de plannification du projet
Elle est découpée en 3 parties :
_ Plannification des activités
_ Evaluation des couts
_ Validation
Etablissement de la liste de taches
Dans un premier temps on dresse la liste de ce qui est a faire et non la maniere de le faire. Les jalons du projet apparaissent dans la liste des taches.
Le groupement des taches
Elles seront regroupées par catégories logiques : compétences requises, ordre chronologique, thème...
L'estimation de la durée et de la charge de travail pour chaque tache
C'est la reponse a qui fait quoi? et en combien de temps?
La définition des liens entre les taches
Elles doivent etre ordonnées
L'utilisation d'outils de plannification
Les diagrammes en reseaux mettent en evidence les relations entre les activités et permettent de calculer le chemin critique.
Le diagramme de GANTT, outil le plus utilisé, fournit une vision chronologique très claire.
L'affectation des ressources humaines et matérielles
Elle n'est pas illimitée, cela peut avoir un impact sur la plannification. Les ressources necessaires peuvent etre recapitulée dans une matrice des engagements.
La plannification des couts
Les couts sont chiffrés pour chaque activité et consolidé par theme. Le cout total du projet est la somme du cout des ressources engagées.
La phase de pilotage du projet
Piloter le projet c'est :
_ Definir et suivre des indicateurs
_ Actualiser le planning et identifier les derives
_ Engager des actions correctives et/ou préventives
_ Apprecier l'efficacité des actions de pilotage
_ Communiquer pour informer et motiver
Le pilotage a 3 composantes essetielles :
_ La collecte reguliere d'information sur ce qui a ete realisé
_ L'evaluation de ces informations
_ Leur traduction en decision