Formalités assurances, sécurité etc évènement professionnel de grande envergure

[Smart57]

Bonjour à tous !

Voilà j'organise le 18 octobre au Conseil Régional de Metz une manifestation de grande envergure sur le projet ITER de Cadarache. C'est en fait une réunion professionnelle d'information, susceptible de rassembler une bonne centaine de personnes et plus même dans le meilleur des cas. Simplement un cocktail est prévu à la fin de la conférence.

Y a t-il des formalités administratives ou sécuritaires à prévoir et si oui lesquelles ??? Je me demandais s'il ne fallait pas déjà avertir notre assureur, histoire de faire un avenant à notre contrat c'est plus sûr, me semble -t-il, non ???

Merci svp de m'en informer !

A+++

 

[elodiebr]

je suis en train de créer une asso et j'ai cru comprendre que si on souhaite organiser quelquechose d'expetionnel il est préférable d'en avertir l'assurance, juste au cas où. Appelle ton assurance elle te dira quoi, c'est surement elle la mieu placée pour te répondre.

PS: il y a des assurance dont le site internet est bien fait et où ce genre de problème est expliqué, tu peux peut-être y trouver ta réponse.

 

[Smart57]

Merci beaucoup ! :blush: :kiss:

 

[Smart57]

Publicité, Com évènement professionnel de grande envergure

Par contre une autre question, à part la presse régionale qui pourrais-je contacter en vue de promouvoir l'évènement, en sachant que je dois mobiliser au minimum 100 industriels régionaux voire nationaux. (Lorraine ou France)

Il faut absolument que les industriels viennent à cette manif en masse : 100 c'est l'objectif mini !

 

[perlette]

une radio pour faire un spot publicitaire?

 

[Smart57]

oui effectivement ça peut être pas mal mais j'avais plutôt à des communiqués dans des magazines spécialisés : dans l'industrie, vous en connaissez par hasard ???

 

[sarah9106]

INDUSTRIE PHARMA MAGAZINE
Edité par : ETAI
Périodicité : bimestrielle - Domaine : Chimie fine et process pharmaceutique.


Je connais que celui-là

 

[elodiebr]

le magasine des arts et métiers, infovrac, europages (je sais pas si il y a un magasine, mais ils ont un site internet)

 

[Smart57]

Merci je vais me renseigner sinon j'essaye seulement avec les mag nationaux comme l'Usine Nouvelle, le Figaro ou les Echos, l'Express.

 

[elodiebr]

infovrac et europages sont nationnaux, europages est même internationnal :wink2:
http://www.somia-editions.com/infovrac/contents.htm

 

[Smart57]

Taxis ou autres démarches pour évènement professionnel de grande envergure

Encore autre chose : 2 conférenciers interviendront dont un viendra en train et l'autre en avion. J'ai contacté les taxis de Metz pour les rapatrier au lieu où se déroulera leur présentation.

Savez-vous si l'on peut régler les taxis à réception de facture par chèque et non immédiatement comme c'est souvent le cas. Je demande cela car le pôle prend financièrement en charge le transport de ces 2 intervenants.

Merci pour vos réponses !

 

[Ys]

Bonjour à tous !

Voilà j'organise le 18 octobre au Conseil Régional de Metz une manifestation de grande envergure sur le projet ITER de Cadarache. C'est en fait une réunion professionnelle d'information, susceptible de rassembler une bonne centaine de personnes et plus même dans le meilleur des cas. Simplement un cocktail est prévu à la fin de la conférence.

C'est une manifestation contre ITER? :closedeyes:

 

[Smart57]

quand je dis manif ce n'est pas de la protestation, c'est une grosse réunion d'information très explicite sur le projet pour informer les industriels sur les étapes diverses et le déroulement du projet. 10 milliards d'euros investis sur 40 ans dont la moitié sur les 10 ans à venir et les retombées économiques s'évaluent en milliards d'euros.

Le but c'est d'entrer en contact avec 1 max d'entreprises et de les mobiliser sur ce projet de grande envergure. Environ 150 à 200 personnes sont attendues.

 

[Ys]

quand je dis manif ce n'est pas de la protestation, c'est une grosse réunion d'information très explicite sur le projet pour informer les industriels sur les étapes diverses et le déroulement du projet. 10 milliards d'euros investis sur 40 ans dont la moitié sur les 10 ans à venir et les retombées économiques s'évaluent en milliards d'euros.

Le but c'est d'entrer en contact avec 1 max d'entreprises et de les mobiliser sur ce projet de grande envergure. Environ 150 à 200 personnes sont attendues.

et qui viens expliquer tout ça? des gens du CEA?

 

[Smart57]

oui ce sont des chercheurs du CEA

 

[Ys]

oui ce sont des chercheurs du CEA

ok :happy:

 

[Smart57]

N'ai-je rien oublié pour évènement professionnel de grande envergure ???

Coucou tout le monde !

En fait je fais encore appel à vous car je viens de faire une check list histoire de vérifier que je n'ai rien oublié. Si éventuellement vous pouviez m'aider peut être que je ne pense pas à tout....Vous me donnerez l'occasion de me rafraîchir la mémoire, merciiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii !!!! :blush: :blush:

Définir la date, le lieu, les horaires, thème de la réunion
Résa salle
Liste des personnes invitées
Liste des conférenciers
Déterminer avec les conférenciers le timing de la réunion, le thème et l'ordre du jour
Organiser leur déplacement et la réservation de leur hôtel si besoin (taxis, navettes et hôtel, restaurant, etc)
Rédaction des invitations
Envois des invitations
Confirmation invits
Réservation des emplacements parkings
Résa déjeuner au restaurant avec les conférenciers après la réunion
Badges organisateur et partenaires
Invitation des officiels
Confirmation venue des officiels
Pour la salle : disposition, chevalets, micros, éclairage, chauffage, vestiaires, tickets vestiaires, électricité,pc, écran, vidéoprojecteur (2 au cas où tout comme les pc)
Cocktail
Café de bienvenue
Résa des places pour les officiels, intervenants, conférenciers
Prévoir bouteilles d'eau pour conférenciers
Tribune
Hôtesses d'accueil
Réglage matériel
Signalétique
Etat de propreté des lieux d'aisance (toilettes en l'occurrence)
Dossiers participants
présentations powerpoint pour conférenciers
Liste de présence
Permanence téléphonique
Equipe et régie de maintenance à prévoir pour informatique, éclairage, électricité
Assurances
Sécurité numéros utiles

 

[Smart57]

effectivement j'avais oublié la caisse pour le règlement des tickets parking et les formulaires de reçus.

Mercredi JOUR J : je stressseeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeee !!!!! :blink: :blink: :blink: :unsure: :arrow2:

J'espère que ce ne sera pas un flop !!!

 

[Smart57]

Bon moins de monde que prévu le jour J mais j'ai eu les félicitations de l'ensemble des conférenciers et participants pour l'organisation donc no stress tout va bien !!!

A+++