je suis en stage et mon action me pose un problème

safia63

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Bonsoir a tous,

Voilà, je suis en stage (2ème année) et mon action c'est : réorganiser un service

je dois alor réaliser des tablo de gestion des congés, gestion du parc automobile et des fiches pratique pour le futur assistant.

seulement je suis un peu perdue je ne sais pas par où commencer ni qu'elles docs pourraient être utiles à l'assistant!

on m'a juste donné des piste c'est a moi de tout imaginer et de tout faire


Toutes vos idées et vos conseils seront les bienvenus

Merci d'avances
 

safia63

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je suis en stage et mon action me pose un problème... Aidez moi svp!!

:cry:


Personne ne veut répondre, simpa!! ca fé tré plaisir, cadeau de bienvenue je suppose???
 

chacha

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je suis en stage et mon action me pose un problème... Aidez moi svp!!

safia63 link=topic=7076.msg63495#msg63495 date=1131906642 a dit:
:cry:

Personne ne veut répondre, simpa!! ca fé tré plaisir, cadeau de bienvenue je suppose???

hello et bienvenue,

fait attention au style sms.

On est dimanche tout le monde n'est pas connecté, il faut être patient des fois ça met plusieurs jours pour avoir une réponse et des fois il n'y a pas de réponses. CCO est un forum d'entraide chacun y participe un peu mais personne ne sait toujours tout
 

safia63

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je suis en stage et mon action me pose un problème... Aidez moi svp!!

Salut a tous,

je revien avec mon sujet j'ai vraiment besoin de vous, toutes vos idées seront les bienvenues quelles qu'elles soient.

Merci d'avances
 

Vaness

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je suis en stage et mon action me pose un problème... Aidez moi svp!!

Coucou...

Et bienvenue à toi!

Pour t'aider il faudrait que l'on en sache un peu plus!

Pour la gestion des congés, ainsi que la gestion du parc automobile je te conseille de réaliser des tableaux à l'aide d'Excel, en suite tu parles de fiches pratiques mais à quel sujet??
 

ico

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je suis en stage et mon action me pose un problème... Aidez moi svp!!

Juste un détail : ces tableaux de bord n'ont rien à voir avec une réorganisation de service

pour les CP : décompte à prendre, CP exeptionnels, RTT..... à faire sur excel.
pour le parc auto : quels sont vos besoins ?
 

safia63

New Member
Salut, merci d'avoir pris la peine de me répondre

Pour ce qui est des fiches pratiques c'est du genre :

- fiche de demande pour la réservation d'un billet de train pour un déplacement

- fiche de demande de réservation de véhicule de fonction

- fiche explicative pour le publipostage

- fiche d'appel téléphonique ...

Je dois mettre en place tout document suceptible de faciliter la vie à l'assistant.

et pour la gestion des vehicules de fonction et des congés j'ai essayé de faire sur excel mais certaines de mes formules ne fonctionnent pas. Je suis un peu perdue j'avoue.
 

lucyfr92

New Member
tu es à la meilleure place pour imaginer ce dont le futur assistant a besoin... C'est tout ce qui te manque actuellement pour bien faire ton boulot et ne pas trop perdre de temps.


est-ce que tu peux insérer toutes ces procédures dans une action relative à l'accueil d'un nouveau salarié par exemple ?


parce que ce qu'il me semble qu'on t'a demandé, ce sont des procédures... et de tout synthétiser et de tout mettre dans un petit livret... à donner à chaque nouvel arrivant par exemple, ou à chaque nouvel assistant...



alors, tu as tous les documents types, et pour ça, tu crées une bible... et un exemplaire papier à mettre dans un classeur (par exemple), ça peut être les courriers, les fax, les mails, les notes de service, notes d'informations, factures...
des petits rappels des points essentiels du règlement intérieur, par exemple, les horaires... une liste des n° utiles dans la société (par exemple, l'assistante de mr machintrucbidulle, dont dépend chouettechose, qui supervise X... et avec qui on est en constante relation... ou encore le service vaisselle, qui s'occupe d'approvisionner la machine à cahouette... enfin, l'idée, c'est de ne pas perdre de temps et d'avoir ses contacts privilégiés, même quand on les connaît pas encore, sous la main... et de connaître les noms, et savoir qui appeler et quand...)


voilà, quelques petites idées en vrac, j'espère que ça pourra t'aider partiellement.
 

ico

Best Member
Quelques idées dans le désordre :

Réservation train : Date de la demande
Nom du salarié
Date du déplacement
Itineraire
Horaires souhaités
1e ou 2e classe
réservation faite le
billet reçu le
prix
signatures (salarié/responsable)

véhicule
date de la dde
nom du salarié
réservation pour le et nombre de jour
type de véhicule
signatures (salarié/responsable)


publipostage
mode opératoire

fiche d’appel (formulaire info possible)
date et heure de l’appel
de à
Pour info
Rappelera
A rappeler
Coordonnées
Message

Congés
Nom de salarié
Nb total de CP
Nb de RTT
Période prise et nombre de jours équivalent
Décompte total

Tu peux aussi faire des tableaux sur :
- Gestion des contrats (date début et fin)
- Gestion des arrêts maladie (pour avoir le nbre total de jour par an pour l’ensemble des salarié et par salarié)
- Gestion des visites médicales


Tous ces tableaux, sur excel (ou access), peuvent être liées afin qu’un tableau, par salarié, puisse se remplir automatiquement (nom, âge, ancienneté, visité médicale, formation, CP en cour…..)

Il y a encore plein de chose à faire mais pour le moment, voilà quelques idées en complément de ce que t'ont dit les autres personnes.
 

ico

Best Member
Pour répondre à ton MP, la réorganisation d'un service consiste à modifier la structure d'un service, en terme de poste de travail, du nombre de personnes, de fusion entre services ..... Là, ce que tu dois faire, c'est de la QUALITE proprement dite, à savoir, organiser un poste de travail afin que celui-ci soit le plus efficace possible. C'est ce que font les entreprises qui ce font certifier mais la démarche peut être faite (je dirais même doit être faite) même si la certifcation n'est pas au programme.
 

safia63

New Member
Je voudrais dabord tous vous remercier pour votre aide j'ai pu bien avancer c'est vraiment trés gentil a vous.

si vous avez d'autres idées qui fusent y a pas de souci je suis preneuse en ce qui concerne les documents pratiques pour un futur assistant.


et encore merci a tous