Projet gestion des risques environnementaux

[amandinecvr]

Bonjour à tous, je suis actuellement en stage et je suis complètement perdu.
Ma tutrice m'a fait part de son souhait que je mette en place une gestion des déchets dans l'entreprise et de sensibiliser le personnel au tri et aux économies d'énergies
J'avais donc fait une étude de la consommation des fournitures de bureaux (papier,carton,cartouches d'encre) et des énergies (électricité,gaz..), j'ai montrer l'évolution de la consommation sur 3ans et on voit que sa augmente un peu plus chaque année.
Je comptais donc mettre en place avec l'aide d'un prestataire l'organisation du tri des déchets papier,plastique,carton,gobelets avec l'installation de poubelle spécifique.
Changer le papier actuel contre du papier recyclé
Opter pour des cartouches rechargeables
Faire un guide des bonnes pratiques à distribué à chaque salariés pour les impliquer (imprimer en recto verso en noir et blanc,éteindre les lumières dès qu'on quitte un pièce...etc) , une note de service, un diapo pour présenter les enjeux lors d'une réunion, des affiches près des endroits stratégiques.
Mais lors de mon entretien avec mon professeur, il m'a dit que cela ne suffisait pas pour être un projet il fallait que je mette en place la dématérialisation des factures (Gestion électronique des documents), le problème c'est que je ne sais pas comment m'y prendre il ne m'a pas donner plus d'informations.
J'aurai aimer votre avis et si vous savez comment je pourrai mettre en place cette GED ?

 

[xcalyxx]

Bonjour à tous, je suis actuellement en stage et je suis complètement perdu.
Ma tutrice m'a fait part de son souhait que je mette en place une gestion des déchets dans l'entreprise et de sensibiliser le personnel au tri et aux économies d'énergies
J'avais donc fait une étude de la consommation des fournitures de bureaux (papier,carton,cartouches d'encre) et des énergies (électricité,gaz..), j'ai montrer l'évolution de la consommation sur 3ans et on voit que sa augmente un peu plus chaque année.
Je comptais donc mettre en place avec l'aide d'un prestataire l'organisation du tri des déchets papier,plastique,carton,gobelets avec l'installation de poubelle spécifique.
Changer le papier actuel contre du papier recyclé
Opter pour des cartouches rechargeables
Faire un guide des bonnes pratiques à distribué à chaque salariés pour les impliquer (imprimer en recto verso en noir et blanc,éteindre les lumières dès qu'on quitte un pièce...etc) , une note de service, un diapo pour présenter les enjeux lors d'une réunion, des affiches près des endroits stratégiques.
Mais lors de mon entretien avec mon professeur, il m'a dit que cela ne suffisait pas pour être un projet il fallait que je mette en place la dématérialisation des factures (Gestion électronique des documents), le problème c'est que je ne sais pas comment m'y prendre il ne m'a pas donner plus d'informations.
J'aurai aimer votre avis et si vous savez comment je pourrai mettre en place cette GED ?

Bonjour amandinecvr,

Pour la mise en place de cette GED, tu dois t'assurer qu'il existe un réseau local au sein de ton entreprise, et des logiciels ( base de données, traitement de texte)...

 

[xcalyxx]

Ensuite, pour intégrer tes documents dans le cadre d'une GED, tu dois les acquérir et les intégrer.

 

[amandinecvr]

Ensuite, pour intégrer tes documents dans le cadre d'une GED, tu dois les acquérir et les intégrer.

Merci de ta réponse, oui il existe un réseau local, il y un a un informaticien qui vient une fois par semaine, en ce qui concerne les logiciels il y a un progiciel de gestion Navision qui permet de passer les commandes, de faire les bons de livraison, factures..etc, la suite bureautique Office 2010, je voulais savoir quelle tâche je devais réaliser exactement parce que c'est une notion très flou pour moi

 

[xcalyxx]

Merci de ta réponse, oui il existe un réseau local, il y un a un informaticien qui vient une fois par semaine, en ce qui concerne les logiciels il y a un progiciel de gestion Navision qui permet de passer les commandes, de faire les bons de livraison, factures..etc, la suite bureautique Office 2010, je voulais savoir quelle tâche je devais réaliser exactement parce que c'est une notion très flou pour moi

De rien je t'en prie

L’acquisition d'un document désigne le fait de transformer ce même document "papier" sous sa forme dite "numérique".
Donc je pense qu'il faut que tu numérises les factures à l'aide d'un scanner ou d'un logiciel de numérisation.
J'espère que je ne me trompe pas..

 

[xcalyxx]

Une fois l'acquisition faite, tu dois indexer les documents (les factures).

 

[amandinecvr]

Une fois l'acquisition faite, tu dois indexer les documents (les factures).

Ah d'accord je comprends, et l'indexation sa consiste en quoi ?

 

[xcalyxx]

Ah d'accord je comprends, et l'indexation sa consiste en quoi ?

Bonjour amandinecvr,

Un document c'est une trace créer par un acteur d'une entreprise et mis à disposition d'autres acteurs.
L'indexation consiste à sélectionner des mots clé dans le but de déterminer les sujets majeurs de ce document.
Le but principal est de caractériser ce document.
Mais aussi d'avoir une vue d'ensemble de son contenu par l'auteur qui l'a indexé.
L'indexation par le biais des fichiers ou base de données permet de rechercher l'information.
Pour faire simple, on peut dire que l'indexation des documents (factures) et de l'information, permet de profiter de données provenant du réseau de ton entreprise.
L'objectif est d'améliorer les échanges d'informations et de permettre une recherche plus optimale efficace et rapide des factures.

 

[amandinecvr]

Bonjour amandinecvr,

Un document c'est une trace créer par un acteur d'une entreprise et mis à disposition d'autres acteurs.
L'indexation consiste à sélectionner des mots clé dans le but de déterminer les sujets majeurs de ce document.
Le but principal est de caractériser ce document.
Mais aussi d'avoir une vue d'ensemble de son contenu par l'auteur qui l'a indexé.
L'indexation par le biais des fichiers ou base de données permet de rechercher l'information.
Pour faire simple, on peut dire que l'indexation des documents (factures) et de l'information, permet de profiter de données provenant du réseau de ton entreprise.
L'objectif est d'améliorer les échanges d'informations et de permettre une recherche plus optimale efficace et rapide des factures.

D'accord merci beaucoup pour tes explications !

 

[xcalyxx]

D'accord merci beaucoup pour tes explications !

De rien je t'en prie

 

[amandinecvr]

De rien je t'en prie

Bonjour, je voulais savoir si vous savez quelle est la démarche à suivre pour passer à la facture électronique avec nos clients, faut-il nécessairement contacter un prestataire ? ou envoyer par mail en pdf à nos clients suffit ?
Nos clients sont uniquement des établissements de santé : cliniques, hôpitaux
Je ne sais pas si l'on peut l'envoyer directement via notre PGI
Merci.

 

[xcalyxx]

Bonjour, je voulais savoir si vous savez quelle est la démarche à suivre pour passer à la facture électronique avec nos clients, faut-il nécessairement contacter un prestataire ? ou envoyer par mail en pdf à nos clients suffit ?
Nos clients sont uniquement des établissements de santé : cliniques, hôpitaux
Je ne sais pas si l'on peut l'envoyer directement via notre PGI
Merci.

Bonsoir amandinecvr,

Alors tu peux en effet envoyer les factures numérisées directement en format pdf ou bien à l'aide du PGI interne de ton entreprise aux clients à toi de voir. Je te conseille de demander l'avis à un des acteurs de ton entreprise.
Il faudra selon moi, que tu expliques le cycle de vie des documents.

 

[amandinecvr]

Bonsoir amandinecvr,

Alors tu peux en effet envoyer les factures numérisées directement en format pdf ou bien à l'aide du PGI interne de ton entreprise aux clients à toi de voir. Je te conseille de demander l'avis à un des acteurs de ton entreprise.
Il faudra selon moi, que tu expliques le cycle de vie des documents.

Merci beaucoup !!

 

[xcalyxx]

Merci beaucoup !!

Bonjour amandinecvr,

De rien je t'en prie