qui a déjà fait une apa deplacement de son employeur à paris?

[christalie]

je voudrais faire une APA d'un déplacement de mon employeur à paris et je voudrais savoir si quelqu'un à déjà fait une action comme ça pour me donner des infos.
Meric!

 

[Will46]

Moi j'ai organiser le déplacement de deux de nos commercilaes en Tchéquie..

 

[christalie]

et quels sont les documents que tu as fait, les recherches éffectuées?

 

[Sandrawagner57]

et quels sont les documents que tu as fait, les recherches éffectuées?

La check list si tu en as faite une
les appels d'offre pour les hôtels
le courrier de réservation
les horaires de réservation pour le train ou l'avion + le courrier de confirmation
le courrier de location de véhicule
les horaires de métro s'il y en a avec le plan d'accès
les procédures internes s'il y en a pour les déplacements en copie
les notes de frais (formulaire vierge) pour le remboursement des frais s'il y en a eu au retour
le questionnaire de satisfaction pour savoir si tout s'est bien passé
Si le déplacement se déroule à l'étranger les procédures administratives ou les contacts écrits avec l'ambassade (besoin de visa ou autres comme les convocations rédigées pour la médecine du travail pour les vaccins)

Voilà en gros

Bon courage

 

[Sandrawagner57]

Voici les formalités pour un déplacement à réaliser :

La première tâche à effectuer consiste à recenser les impératifs à respecter pour le déplacement : · la date,
· le budget,
· le nombre de rendez-vous à prendre, avec pour chaque rendez-vous : son lieu, sa date, son heure, sa durée, les personnes à rencontrer, les documents à remettre, etc...),
· les préférences (moyens de transport, compagnies, siège, style d'hôtel, ...),
· la mise à jour des papiers officiels (passeport, carnet de vaccinations, ...),
· les exigences (micro portable, cadeaux d'entreprise, dictaphone, appareil photo, ...).

Recenser les tâches à effectuer
· établir la liste des tâches et les classer par ordre de priorité, en fonction de l'ordre logique de leur exécution ou de leur échéance,
· se procurer la documentation nécessaire à la réalisation de ces tâches (revues de voyages, horaires des compagnies, tarifs, cartes géographiques, ...,
· penser à utiliser l'Internet.

Préparer les tâches
· la réservation des moyens de transport :
- chercher les meilleurs itinéraires et les moyens de transports les plus adaptés. S'il s'agit d'un circuit en plusieurs étapes, le travail demandera beaucoup plus de perspicacité et de recherches car il faudra vérifier les transferts, les décalages horaires et les jours fériés,
- prendre une carte géographique, se renseigner sur les compagnies (penser à demander les escales prévues) et envisager différentes hypothèses,
- dresser un tableau comparatif des différents modes de transport pour chaque étape, (jour, heure de départ, heure d'arrivée, escales, nom de la compagnie, prix, ...), penser aux moyens de transports locaux (location de voiture, taxi, autocar, ...),
- se renseigner sur les formalités nécessaires (passeport, visas, vaccins, ...).

· la réservation de l'hébergement :

- se renseigner sur la situation des hôtels (central, près de l'aéroport, ...) en fonction des contraintes (avion à reprendre tôt le lendemain matin, par exemple),
- étudier le rapport qualité/prix,
- faire un tableau comparatif des spécificités de chacun.

· les moyens de paiement :
- carte de crédit la plus commode,
- traveller's chèques,
- devises,
- cours du change.


Effectuer les tâches
· réserver : avions, train, hôtel, moyens de transports locaux, ...
· préparer un plan de vol et d'hébergement récapitulatif avec : date, heure de départ et heure d'arrivée (heures locales), trajet, décalage horaire, nom de la compagnie aérienne, numéro de vol, coordonnées de l'hôtel, transfert...
· faire régler les formalités administratives et de santé (passeport, visa, contrat d'assistance, vaccins, ...),
· rassembler la documentation sur le pays concerné (conditions climatiques pour les vêtements à emporter, us et coutumes, etc),
· rechercher les informations annexes qui pourraient agrémenter le voyage (expositions, activités culturelles, manifestations, ...) ou le compléter (contacts commerciaux, prospects, salons, ...,
· dresser la liste des adresses et numéros de téléphone utiles (ambassade de France, banques, compagnie d'assistance, ...)
· préparer la mallette de voyage (dossiers, notes de synthèse sur chaque affaire, plaquettes, cartes de visite, papier à en-tête, enveloppes, ...).

Dernières vérifications · vérifier l'ensemble des éléments essentiels (papiers, réservations, ...),
· faire le point sur les affaires en cours durant l'absence,
· transférer, si nécessaire, des dossiers à certains collaborateurs,
· ne pas prévoir de rendez-vous dans les deux jours qui suivent le déplacement (compte tenu de la fatigue, des affaires urgentes à régler, ...).

 

[christalie]

Moi en fait c une toute petite entreprise on est que 5 donc je pense qu'il n'y a pas de prix entreprise déjà... et la note de frais c'est quoi exactement c'est nous qui la faisons?

 

[Sandrawagner57]

Ca peut être la compta qui les réalise ou toi et elle retrace l'ensemble des dépenses pour chaque personne lors du déplacement. Le salarié concerné peut soit avoir demandé une avance ou il le paye de sa poche et se fait rembourser à son retour.

Mais un conseil débrouilles toi pour obtenir une avance sur frais il faut les évaluer car les remboursements sont parfois longs.

 

[christalie]

waouh ça en fait des infos j'avais pas prévu tout ça moi! :lol:

Moi j'avais prévu

- tableau comparatif des transports prix, avantages, inconvénients
- recherche d'hôtel et faire un publipostage pour leur demander le tarif des hôtels à tel période
- Prix des taxis à paris
- plan de paris
- Restaurant prés du lieu de formation
- Activités à paris le soir
- Rapport à l'employeur

Et puis voilà je crois

 

[christalie]

Pour la note de frais je pense que c'est pas la peine car il s'agit du déplacement de une personne qui est mon employeur...

 

[Sandrawagner57]

pour toute personne c'est nécessaire car les dépenses personnelles de ton employeur sont distinctes du budget de l'entreprise. Par ailleurs un commissaire aux comptes vérifiera les comptes de l'entreprise et surtout s'il n'y a pas fraude voire détournement de fonds !

si tu ne fais pas cette note ce sera considéré comme tel

voici un site que je te conseille vivement :

http://www.super-secretaire.com

Voici le lien pour accéder au modèle de notes de frais :

http://www.super-secretaire.com/fr/modules/moteur.cfm?criteria=note+de+frais

Si tu n'est pas inscrite comme membre c'est gratuit, il faudra le faire pour obtenir un login et tu pourras accéder au document !

Il suffira juste de saisir note de frais dans rechercher

voili voilou !

 

[christalie]

ok merci pour ton aide!

 

[Sandrawagner57]

de rien je t'en prie c'est normal !

 

[imported_titooh]

sandrawagner57 t'es une vraie mère pour nous :wink:

 

[christalie]

ça c'est vrai c'est vraiment agréable des personnes aussi dévoués!

Encore merci pour toute l'aide que vous apportez sur le forum les filles et quelques gars :lol:

 

[Ptite diabless]

ça c'est vrai c'est vraiment agréable des personnes aussi dévoués!

Encore merci pour toute l'aide que vous apportez sur le forum les filles et quelques gars :lol:

C'est clair Sandra elle assure grave! :mrgreen: Et c'est clair aussi que les mecs se font très rares par ici.. :wink:

 

[Ptite diabless]

Merci supersecretaire.com !!!! :mrgreen:

 

[Sandrawagner57]

Cest vrai que ce site pour les ad est parfait !

 

[Ptite diabless]

C'est clair surtout les modèles types ça aide bien.. :mrgreen:

 

[christalie]

oui c'est vrai que c'est bien mais il y a aussi top assistante comme site qui est pas mal un peu moins bien que super-scrétaire mais bon...

 

[emilie91ad]

merci pour aide ca m'a beaucoup aidé