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notes, rapports..

Salut,

quelques pistes :
:arrow: LA NOTE : ce peut être une note de service ou d'information. La note de service est un document interne, descendant, qui a pour obet de transmettre un ordre, des consignes. Le texte doit se suffire à lui même et provoquer le résultat demandé.
La note d'information est un document interne, descendant, qui a pour objet d'exposer une information avec précision, objectivité. C'est un texte court destiné à un ou plusieurs services qui ne vise qu'à informer

Note

Entreprise X (à gauche) / Date (à droite)
Service émetteur (à gauche)
Destinataires
pour action :
pour information :
Titre du document (au milieu)


Objet :

Développement soigné, structuré, allant à l'essentiel
Pas de formule de politesse


Signature : nom et fonction de l'émetteur
 
le rapport

Déf : c'est un ecrit synthetique faisant le point sur un sujet determiné

:arrow: Rapport a la demande de la hierarchie
Le rapport peut etre redigé a la demande d'un superieur hierarchique. Il doit donc lui fournir le poitn sur un sujet determiné
Le rapport est alors destiné a l'aider a prendre une decision en lui donnant connaissance de tous les elements d'information constitutifs du sujet abordé

:arrow: Le rapport a l'initiative de l'employé
Le rapport peut etre redigé a l'initiative d'un employé qui souhaite attirer l'attention de son superieur sur un point precis, un probleme rencontré, des nouvells idées...........


:?: les caracteristiques de redaction
les pronoms personnels "je/nous" sont employés car l'émetteur parle en son nom
Le ton est soutenu, respectueux car le rapport d'adresse a un superieur hierarchique

:?: exemple de rapport
isabelle BERTRAND
assistante de direction

destinataire (nom prenom)
fonction

date et lieu

RAPPORT SUR ...........................................................


Monsieur,
expliquer, en quelques lignes les raisons du rapport
ex:
Au cours de l'entretien du ......................, vous m'avez demandé de .................................
Je me propose donc de vous faire part des resultats de cette analyse
POur cela, je présenterai (citez le plan)

I/ LES DYSFONCTIONNEMENTS
A. le bureau
a) le materiel
Le telecopieur est obsolete...................



Je reste a votre disposition pour toutes informations supplémentaires
Je vous prie de croire........
Isabelle BERTRAND



:?: modes de transmission
Voie interne (support papier)
Voie electronique (intranet)
 
LE COMPTE RENDU DE REUNION

:arrow: Définition
Le compte rendu est un doc professionnel qui rapporte FIDELEMENT ET OBJECTIVEMENT
* des faits avérés
* des activités
* des propos echangés lors de reunions, colloques....

:arrow: Les fonctions du compte rendu de reunion
:?: Assure la mise en memoire de faits relatés, d'activité, du contenu des echanges....
:?: il sert a informer les participants absents

:arrow: Les caractéristiques de redaction
* "je/vous" sont a bannir
* emploi de la voix passive
* le redacteur ne parle pas en son nom personnel
* Il retranscrit avec neutralité, onjectivité, fidelité les propos

:arrow: Les caractéristiques de présentation

- entete complet
- date de redaction du CR
- Titre : compte rendu de ............ du (date)
- l'ordre du jour
- Nom et fonction des personnes présentes , absentes (excusées et non excusées)
- indication du signataire (nom et fonction)


:arrow: Le contenu
a) Phrase d'introduction
Elle indique l'heure d'ouverture de la reunion
Annonce l'ordre du jour
b) Le corps du texte
Expose les faits, restitue les debats dans l'ordre chronologique
les echanges intervenus entre les différents intervenants sont reformulés, synthétisés.
c) conclusion
Décisons prises, ou les votes
l'heure de fin de seance
date, heure et lieu de rdv de la prochaine reuinon si elle est prevue

:arrow: Mode de transmission
Voie interne : support papier
Voie elctronique : intranet
 
LE PROCES VERBAL

:arrow: Déf
C'est le compte rendu ecrit, exhaustif et fidele d'un fait ou d'une reunion qui a fait l'objet d'une convocation.
exige une mise en forme imposée et fait foi du contenu
sera signé par les responsables

:arrow: Le role du PV
* retranscrit les echanges, les discussions des participants a cette assemblée
* permet de garder une trace
* rapporte les faits avec exactitude

:arrow: Les caractéristiques de redaction
* "Je / Nous" sont a bannir
* le redacteur ne parle pas en son nom personnel mais se contente de mettre en forme les propos pris en note lors de l'assemblée
* ton impersonnel
*neutralité, objectivité, et voix passive


:arrow: Les caractéristiques de présentation
1) Structure des infos
doc plus formel que la note ou le rapport
- entente complete
- titre "proces verbal de l'assemblée générale du...)
- l'ordre du jour (liste des themes abrodés)
- Noms et fonctions des personnes présentes, absentes, (excusées ou non)
- indication des deux signataires (président de la séance et redacteur)


:arrow: Le contenu

a) Phrase d'introduction
Elle indique l'heure d'ouverture de la reunion
indique les noms du président et du redacteur
la date est inscrite en toute lettre
Annonce l'ordre du jour

b) Le corps du texte
Restitue les debats dans l'ordre chronologique

c) conclusion
Décisons prises
l'heure de fin de seance ecrite en toutes lettres

:arrow: Mode de transmission
Voie interne : support papier
Voie elctronique : intranet
 
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