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Quelles actions choisiriez-vous ?

L

Ligamax

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Bonjour,
Je souhaite avoir un avis sur ces deux actions, selon vous laquelle est la plus intéressante ?

1- Gestion des revues.
Cela comprend la conception d'une base de données sur Access afin de procéder au bulletinage des revues (pour rappel c'est le pointage des revues à leur réception afin de savoir si des numéros manquent et être en mesure de faire une réclamation à l'éditeur), éditer la liste des lecteurs intéressés et leur remmetre selon les cas soit la revue ou le sommaire, le classement des revues sur des présentoirs pour les exemplaires en cours ou dans les boîtes à archives pour les numéros précédent, épurer (jeter) les numéros supérieurs à un an.

2-Tri et transmission des archives
Les archives de l'association qui datent des années de 1935 à 1980 sont en désordre. Nécessaire de faire du tri, car des documents sont classés en double ou en triple. Une fois le tri effectué, je dois transmettre ces archives aux Archives Départementales. Je mets les archives dans les boites numérotées. Je conçois un tableau afin de lister les boites et le contenu. Je prends contact, fixe rendez-vous pour la remise des archives.

Laquelle des deux vous semble intéressante, sachant que j'ai déjà une action qui est la programmation, mise en oeuvre et utilisation d'une base de données sur Access. En fait, c'est un fichier relation presse qui sert à l'association pour contacter les journalistes pour les communiqués de presse et conférences de presse.

Merci de me donner votre avis.
 
c'est delicat de choisir mais je prendrai la seconde pour voir comment tu as géré l'archivage, quel type de classement tu as choisi, quels sont les critères de tri.......

mais pouquoi cette question ???
si c'est pour selectionner les actions significatives, choisis celle ou tu te sens le mieux pour la presenter
 
Merci d'avoir répondu...

Concernant le type de classement que j'ai choisi ; je ne l'ai pas choisi car il m'est imposé par les Archives départementales le lieu où nous les transmettons. Pour information les archives départementales sont chargées de veiller à la bonne conservation de l’ensemble des documents produits par les institutions publiques du département. Elles reçoivent les archives destinées à une conservation définitive en provenance du conseil général, de la préfecture, des services déconcentrés de l’Etat, des institutions judiciaires, des notaires… En outre, des archives d’origine privée, entrées par achat ou par don de leurs propriétaires permettent de garder la mémoire d’entreprise, d’association. Notre association rentre dans ce cadre-là. Le plan de classement est donc imposé par les archives départementales.
Concernant le tri : tout e qui ne rentre pas dans le plan de classement, ne peut pas être transmis et doit donc rester au sein de l'association, c'est notamment le cas pour les fiches de paye, les contrats de travail, les factures, les budgets... De plus, ce qui est supérieur aux années 1980 doit également rester au sein de l'association car trop récente pour être transmises. Quand je décide de transmettre une archive, je l'insère dans une pochette et note dessus la cote de classement. A la fin je rassemble ces pochettes par cet ordre de classement dans des boites à archives et les numérote. Dans Je conçois le tableau d'inventaire. Ex. : boîte n°1 : 123 rassemblement : Titre du document. Puis je procède aux transferts des archives.

Je suis pas certaine que ça puisse passionner le jury...
 
J'ai proposé moi-même de procéder au tri et de prendre contact avec les archives départementales. Ces archives nous prennent de la place et personne ne le faisait. Cette activité était dévolue à un archiviste mais il est parti et n'a pas été remplacé... Comme nous avions besoin de place, j'ai proposé de le faire... C'est vrai que le plan de classement m'est imposé... mais je décide moi même des archives que je transmets, j'entends par là que personne ne vient me dire : &quot;tu vas faire du tri dans ces boites là&quot; c'est moi qui décide par quel bout je commence... Concernant le plan de classement, je me suis vite rendu compte que je ne pouvais pas le bouger mais j'ai décidé de transmettre ces archives selon ce plan de classement, personne ne m'a suggéré de le faire mais cela me semblait logique de procéder de cette façon. Concernant la vérification de ce que je transmets, elle ce fait en fin de chaine lorsque je transmets un double de mon travail au secrétaire général pour qu'il soit informé de ce que j'ai transmis. Par ailleurs, je suis amenée à jeter des archives qui sont en double mais personne ne s'amusent à vérifier si je ne jette pas des exemplaires uniques... A moi de prendre mes responsabilités et de faire attention.
Merci de me dire si mes initiatives sont suffisantes ou non.
 
a partir de quoi t'es tu basée pour savoir si ce doc etait important ou pas ??
s tu concu quelque chose de nouveau ???? mis à part d'avoir classé
 
Face à un document je me demande d'abord si c'est un document &quot;administratif&quot; : contrat de travail... ou &quot;financier&quot; factures... Si cela en est un, ce document est conservé au sein du siège, je le mets de côté pour le classer avec les documents de mêmes natures. Si ce document n'est ni administratif, ni financier, je consulte le plan de classement. Si ce document rentre dans le plan de classement je le côte, le classe pour le transmettre. Si ce document ne rentre pas dans ce plan de classement, je m'interroge pour savoir s'il est vraiment utile et en quoi il pourrait être intéressant. Pour cela, je réfléchi et me demande a qui ce document était destiné, à quoi il a servi, quelle utilisation pourrait en faire quelqu'un intéressé par l'histoire de l'association. S'il n'a aucun intérêt aujourd'hui je le jette, c'est le cas par exemple du brouillon d'une revue, surtout si la revue est archivée, donc poubelle. Pour l'instant, cela ne m'est pas arrivé qu'un document qui ne s'insérait pas dans le plan de classement doive être transmis, si cela était le cas je lui donnerai une cotation et informerai le responsable des archives départementales...
Je crois que la conclusion s'impose d'elle-même soit j'arrive à tomber un jour sur un document qui ne s'insère pas dans le plan de classement et dans ce cas là, je le cote pour le transmettre. Soit je n'en trouve pas et dans ce cas-là je ne peux pas prendre cette activité...
 
car la tu n'as pas de marge de manoeuvre !! tu suis le plan de classement et tu le cote

j'aimerai qu'un prof te donne son avis
je ne suis pas prof et donc mon avis ne compte pas enormement
 
Logigramme... tu veux parler de l'organigramme de programmation ? Autrement dit de l'organigramme présenté avec les symboles de &quot;début&quot; et &quot;fin&quot; accompagné de losanges pour signifier les questions ? Oui, j'en ai fait un, pour présenter à mon supérieur la façon dont j'allais procéder pour trier ces archives...
 
oui c'est de ca que je parlais

ca permettrait a une autre personne que toi avec ton schéma de pouvoir trier
une sorte de mode opératoire
 
Merci, pour tes réponses...
Mais je vais peut être tenter cette activité car après tout un travail est fait de contraintes et je peux présenter le plan de classement comme une contrainte...
Si on résume j'ai réalisé un organigramme, qui peut servir de mode opératoire et le justifier comme introduction de nouvelles procédures. En effet, cela fait 6 ans qu'aucune archives n'a été transmises et que personne ne savait comment procéder... En plus, c'est une aide concrète, en effet, sans la transmission des archives il ne sera plus possible de classer quoi que ce soit...

Ligamax
 
pourquoi les archives n int elles pas ete triées depuis 6 ans
quand tu n'y seras plus, qui le fera ???
ne peux tu pas mettre en place quelque chose pour que ca soit fait facilement et regulièrement
 
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