Comment remplir un dossier?

[yasmeen34]

Bonsoir à toutes et à tous! :lol:

J'ai effectué un stage dans une banque au service contentieux en Mai-Juin 2004 et le but de mon action était de réorganiser le service car tous les dossiers étaient mal classés ( je l'ai fait manuellement).
De plus ils leurs manquaient quelques lettres de rappels, un moyen pour se retrouver dans les dossiers bref, je me suis rendue-compte qu'il n'y avait pas vraiment grand-chose pour constituer un bon dossier, est-ce que certaines ou certains d'entre vous se sont retrouver dans le même cas? Si oui, pourriez-vous me suggérer quelques conseils pour donner plus de corps au dossier? MERCI à tous ceux et celles qui me répondront.

 

[vestal974]

Une piste éventuellement

Salut Yasmeen34,

Concernant les dossiers contentieux, tu as procédé en quelque sorte à un classement et à un archivage (mise en boîte, rangement dans une ramoire ou dans le style) de ces dossiers !

As-tu mis un moyen informatisé en place pour le suivi des dossiers ?(suivre l'historique d'un dossier client)?

As-tu pensé à réaliser un logigramme (mode opératoire) pour la procédure contentieux?
(Réception dossier contentieux -> envoi 1ère lettre rappel -> si contentieux réglé alors classement du dossier, sinon 2ème lettre de rappel, etc.) ou dans le style

Concernant les courriers as-tu créé des modèles de documents ou as-ty simplement envoyé des lettres de relance?

@+

 

[yasmeen34]

explication de l'action.

Bonjour Vestal974 !!!

En fait ce que j’ai fait est franchement simple.

Dans ce service j’ai remarqué que tous les dossiers étaient mal classés, rangés, alors j’ai tout reclassés à la main et replacés dans leur endroit initial, ç’est-à-dire, dans une armoire car ils étaient principalement par terre.

1°) Puis, en m’appuyant sur un document de suivi de certains dossiers, j’ai réalisé des lettres de rappel en fonction des plans d’amortissements qui n’étaient pas respectés

2°) J’ai créé un tableau mentionnant :
- les frais des avocats
- le nom du dossier
- la date
- le destinataire
- libellé etc.…
en fonction des avocats, notaires, huissier, et divers en créant des liens hypertextes pour cela j’ai utilisé Word et Excel. A la suite de ce fichier j’ai crée une lettre de rappel sur la confirmation d’honoraires car certains avocats ns réclamait des frais qu’on leur avait déjà attribué.

3°) J’ai mis en place un tableau regroupant les différents dossiers en fonction de l’importance du montant, je les ai classés par couleur :
- Vert : dossiers anodins
- Jaune : dossiers moyens
- Rouge : importants
- Noires : difficiles

4°) Enfin j’ai fait un idéogramme sur le service avec Word

Voilà c’est tout, je sais ç’est très pauvre, mais je ne maîtrise pas encore très bien l’outil informatique car je sors d’un bac L et j’étais un peu limité, ç’est pour cela que je vais te paraître ridicule en te posant cette question mais qu’est-ce qu’un mode répertoire ?
Sincèrement suis-je vraiment dans la panade ? En tout ç’est super sympa que tu te penches sur mon cas, et merci encore pour tes précieuses aides. A bientôt.
:lol:

 

[vestal974]

Mode opératoire

Salut,

Le logigramme (mode opératoire) permet de visualiser le déroulement d'un programme informatique. Il peut aussi décrire schématiquement dans notre cas un processus administratif.

On utilise pour cela des symboles normalisé
- rectangle aux coins arrondis (début et fin de séquence)
- rectangle (action ou traitement d'une info)
- losange (test logique)
- flèche (connecteur)

@+

 

[ghanima4]

ne te dévalorise pas, ni ton travail.

c'est loin d'être "pauvre" comme tu le dis. y a pas mal de choses exploitables dans tout ce que t'as fait. et y a une démarche. t'as pas fait ça au hasard, tu sais où tu vas et tu as créé les outils en conséquence.
d'après les dires de ma prof de droit (qui fait aussi orga/gestion et examinateur), il y en a bien d'autres qui avec 3 fois moins réussissent à en parler de telle manière que t'as l'impression qu'il y a eu une tonne de boulot monstrueux de fait pour y arriver..

t'es donc loin d'être dans la panade !

 

[yasmeen34]

Merci Ghanima4

MERCI beaucoup pour ton message,

Trés réconfortant, ça m'a beaucoup rassuré, mais malheureusement les profs ont une telle façon de nous parler qu'on a l'impression que tt ce que l'on fait est nul et aucuns sens, et que nous sommes loin d'être de vraies assistantes de direction, ce qui n'est pas totalement faux.

En tout cas tu m'a bcp remonté le moral, merci mille fois et gros bisous, à bientôt j'espère.

 

[angel ales]

Re: Merci Ghanima4

MERCI beaucoup pour ton message,

Trés réconfortant, ça m'a beaucoup rassuré, mais malheureusement les profs ont une telle façon de nous parler qu'on a l'impression que tt ce que l'on fait est nul et aucuns sens, et que nous sommes loin d'être de vraies assistantes de direction, ce qui n'est pas totalement faux.

ca c'est pour vous motiver, renforcer votre caractère, meme si des fois ca blesse

 

[Ptite diabless]

Perso nos profs veulent pas qu'on fasse de stage dans une banque car elles pensent qu'il y a rien à faire, la preuve que c'est faux mais tout dépend de la boîte aussi car aparament toi ils t'ont laissé pas mal de responsabilités et ça c'est 1+... Mais moi j'trouve que ce que t'as fais en stage est plutot pas mal faut juste voir comment tu vas pouvoir mettre en forme tout ça..