La communication est ce par quoi une personne renseigne ou influence une autre personne (ou groupe) et en est renseignée ou influencée. Autant, lors de conversations orales, des précisions peuvent être apportées pour éclaircir un message, autant un écrit SE DOIT d’être clair et donc rédigé (par l’émetteur) de façon à être compris directement par le récepteur.Aussi, outre une rédaction et une orthographe irréprochable, il convient de respecter des règles de mise en forme des documents tels que les courriers, les notes de service ou encore les notes de synthèse…
Pour information, je rappelle que les lettres majuscules NE SONT PAS dispensées d’accentuation É È À Ç
LES COURRIERS
Qu’ils soient d’ordre administratif, comptable, commercial …, les courriers suivent des règles strictes de structure (éléments obligatoires, paragraphes…).
Ils font rarement plus d’une page, sont aérés, clairs et sous forme de publipostage lors qu’ils s’adressent à plusieurs personnes (regroupées en base de données).
Vous trouvez, pages 1 et 2 du document joint, l’ensemble des éléments obligatoires et leur mise en page, et page 3 un exemple de lettre accompagnée d’un coupon réponse (ce dernier pouvant être fait sur une autre page pour les besoins de la mise ne forme)
LES NOTES DE SERVICE OU D’INFORMATION
Ces notes font partie des documents dits « descendants » puisqu’ils partent de la direction vers le personnel. Il n’existe pas de présentation type, uniquement des éléments obligatoires.
Vous trouvez, page 1 du document joint, l’ensemble des éléments obligatoires, et page 2 un exemple de note d’information.
LES RAPPORTS / NOTE DE SYNTHÈSE
Ces documents font partie des documents dits « ascendants » puisqu’ils sont destinés à la hiérarchie.
La lecture seule de ces documents doit permettre de tout comprendre, même si des recherches ont été effectuées sur des documents support de réflexion… l’objectif étant de présenter à votre supérieur un document de travail synthétique.
Il n’existe pas de présentation type, uniquement des éléments obligatoires.
Vous trouvez, page 1 du document joint, l’ensemble des éléments obligatoires, et page 2 un exemple de note de synthèse.