Action la gestion informatisée du traitement du courrier

[jeannette]

Bonjour,

Changement de programme, ma deuxième action de stage à la communauté de communes sera la gestion informatisée du traitement du courrier, qui a des idées des tâches de cette action ? Vos idées me seraient d'un grand secours, j'ai cependant quelques informations :

Ils enregistrent tout sur un cahier de l'arrivée et sortie des courriers, la responsable voudrait que tout ça soit informatisée.

1) Se renseigner sur plusieurs prestataires (devis), ce qui se fait, ce qui est mieux
éventuellement une sorte de rapport pourquoi on veut changer de procédé, quelquechose qui ressemblerait à avantages et inconvénients, faire un comparatif

2) Voir logiciels qui présentent le meilleur rapport qualité/prix (faire un grand nombre de devis), faire un rapport

3) Rencontre avec les prestataires

Que pourrais-je faire pour gonfler cette action ?, sinon je vais peut être poser une question bête, mais je n'ai jamais fais de demande de devis, je suppose que ça se fait par téléphone, comment ça se passe concrétement ? Merci, j'espère aider d'autres personnes en donnant mes quelques informations.

 

[Ys]

J'ai fait une action similaire pour le BTS, et pour la gestion informatisée du chrono courrier j'avais utilisé un simple formulaire Acess, simple à utiliser, fiable et surtout à faible coût!

Déjà, tu peux:

- établir les différents problèmes qui se posent aujourd'hui pour le courrier (perte de courrier, copies multiples, mauvaise organisation)
- faire un plan de classement

voilà, j'espère t'avoir aidé :happy:

 

[jeannette]

Merci beaucoup, c'est toujours ça de pris lol !

 

[Ys]

Qu'entends tu par plan de classement :arrow2:

Et bien, comment classes-tu tes courriers? (alphabétique, par émetteur, par date, par sujet?)

 

[jeannette]

J'ai fait une action similaire pour le BTS, et pour la gestion informatisée du chrono courrier j'avais utilisé un simple formulaire Acess, simple à utiliser, fiable et surtout à faible coût!

Comment se présentait ton formulaire ?

 

[Ys]

Comment se présentait ton formulaire ?

Hé bien en fait, j'avais 2 cases:
-courrier arrivée
-courrier départ
lorsque je cliquais dessus, j'arrivais sur un formulaire avec différentes cases à remplir:
-emetteur
-destinataire
-objet
-date (cela se faisait automatiquement)
-classement (par ex: A00=administration)
et ensuite cela me délivrait un numéro automatique que je reportais sur le courrier.

Comme ça, lorsqu'on me demandait quand tel courrier était arrivé/parti je pouvais le retrouver simplement :happy: soit dans ma BDD, soit dans mon armoire ("c'est le courrier numéro 506, et hop je le sortais&quot
c'est clair? :wink2:

 

[jeannette]

Hé bien en fait, j'avais 2 cases:
-courrier arrivée
-courrier départ
lorsque je cliquais dessus, j'arrivais sur un formulaire avec différentes cases à remplir:
-emetteur
-destinataire
-objet
-date (cela se faisait automatiquement)
-classement (par ex: A00=administration)
et ensuite cela me délivrait un numéro automatique que je reportais sur le courrier.

Comme ça, lorsqu'on me demandait quand tel courrier était arrivé/parti je pouvais le retrouver simplement  :happy: soit dans ma BDD, soit dans mon armoire ("c'est le courrier numéro 506, et hop je le sortais&quot
c'est clair?  :wink2:

Non pas trop, j'ai dû mal à voir comment on peut faire ça... :cry: :wacko:

 

[lenou94]

Non pas trop, j'ai dû mal à voir comment on peut faire ça...  :cry:  :wacko:

oui moi non plus tu as un logiciel spécial ??? :blink:

 

[Ys]

Non pas trop, j'ai dû mal à voir comment on peut faire ça...  :cry:  :wacko:

avec un formulaire sous access.. jpeux pas faire plus simple comme explication!

 

[jeannette]

Hé bien en fait, j'avais 2 cases:
-courrier arrivée
-courrier départ
lorsque je cliquais dessus, j'arrivais sur un formulaire avec différentes cases à remplir:
-emetteur
-destinataire
-objet
-date (cela se faisait automatiquement)
-classement (par ex: A00=administration)
et ensuite cela me délivrait un numéro automatique que je reportais sur le courrier.

Comme ça, lorsqu'on me demandait quand tel courrier était arrivé/parti je pouvais le retrouver simplement  :happy: soit dans ma BDD, soit dans mon armoire ("c'est le courrier numéro 506, et hop je le sortais&quot
c'est clair?  :wink2:

Je pense avoir cerné un peu mieux le truc, comme quoi quand on se creuse un peu le ciboulo... :arrow2:
Je crois qu'eux aimeraient par référence (pour savoir quelle est la personne qui a envoyé le courrier) et par émetteur ou destinataire. Ton formulaire, tu l'as fais sous access mais il peut être fait sous excel je suppose.

 

[Ys]

Je pense avoir cerné un peu mieux le truc, comme quoi quand on se creuse un peu le ciboulo... :arrow2:
Je crois qu'eux aimeraient par référence (pour savoir quelle est la personne qui a envoyé le courrier) et par émetteur ou destinataire. Ton formulaire, tu l'as fais sous access mais il peut être fait sous excel je suppose.

Oui c'est possible de le faire par destinataire également, c'est même parfois plus simple.
Oui, il peut, mais disons qu'access tu peux définir des champs à remplir automatiquement, il y donc moins de risques d'erreurs :wink2:

Concernant le classement numérique, dans mon entreprise je scannais tous les courriers, en notant leur numéro dessus, et la date et ensuite je les classait dans un dossier sur le réseau par classement A000 - Administration et puis ensuite je mettais le numéro que j'avais par exemple: 102_Note interne du 12/01/2005.
Compris? :wink2:

Si c'est pas clair faut le dire, hésites pas, parce que c'est pas facile à expliquer!