Action - Traitement du courrier

[lenou94]

Vous pensez que mon action est bien : "Traitement du courrier" avec :

- l'arrivée du courrier (où, qu'est-ce qu'on fait avec, à qui il est destiné),
- l'envoi du courrier (pour signature de la directrice régionale)
- l'envoi du courrier (normal)
- décriptage de la présentation obligatoire du courrier
- référence courrier (où la placer, mise en commun du fichier sur tous les ordinateurs du service)
- classement du courrier,
- suivi du courrier (quand il est redistribuer et qui attend une réponse)
- mails reçus (car mon chef ne les lit que sur papier et pas outloock)

Il faut savoir que depuis mon arrivée, le traitement du courrier est devenu plus simple, j'ai modifié pleins de trucs...

Je sais pas du tout si ça peut aller et ce que je peux faire en plus, sachant que j'ai déjà fait un guide pratique du secrétariat et que j'ai vite fait résumé ça...

Merfi pour vos réponses ! :kiss:

 

[angel_ales]

c'est assez delicat
quand tu dis "l'arrivée du courrier" peux tu developper plus
si ca ne constiste qu'a distribuer le courrier en fonction des services c'est peut etre un peu juste

presente ton action différemment
part du dysfocntionnement du courrier, quels etaient les problèmes, les conséquences
réflexion sur les problemes et mise en place d'idées
choix des idées en fonction de la structure, du budget (si création)
mise en place des solutions
bilan

 

[lenou94]

c'est assez delicat
quand tu dis "l'arrivée du courrier" peux tu developper plus
si ca ne constiste qu'a distribuer le courrier en fonction des services c'est peut etre un peu juste

presente ton action différemment
part du dysfocntionnement du courrier, quels etaient les problèmes, les conséquences
réflexion sur les problemes et mise en place d'idées
choix des idées en fonction de la structure, du budget (si création)
mise en place des solutions
bilan

merfi pour tes réponses  :kiss:

l'arrivée du courrier c'est :
- le dispatchement si jamais c'est pas pour mon chef
- la saisie informatique des références du courrier (c'est moi qui l'ai créer avant c'était sur papier)
- mettre le tampon et trier dans différentes pochettes (action, information,.... et pour chaque pôle)

 

[Ys]

Etablis une procédure pour ça, afin de mieux le faire comprendre à celle qui te remplacera par exemple :happy:

 

[lenou94]

Etablis une procédure pour ça, afin de mieux le faire comprendre à celle qui te remplacera par exemple  :happy:

procédure dans le genre ordinogramme / logigramme ?

 

[Ys]

procédure dans le genre ordinogramme / logigramme ?

Non, dans le genre quels sont les problèmes et ce que je fais pour les résoudre  :smile:
Exemple:

1. Le courrier arrivé par la poste
1.1 Je le tri
1.2 Je le numérote
1.3 Je le classe

1. Le courrier arrivé par mail
1.1 Je le tri
1.2 Je le numérote
1.3 Je le donne à mon chef qui en fait ce qu'il veux  :laugh:

Il s'agit d'écrire précisemment quoi faire, avec quel courrier comme un ordinogramme, mais version texte. Tu feras ensuite signer cette procédure par ton chef :happy:
Tu peux également faire un schéma expliquant ce que tu fais des courriers (traitement, classement, archivage, etc)  :happy:

 

[lenou94]

merfi ma poule :kiss:

 

[Ys]

merfi ma poule  :kiss:

j'avais fait ça dans mon entreprise, mais impossible de retrouver la procédure :embarassed:
Et les problèmes rencontrés avant ce classement tu les as référencés?

 

[lenou94]

j'avais fait ça dans mon entreprise, mais impossible de retrouver la procédure  :embarassed:
Et les problèmes rencontrés avant ce classement tu les as référencés?

ba euhhh lol, oui c'était pas pratique du tout par écrit, perte de temps, mauvais classement (on ne récupérait pas toutes les lettres pour le classement), pas de suivi assuré (ou très peu)...
mais faut dire que je suis à la DRH de la SNCF... grand service donc beaucoup de pb ! lol  :wink2:

jpeux même faire un diagramme de causes à effets...

 

[Ys]

ba euhhh lol, oui c'était pas pratique du tout par écrit, perte de temps, mauvais classement (on ne récupérait pas toutes les lettres pour le classement), pas de suivi assuré (ou très peu)...
mais faut dire que je suis à la DRH de la SNCF... grand service donc beaucoup de pb ! lol  :wink2:

jpeux même faire un diagramme de causes à effets...

ha oui mais c'est pas à moi qu'il faut le dire :chessy: faut que ce soit écrit quelque part! j'suis en train de me demander quel outil on peut utiliser pour les répertorier? ishikawa? hum.. c'est loin tout ça!

 

[lenou94]

ha oui mais c'est pas à moi qu'il faut le dire  :chessy: faut que ce soit écrit quelque part! j'suis en train de me demander quel outil on peut utiliser pour les répertorier? ishikawa? hum.. c'est loin tout ça!

lol diagramme des 5 M (Moyens, Matériel, Milieu, et y'en a toujours 2 que je me rapelles pas lol...)

 

[Ys]

lol diagramme des 5 M (Moyens, Matériel, Milieu, et y'en a toujours 2 que je me rapelles pas lol...)

Ouais, un ishikawa quoi...