Aide pour Action de prospection et suivi des relances !

[Marion34]

Bonjour à tous, je suis nouvelle sur le forum car cela fait pas mal de temps que je rame sur mon action et je n'arrive pas à avancer...
Mon copain est graphiste illustrateur, il a ouvert son entreprise depuis octobre 2007, je pense qu'il est possible de faire une action : prospecter pour augmenter son CA, assez bas.

J'ai ma cible qui est de 40 prospects (vendeurs de stickers,déco...), que j'ai répertorié dans Excel, avec nom, adresse, e-mail...
J'ai fais un tableau comparatif des différents moyens de communication, j'ai choisi l'e-mail.
J'ai donc crée sur word un e-mail type pour faire le publipostage via outlook.
Mais voilà je ne sais pas quel moyen utilisé pour relancer les prospects ? Dois-je continuer sur excel ? aprè les noms et adresses faire une colonne "Mode d'envoi" "date d'envoi" "Retour ?" Date de relance" "Retour?" (si les e-mails sont invalides j'ai crée une lettre type que j'enverrais à la place de l'email).

Je voudrais que mon action soit significative, et puisse servir dans l'avenir. Pouvez-vous m'aidez ?

Par avance je vous remercie

Marion

 

[Ludivine91]

Et pourquoi pas utiliser Access ?

 

[patrice084]

J'ai ma cible qui est de 40 prospects (vendeurs de stickers,déco...), que j'ai répertorié dans Excel, avec nom, adresse, e-mail...
J'ai fais un tableau comparatif des différents moyens de communication, j'ai choisi l'e-mail.
J'ai donc crée sur word un e-mail type pour faire le publipostage via outlook.
Mais voilà je ne sais pas quel moyen utilisé pour relancer les prospects ? Dois-je continuer sur excel ? aprè les noms et adresses faire une colonne "Mode d'envoi" "date d'envoi" "Retour ?" Date de relance" "Retour?" (si les e-mails sont invalides j'ai crée une lettre type que j'enverrais à la place de l'email).

Je voudrais que mon action soit significative, et puisse servir dans l'avenir. Pouvez-vous m'aidez ?

Déjà mon avis sur la méthode ; pour un graphiste illustrateur utiliser le mail comme vecteur de communication est un mauvais choix. Difficile de montrer son savoir faire à travers un vulgaire mail dont vous n'êtes même pas assurer de la lecture par son destinataire. Avec 40 prospects, il est préférable de faire cela par courrier. Cela fera 20 euros en timbres mais au moins le document que vous enverrez sera représentatif du travail que vous voulez vendre.

Pour rendre votre action significative, il serait préférable de travailler sur Access. Les possibilités de développement sont largement supérieures à ce que vous pouvez faire sur Excel ; suivi de vos contacts ainsi que la possibilité ensuite de faire les factures.

Vous créez avec l'aide de votre copain le document que vous allez envoyer.

Ensuite la phase commerciale (envoi, suivi tel, prise de rendez vous, déplacement, bilan)

Et la phase comptable, avec le fameux calcul de couts (cout des documents, envoie, main d'oeuvre) et pourquoi pas un petit seuil de rentabilité pour déterminer combien de clients vous devez avoir pour rentabiliser cette opération qui pourra ainsi être renouveler chaque année.

 

[Marion34]

Bonjour et merci de votre réponse!!
Je vais utiliser access à la place d'Excel, j'y est déjà réfléchi enfait mais je bloque car je n'arrive pas à faire le modèle linéaire des données..
Une table prospect, ça Ok, mais les autres ? Je n'arrive pas à savoir quelle table créer pour me permettre tout le suivi des relances ect... Par contre pour ce qui est des factures, j'ai crée un système sur excel qui permet, à partir de macros, de transformer un devis en BC et un BC en facture, car sur les documents j'insère le tableau détaillé des cotisations à la MDA.

Pouvez-vous m'aider s'il vous plait ?

Merci

 

[patrice084]

Par contre pour ce qui est des factures, j'ai crée un système sur excel qui permet, à partir de macros, de transformer un devis en BC et un BC en facture, car sur les documents j'insère le tableau détaillé des cotisations à la MDA.

Il faut en dire un peu plus alors. Que vendez-vous ? Que facturez-vous ? MDA ? Mutuelle des Artisans ?

 

[Marion34]

Il est surtout dans l'illustration (création de visuel de tee-shirt, stickers muraux...) Enfait il dessine tout ce que lui demande le client, et tout se fait par internet (pas de RDV). Il n'existe pas de désignation pour des "services types" il marque lui même sur chaque document un libellé personnalisé (dimensions..). Peut-être faut-il créer des grandes catégories Ex: Création de visuels Tee shirt, Création de visuels stickers... et augmenter la liste au fur et à mesure ?

Il facture ses prestations de services H.T. car la TVA n'est pas applicable pour les micro entreprise. Sur le montant total H.T sont déduites des charges de cotisations que le client paye directement à la Maison des Artistes (sécu des artistes), et lui touche le reste. Il y a 1% du prix total H.T qui se rajoute aux cotisations et que le client doit également verser à la MDA. C'est pour ça c'est un peu compliqué..

 

[Marion34]

Ou sinon, personne pourrait m'aider pour le MLD d'une base de donnée simple pour relance ?

 

[patrice084]

Ou sinon, personne pourrait m'aider pour le MLD d'une base de donnée simple pour relance ?

Vous pouvez débutez par du simple :
- Facture (No_Fact, Date_Fact, code_client,montant_ht,date_règlement)
- Client (Code_client, raison_sociale, etc...)
- Règlement (code_client,date_règlement,montant_réglé)

Voilà déjà une base, ensuite faut analyser en profondeur pour savoir si vous devez ajouter une entité relance, et si vous envisagez de gérer le règlement des factures en automatique ou si vous le faite en manuel.

 

[Marion34]

Merci pour la réponse.
Que pensez vous de cela :

Table PROSPECTS
- N°
- Nom de l'entreprise
- Titre
- Nom
- Prénom
- Fonction
- Adresse 1
- Adresse 2
- CP
- Ville
- Téléphone
- Adresse mail

RELANCE
- N°
- Date d'envoi
- Date de relance
- Type de relance
- Réponse

et une entité DEVIS, BON DE COMMANDE, et FACTURES (afin d'avoir un suivi). Cependant si je crée les factures, devis, et BC sur access pourrais-je intégrer pour chaque document un tableau explicatif des différentes cotisations a la MDA, qui seront payées par le clent ?

 

[patrice084]

Que pensez vous de cela :

Table PROSPECTS

Sur quel champ allez vous faire la relation ?

Cependant si je crée les factures, devis, et BC sur access pourrais-je intégrer pour chaque document un tableau explicatif des différentes cotisations a la MDA, qui seront payées par le clent ?

Pour imprimer vos documents, vous allez devoir créer un état. Vous noterez dans votre état ces informations. Sont-elles fixes ?

 

[Marion34]

Sur quel champ allez vous faire la relation ?

Le Numéro du prospect non ?

Pour imprimer vos documents, vous allez devoir créer un état. Vous noterez dans votre état ces informations. Sont-elles fixes ?

Les libellés du tableau sont fixes mais les montants dépendent de la Base.

 

[patrice084]

Le Numéro du prospect non ?

Les libellés du tableau sont fixes mais les montants dépendent de la Base.

Pour la relation, si N° de la table relance correspond au N° de la table prospect, vous allez avoir une relation de 1 à 1 c'est à dire à 1 prospect correspond 1 seule relance.

Pour les montants, il suffit alors de faire un calcul dans l'état à partir de votre base.

 

[Marion34]

Pour la relation, si N° de la table relance correspond au N° de la table prospect, vous allez avoir une relation de 1 à 1 c'est à dire à 1 prospect correspond 1 seule relance.

Prospects 0________n Relances; un prospect est relancé aucune ou plusieurs fois ? Cela ne fonctionne pas ?

Comment résoudre ce problème ?

 

[patrice084]

Prospects 0________n Relances; un prospect est relancé aucune ou plusieurs fois ? Cela ne fonctionne pas ?

Comment résoudre ce problème ?

Table PROSPECTS
- N°
- Nom de l'entreprise
etc...

RELANCE
- N°
- Date d'envoi

Soit vous ajoutez dans la table relance, un champ n° de relance qui sera la clé, ou bien vous définissez une clé sur deux champs N° et Date d'envoi ce qui vous permettra d'avoir les cardinalités voulues.

 

[Marion34]

Merci de votre aide Pouvez-vous me dire ce qui ne convient pas dans mon MLD ?

PROSPECT (N° prospect;nom;adresse;CP;Ville; E-mail)

CLIENT ( N° Client; N° prospect)

DEVIS (N° Devis;Date début;Date fin;Désignation; Montant H.T #N° client#)

BON DE COMMANDE (N° BC; Date BC; Désignation;#N° Devis#)

FACTURE (N° Facture; Date facture;Désignation; #N° BC#)

REGLEMENT (N° client,date_règlement,montant_réglé)

RELANCE (N° Relance; Date d'envoi;Type de relance; Date relance; #N° Prospect#)

Merci d'avance