Bts ag - Début de projet E6

[xDemoisel]

Bonsoiiir :

Je me présente, je suis actuellement en seconde année de bts AG PME PMI.
On me demande de me lancer sur mon projet, je précise que je ne suis pas ici dans l'attente que vous me fassiez mon projet, mais de recevoir des informations et des aides de personnes qui ont déjà eu à faire un tel projet et ayant des idées pour me faire avancer.
Je suis dans un syndic immobilier depuis septembre 2012 et j'ai constaté comme principal "problème" l'utilisation excessive de papier, et 0 archivage/sauvegarde de données papiers sur pc.

J'ai déjà réalisé ma présentation d'entreprise et l'analyse de celle ci (contexte orga, comm)
Pour ce qui est du contexte financier mon entreprise refuse de me communiquer le bilan de la société car il est soit disant confidentiel, je ne sais donc comment gérer ce problème.
Pour l'inventaire des risques, je ne sais pas comment m'y prendre.
Et pour l'inventaire des problèmes, je garderais le 1er (Le problème du papier) : Informatisation des données.

Pourriez vous me donner des pistes de lancement si vous en avez.

En vous remerciant, je vous souhaite une bonne soirée.

 

[PITCHOUCHOO]

Re : Bts ag - Début de projet E6

Bonsoir Demoiselle,

Le projet d'informatisation des données est une idée interessante, pour ta problématique tu peux essayer de commencer comme çelà :

Qui ? les acteurs concernés par le projet
Quoi ? Ton objectif
Où ? Service compta, commercial, clients ?
Quand ? De quand à quand
Comment ? Statistiques, mesures, moyens matériels, ressources
Combien ? Budget, coûts du projet, bénéfices
Pourquoi ? Finalité financières, sociétale, environnemental etc... ta problématique quoi
Et puis tu peux conclure avec des résultats chiffrés, en prouvant que ton projet à abouti à un gain de temps à la consultation des données, à sa sécurisation ( voir chapitre des TICS en entreprise)

J'espère t'avoir aidé un petit peu.

;-) Pitchou

 

[xDemoisel]

Re : Bts ag - Début de projet E6

Bonsoir Pitchou,
Qui ? l'intégralité de l'entreprise (comptables, gestionnaires, secrétaires).
Quoi ? Facilité la recherche des documents et un accès simple à tous avec facilitée de mise à jour.
Quand ? Au plus vite, et pour toujours.
Comment ? Utilisation du scan, et le reste je ne sais pas.
Combien ? Budget ? aucune idée car je ne sais comment le mettre en place.
Pourquoi ? Finalité environnementale , baisse utilisation papier.

Merci pour ton aide !

 

[PITCHOUCHOO]

Re : Bts ag - Début de projet E6

Bonsoir Pitchou,
Qui ? l'intégralité de l'entreprise (comptables, gestionnaires, secrétaires).
Quoi ? Facilité la recherche des documents et un accès simple à tous avec facilitée de mise à jour.
Quand ? Au plus vite, et pour toujours.
Comment ? Utilisation du scan, et le reste je ne sais pas.
Combien ? Budget ? aucune idée car je ne sais comment le mettre en place.
Pourquoi ? Finalité environnementale , baisse utilisation papier.

Merci pour ton aide !

Pour le projet de numérisation, il faudra en parler à tes supérieurs pour avoir leurs avis, s'ils sont d'accord pour la numérisation de leurs dossiers, car j'imagine qu'à ton départ, ils vont continuer de numériser ? ( prestataire externe ou tâche affectée à un salarié) etc...
Par ailleurs, tu devras aussi te mettre en relation avec le service informatique pour qu'il y ait lecture seule des fichiers numérisés (pour la sécurisation des données, il ne faut pas de modifications, ni suppression possible par tes collegues).
Commence déjà par présenter ton projet à tes supérieurs.

Bon courage

 

[Collation]

Re : Bts ag - Début de projet E6

Ton projet serait donc : Mise en place d'une Gestion Électronique des Documents (GED) ? Cela me semble un projet intéressant. Tu devrais déjà commencer par en parler au dirigeant. Ensuite, où est le problème ? En quoi le fait que l'entreprise n'archive pas les documents sur ordinateur est un problème ? Je te conseille fortement de faire un Ishikawa ou quelque chose d'autre dans le même genre (très apprécié des examinateurs). Et après tu peux commencer par rechercher des prestataires, avec des critères bien définis. Tu dois également déterminer des procédures une fois la GED installée. Qui s'en occupera ? Pour quels documents ? etc. C'est un projet intéressant si il est pris à bras le corps.

En ce qui concerne les données financières, internet est ton ami. Vas sur société.com.