Lea gestion d'un fonds documentaire

[mary190188]

Bonjour à tous,

Je vais commencer ma deuxième action : la gestion d'un fonds documentaire.

Il faut d'un un premier temps que j'interroge les différents acteurs pour réunir la documentation qui est présente dans un peu tous les services et leur demander la façon dont ils veulent utiliser la documentation, puis je dois créer une base de données mais sur Excel impérativement et ensuite mettre en place un mode de classement et d'archivage.

Je ne sais pas par ou commencer et quels outils utiliser. De plus je n'ai pas encore vu ce cours avec mes prof.

Pouvez vous m'aider svp ?

Merci

 

[patrice084]

Il faut d'un un premier temps que j'interroge les différents acteurs pour réunir la documentation qui est présente dans un peu tous les services et leur demander la façon dont ils veulent utiliser la documentation, puis je dois créer une base de données mais sur Excel impérativement et ensuite mettre en place un mode de classement et d'archivage.

Dommage pour excel ! Access permettrait des extensions intéressantes et notamment pour la partie des tris, requêtes etc...

 

[mary190188]

Oui c'est dommage mais mon responsable ne souhaite pas que j'utilise access car le personnel n'est pas formé à ce logiciel.

 

[patrice084]

Oui c'est dommage mais mon responsable ne souhaite pas que j'utilise access car le personnel n'est pas formé à ce logiciel.

Cela vous ferai une action supplémentaire avec la formation des personnes. D'autre part, une application bien montée ne nécessitera quasiement pas de formation, en tout cas pas plus que pour excel. Pour en revenir à votre fond, quelles sont les résultats que vous devez fournir ? (papier, fichier...)

 

[mary190188]

Je dois récupérer tous les documents dispatchés actuellement dans les 3 services. Ensuite déterminer les documents qui sont pour tel service. La base de données sera consultable par le personnel pour rechercher le document qu'il souhaite. (Je pense au préalable interroger le personnel pour savoir si il souhaite que les documents soit regrouper dans un ou plusieurs lieu, mes je pense, par simplicité, que les documents seront classer dans une armoire commune)

J'espère être clair, car c'est un peu confus je viens juste de commencer cette action. Il vais la réaliser cet été mais il faut que d'ici quelques jours j'ai le plan et l'objectif de mon action pour ma prof.