Bonsoir !!
Voilà, j'ai terminé (plus ou moins) une 1ère action que j'ai effectuée en mairie dans une petite commune, en 2 fois (2 stages : 4 semaines et 2 semaines) et j'aurais aimé avoir votre opinion... et savoir comment je peux la présenter le jour J.
ACTION : recrutement de 2 agents d'entretien (pour la commune) en contrat accompagnement dans l'emploi (CAE)
1er stage :
1/ Avec la secrétaire, j'ai relevé les principales caractéristiques des 2 postes à pourvoir
:fleche: je les ai répertoriées dans une fiche d'attribution (avec accord du maire)
:fleche: création d'une fiche téléphonique
:fleche: word
2/ J'ai appelé l'ANPE et demandé une personne s'occupant des contrats aidés pour lui expliquer que la mairie recherche 2 agents d'entretien. j'ai donné la liste de compétences requises.
:fleche: utilisation de la fiche d'attribution
:fleche: utilisation de la fiche téléphonique
:fleche: la conseillère me propose 3 personnes en CAE, temps partiel 30h. Elles me donnent les coordonnées de ces personnes.
:fleche: compte-rendu de la communication orale à la secrétaire et au maire
:fleche: réalisation d'un tableau servant de base au tri des candidatures que j'ai donné au maire pour qu'il inscrive les dates d'entretien et les horaires pour que je puisse contacter les candidats.
:fleche: word
3/ Après proposition des dates et horaires d'entretien, j'ai téléphoné aux personnes pour leur demander si elles sont intéressées par le poste et je leur ai donné date et heure pour passer l'entretien avec le maire. Ils doivent apporter leur CV
:fleche: utilisation de fiches téléphoniques
:fleche: compte-rendu de la communication orale à la secrétaire et au maire
:fleche: accueil des 3 candidats le jour J. Une seule matinée. 3 entretiens. Je les conduits à l'étage dans la salle communale.
4/ Compte-rendu des entretiens par le maire. Il m'a redonné le tableau pour que je puisse envoyer une lettre de refus à 1 des 3 personnes et téléphoner aux 2 autres qui ont été retenues pour leur fixer un RDV pour signer leur contrat. Ils doivent apporter un RIB et leur N° de sécu.
:fleche: utilisation de fiches téléphoniques
:fleche: 2 appels téléphoniques
:fleche: création et mise en page d'une lettre de refus
:fleche: avec l'aide de la secrétaire de mairie, j'ai tapé les contrats d'embauche.
:fleche: les candidats ont signé leur contrat avec le maire...
:fleche: word
5/ Fiche de paie
:fleche: j'ai établi les 2 fiches de paie
1) sur papier
2) je les ai tapé sur excel par la suite après correction par la secrétaire
:fleche: excel
2ème stage
6/ Lettres
La secrétaire m'a donné un brouillon (un projet) de lettre
:fleche: je l'ai mis en page et en valeur avant la signature du maire :fleche: avenant modificatif de durée hebdomadaire d'un contrat
:fleche: word
La secrétaire m'a demandé de réaliser une lettre destinée aux Assédics pour le suivi d'un des CAE à qui on a renouvellé le contrat.
:fleche: création, mise en page... et signature du maire
:fleche: word
7/ Fiches de paie de janvier : j'ai établi les fiches de paie des 10 salariés communaux du mois de janvier car changement de barême ou/et de base horaire
:fleche: d'abord sur feuille (d'après les dernières fiches de paie)
:fleche: puis sur logiciel
:fleche: correction de la secrétaire et validation
:fleche: création de répertoire, dossiers fiche de paie sur PC car les fiches de paie sont effacées tous les mois par les nouvelles fiches de paie (pas d'enregistrer sous) :fleche: manque de connaissance, petite structure donc pas de formation informatique.
Donc la secrétaire de mairie est obligée de recalculer et de tout refaire tous les mois.
:fleche: j'ai donc réalisé les formules de calculs pour lui faciliter les calculs et pour perdre moins de temps lors des fiches de paie.
Je lui ai montré comment ne plus effacer les dernieres fiches de paie en faisant des enregistrer sous et les classer dans dossier "fiches de paie", dossier "janvier2006'".
:fleche: avec l'aide de la secrétaire, j'ai établi des mandats des fiches de paie de chaque salarié avec un logiciel que je ne connaissais pas du tout (magnus).
Les mandats et fiche de paie sont envoyés à la trésorerie (après signature du maire) pour vérification, et après accord, c'est elle qui versera les salaires par virement. Elle nous renvoie une feuille pour accord et...
:fleche: ... les fiches de paie sont mises dans des enveloppes en attendant d'être distribuées.
:fleche: excel
Voilà, je suis désolée, c'est un peu long !! :blush:
Qu'en pensez-vous ?? est ce que mes idées sont bien organisées ? j'ai lu sur mon livret Cned, qu'il ne fallait pas expliquer dans l'ordre chronologique... mais par pôle... comment puis-je faire ??
En ce qui concerne les fiches de paie, pensez-vous utile de construire un diagramme d'Ishikawa pour expliquer les pertes de temps, les pertes des anciennes fiches de paie sur PC dû au manque de connaissance informatique ? la secrétaire calcule encore ses fiches de paie à la main avec une calculatrice car elle ne sait pas trop utiliser excel (heureusement qu'elle n'a que 10 fiches à faire !!)
Merci de votre aide !
Voilà, j'ai terminé (plus ou moins) une 1ère action que j'ai effectuée en mairie dans une petite commune, en 2 fois (2 stages : 4 semaines et 2 semaines) et j'aurais aimé avoir votre opinion... et savoir comment je peux la présenter le jour J.
ACTION : recrutement de 2 agents d'entretien (pour la commune) en contrat accompagnement dans l'emploi (CAE)
1er stage :
1/ Avec la secrétaire, j'ai relevé les principales caractéristiques des 2 postes à pourvoir
:fleche: je les ai répertoriées dans une fiche d'attribution (avec accord du maire)
:fleche: création d'une fiche téléphonique
:fleche: word
2/ J'ai appelé l'ANPE et demandé une personne s'occupant des contrats aidés pour lui expliquer que la mairie recherche 2 agents d'entretien. j'ai donné la liste de compétences requises.
:fleche: utilisation de la fiche d'attribution
:fleche: utilisation de la fiche téléphonique
:fleche: la conseillère me propose 3 personnes en CAE, temps partiel 30h. Elles me donnent les coordonnées de ces personnes.
:fleche: compte-rendu de la communication orale à la secrétaire et au maire
:fleche: réalisation d'un tableau servant de base au tri des candidatures que j'ai donné au maire pour qu'il inscrive les dates d'entretien et les horaires pour que je puisse contacter les candidats.
:fleche: word
3/ Après proposition des dates et horaires d'entretien, j'ai téléphoné aux personnes pour leur demander si elles sont intéressées par le poste et je leur ai donné date et heure pour passer l'entretien avec le maire. Ils doivent apporter leur CV
:fleche: utilisation de fiches téléphoniques
:fleche: compte-rendu de la communication orale à la secrétaire et au maire
:fleche: accueil des 3 candidats le jour J. Une seule matinée. 3 entretiens. Je les conduits à l'étage dans la salle communale.
4/ Compte-rendu des entretiens par le maire. Il m'a redonné le tableau pour que je puisse envoyer une lettre de refus à 1 des 3 personnes et téléphoner aux 2 autres qui ont été retenues pour leur fixer un RDV pour signer leur contrat. Ils doivent apporter un RIB et leur N° de sécu.
:fleche: utilisation de fiches téléphoniques
:fleche: 2 appels téléphoniques
:fleche: création et mise en page d'une lettre de refus
:fleche: avec l'aide de la secrétaire de mairie, j'ai tapé les contrats d'embauche.
:fleche: les candidats ont signé leur contrat avec le maire...
:fleche: word
5/ Fiche de paie
:fleche: j'ai établi les 2 fiches de paie
1) sur papier
2) je les ai tapé sur excel par la suite après correction par la secrétaire
:fleche: excel
2ème stage
6/ Lettres
La secrétaire m'a donné un brouillon (un projet) de lettre
:fleche: je l'ai mis en page et en valeur avant la signature du maire :fleche: avenant modificatif de durée hebdomadaire d'un contrat
:fleche: word
La secrétaire m'a demandé de réaliser une lettre destinée aux Assédics pour le suivi d'un des CAE à qui on a renouvellé le contrat.
:fleche: création, mise en page... et signature du maire
:fleche: word
7/ Fiches de paie de janvier : j'ai établi les fiches de paie des 10 salariés communaux du mois de janvier car changement de barême ou/et de base horaire
:fleche: d'abord sur feuille (d'après les dernières fiches de paie)
:fleche: puis sur logiciel
:fleche: correction de la secrétaire et validation
:fleche: création de répertoire, dossiers fiche de paie sur PC car les fiches de paie sont effacées tous les mois par les nouvelles fiches de paie (pas d'enregistrer sous) :fleche: manque de connaissance, petite structure donc pas de formation informatique.
Donc la secrétaire de mairie est obligée de recalculer et de tout refaire tous les mois.
:fleche: j'ai donc réalisé les formules de calculs pour lui faciliter les calculs et pour perdre moins de temps lors des fiches de paie.
Je lui ai montré comment ne plus effacer les dernieres fiches de paie en faisant des enregistrer sous et les classer dans dossier "fiches de paie", dossier "janvier2006'".
:fleche: avec l'aide de la secrétaire, j'ai établi des mandats des fiches de paie de chaque salarié avec un logiciel que je ne connaissais pas du tout (magnus).
Les mandats et fiche de paie sont envoyés à la trésorerie (après signature du maire) pour vérification, et après accord, c'est elle qui versera les salaires par virement. Elle nous renvoie une feuille pour accord et...
:fleche: ... les fiches de paie sont mises dans des enveloppes en attendant d'être distribuées.
:fleche: excel
Voilà, je suis désolée, c'est un peu long !! :blush:
Qu'en pensez-vous ?? est ce que mes idées sont bien organisées ? j'ai lu sur mon livret Cned, qu'il ne fallait pas expliquer dans l'ordre chronologique... mais par pôle... comment puis-je faire ??
En ce qui concerne les fiches de paie, pensez-vous utile de construire un diagramme d'Ishikawa pour expliquer les pertes de temps, les pertes des anciennes fiches de paie sur PC dû au manque de connaissance informatique ? la secrétaire calcule encore ses fiches de paie à la main avec une calculatrice car elle ne sait pas trop utiliser excel (heureusement qu'elle n'a que 10 fiches à faire !!)
Merci de votre aide !
ascompris;