la première chose à rédiger est une liste de contrôle pour tout récapituler (ce que tu dois faire avant, éventuellement pendant et après). Cela va t'aider dans la chronologie de l'action.
Quelques idées classiques à adapter à ton entreprise :
Connaître le lieu, heure, jour
ordre du jour si nécessaire
liste les personnes à inviter
courrier d'invitation
documentation à fournir (tu vas peut être participer à leur élaboration)
prévoir des boissons
organiser le repas du midi,
prévoir les déplacements éventuels (transport, hôtels...)
Compte rendu