Vos impressions concernant mes actions

[la971]

Bonsoir à tous,

Je souhaiterais avoir vos impressions quant aux actions que j'ai choisies :

- GESTION DES ACHATS ET ELABORATION DE BILANS
- RECHERCHES ET RESPECT DE LA LEGISLATION EN VIGUEUR
- GESTION DES CONGES ET DES DEPLACEMENTS DU PERSONNEL DU BUREAU
- REDACTION, TRANSMISSION ET CLASSEMENT DOCUMENTAIRES
- GESTION D’UN PROJET ECOLOGIQUE APPLIQUE AU NIVEAU DEPARTEMENTAL
- CREATION D’UN LIVRET D’ACCUEIL ET D’UN SITE WEB (EN COURS), SUPPORTS D’INFOS
- ORGANISATION ET PARTICIPATION AUX REUNIONS DU CONSEIL LOCAL

Avec mes remerciements anticipés.

 

[ico]

Les titres sont sympatiques et semblent "alléchants" mais sans le contenu, c'est tout ce que je peux dire :wink2:

 

[la971]

Merci ico d'avoir répondu si tu es encore là dans 30 min, je reviendrai et tâcherai d'être plus explicite. Je dois m'absenter peut-être à tout à l'heure pour le contenu de certaines actions car la dernière et le site Web ne seront pas faites avant fin septembre.

la971

 

[la971]

Me revoilà,

les 5 premières actions ont été faites dans une Administration relevant de la fonction publique d'état:
Je vais essayer d'expliquer ma démarche pour cette première action:
1- GESTION DES ACHATS ET ELABORATION DE BILANS
Je dispose d'un budget défini et surtout limité pour l'achat de consommables et d'équipements informatiques. Aussi, je suis donc amenée à faire des mises en concurrence par Outlook entre différents fournisseurs de façon à définir le fournisseur "le mieux disant" (il s'agit du fournisseur m'offrant le plus de garantie tant au niveau du prix, de la qualité du produit et du service rendu. J'établis alors des comparatifs de prix, je réponds à chacun des fournisseurs retenus ou pas. J'effectue alors des achats (bon de commande, envoi de fax,...) afin de répondre aux demandes des utilisateurs mais aussi en approvisionnant mon stock. Je règle aussi les litiges fournisseurs car il arrive parfois que les produits ne soient pas conformes ce que je vois notamment à la réception, bon de livraison, bon de commande à la main. Si aucun pb remerciements sinon, j'avertis mon service budget de ne pas payer la facture, avant règlement du litige,...
Concernant l'élaboration de bilans, il est vrai que j'ai un budget mais il est négligeable compte tenu des achats d'équipements à effectuer, je pense notamment au renouvellement, j'adresse donc à mon chef des bilans contenant des histogrammes, statistisques et explications sur l'état du parc informatique et surtout sur les conséquences pour les 2 années à venir afin qu'il prenne conscience de l'urgence d'augmenter le budget alloué à ce type d'achats à l'occasion des prévisions budgétaires annuelles.

En espérant avoir été claire et pas trop longue.
Merci de me répondre,s'il y a encore quelqu'un à une heure si tardive
la 971.

 

[ico]

Celle ci me semble OK :wink2:

 

[babachetet]

elle parait bien complete oui
felicitation et bon courage

 

[la971]

Merci ico d'avoir pris le temps de me lire, toutefois la réponse me semble un peu brève,aurais-je oublié des choses?
Cette action relève t-elle bien des compétences attendues d'une assistante direction?

Sinon, pourrais-tu si je détaille un peu, me soumettre ton sentiment sur les autres actions?

A bientôt peut-être,
la971

 

[la971]

Merci babachetet,

C'est sympa et encourageant!

la971

 

[ico]

Oui, c'est une action classique mais qui est valable pour la présenter à l'examen. La diificulté réside dans le choix des supports présentés à l'oral.
Pas de pb pour les autres actions :wink2:

 

[la971]

Bonjour ico et merci pour les précisions.

Concernant la seconde action:RECHERCHES ET RESPECT DE LA LEGISLATION EN VIGUEUR, c'est un peu plus compliqué mais bon, je me lance:

Dans mon service, outre l'achat , je m'occupe aussi de la réforme (fin de vie) des équipements informatiques. Or, un jour, mon chef suite à une demande verbale de l'un des salariés donna plusieurs matériels devenus certes obsolètes au personnel qui en avait fait la demande et m'informa que 15 jours plus tard par messagerie de cela. Je lui adressai un mail lui indiquant que ce n'était pas la procédure (aucun Procès-verbal n'ayant été établi) et que ces achats ayant été faits sur les deniers publics, même désuets qu'il s'agissait de biens de l'Etat. Intérieurement, je savais qu'il en avait pas le droit, mais j'ignorais à l'époque les textes prouvant mes propos. Je fis alors des recherches sur Internet, je contactai à titre d'information sans préciser de nom (et surtout pas celui de mon chef), le département chargé de la vente aux enchères des matériels de l'Administration qui eux sont autoriés à les revendre à des tarifs préférentiels à des particuliers. Ce département me confirma que cela n'est possible qu'après dressement du PV et uniquement pour certains types de produits à l'association des parents d'élèves et qu'il fallait leur accord pour cela et seulement de cette façon. J'informai mon chef de cela qui me demanda d'établir les PV pour les matériels et de récupérer les produits auprès du salarié, situation délicate d'ailleurs!!!

la971

 

[ico]

tu peux oublier cette action !!!
Une action doit être un travail fait pour le bénéfice de l'entreprise (gain de temps, procédure, organisation...) et non pour expliquer à son responsable qu'il est hors la loi :laugh:

 

[la971]

Merci ico pour ta franchise, cela me permet de trier.

la971

 

[la971]

Ma 3ème action pardon la seconde intitulée:GESTION DES CONGES ET DES DEPLACEMENTS DU PERSONNEL DU BUREAU consiste en fait
- dans la partie gestion des congés, à établir les documents (feuille de congés ) en fonction du type de congés (CA, RTT, RTHiver) répondant au mieux aux attentes du salarié tout en veillant à garder un minimum de personnels nécessaires au sein du service et cela en permanence, afin qu'il puisse fonctionner malgré l'absence de certains; Je jongle donc avec les prévisions faites, j'informe mes collègues s'ils choississent les mêmes créneaux d'absences, leur demandant, conseillant de choisir telle période à la place de telle autre (le bureau doit pouvoir tourner toute l'année), j'utilise pour cela

 

[la971]

le tableau Excel , ensuite je transmets ces documents à mon chef de service pour avoir son aval puis au bureau du personnel pour enregistrement dans leur base.
Concernat les déplacements, notamment pour les stages,..je prends les dispositions nécessaires pour qu'ils obtiennent les bons de transport SNCF, je me renseigne sur le trajet à effectuer, leur fournir éventuellement un plan, je leur réserve une chambre, je m'interesse également sur le repas administratif ou pas et leur demande de garder les factures des frais supplémentaires. A leur retour, je m'occupe des remboursements éventuels en établissement les frais de mission ou autres auprès du bureau budget.

la 971

 

[la971]

Quelques erreurs de frappe,

lire: tableur Excel, Concernant, en établissant les frais de mission

 

[ico]

C'est OK.
Tu peux rajouter une liste de contrôle sur le dossier congés payés récapitulant ce qu'il y a à faire.
Question : pourquoi ne pas faire UNE seule demande de congé regroupant tous les types de congés à prendre. Cela évite la paperasse .....et c'est pourquoi la majorité des entreprises le font ( surtout si les personnes demandent des congés différents en même temsp !!!)

 

[la971]

Qu'entends-tu exactement par "liste de contrôle"?

J'établis bien "UNE seule demande de congé regroupant tous les types de congés à prendre" par salarié.
Cela me permet à un instant t de connaitre le nombre restant auquel peut prétendre le salarié et seulement pour lui. Ensuite je renseigne un autre fichier afin d'avoir une vue d'ensemble sur la présence des différentes personnes du service à un même instant et ainsi définir si le bureau risque d'être en nombre insuffisant de personnels (il s'agit de techniciens, ils doivent être minimum 2 au service à tout moment).
Le type de congés pris est important mais c'est surtout sa répartition sur l'ensemble de l'année qui prime.

la 971

 

[ico]

Par liste de contrôle j'entends une liste qui résume tout ce que tu fais, pas à pas, pour gérer les congés, en précisant le documents à prendre, le dossier info à compléter .....une sorte de mini mode opératoire.
Ce document sera utile à la personne qui fera les congés ensuite.

 

[la971]

Très bien.

Il est vrai que certaines tâches relevant de cette action et grées au quotidien semblent évidentes mais l'établissement de cette liste de contrôle est toutefois pertinente car elle sera certainement utile à la personne qui me succédera à mon départ de cette Administration. Elle ne sera par contre pas utile au bureau du personnel à qui je transmets la feuille de congés/fonctionnaire, la procédure utilisée leur importe peu, l'essentiel étant de respecter le quota de congés alloués.

la971

 

[la971]

L'action: Rédaction et Transmission de messages oraux et/ou manuscrits consiste:

- à élaborer, saisir, mettre en forme des notes de service (document interne) à partir d'informations recueillies auprès des techniciens de mon bureau notamment lors de problèmes techniques pouvant avoir des répercussions sur l'ensemble ou partie des différents services liés au réseau informatique. Je réceptionne toutes les informations, j'avertis mon chef en lui précisant l'impact sur les différents postes. Il me demande alors de rédiger une note de service qu'il signera par la suite et que je transmettrai aux services destinataires selon qu'ils soient sur le site(boites aux lettres) ou par fax aux sites annexes. Sur la note, figurera différentes données: l'objet, la date, le numéro d'enregistrement du doc, le service emetteur, mes initiales(voire mes coordonnées)comme contact et personne ayant rédiger la note, les destinataires,la fonction, nom et signature du chef en essayant de rester en conformité avec les normes de présentation de documents de l'Administration. E

- il arrive que ce soit le chef qui me transmette une info verbale à transmettre à l'un voire tout le personnel du bureau

- sinon, je reçois et transmets des messages électroniques à des fournisseurs, services internes ou externes à l'Administration à laquelle je suis rattachée

Je ne sais pas si cela suffit pour constituer une action, donnez moi votre avis svp.

la 971