action sur la relance clients
- Auteur de la discussion JAMILLIA
- Date de début
Pimprennelle
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Fraisedesbois37
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Bonjour,
Voilà depuis 3 semaines je travaille sur la relance client, il m'a été demandé d'établir différents documents, afin d'envoyer à certains de nos cadres un dossier expliquant la nouvelle procédure pour résoudre les impayés (note d'information sur l'injonction de payer, un fichier type pour répertorier les problèmes et une lettre de relance type).
Avec ce dossier, j' y ai joint une lettre, dans le corps de cette lettre mon responsable m'a demandé d'expliquer toute la procédure, ce qui fait que la lettre est très longue (2 pages).
Je me demandais si pour la présentation de l'action il ne serait pas préférable de créer une note d'information sur la procédure et une lettre d'accompagnement expliquant juste ce qu'il vont trouver dans le dossier.
Voilà depuis 3 semaines je travaille sur la relance client, il m'a été demandé d'établir différents documents, afin d'envoyer à certains de nos cadres un dossier expliquant la nouvelle procédure pour résoudre les impayés (note d'information sur l'injonction de payer, un fichier type pour répertorier les problèmes et une lettre de relance type).
Avec ce dossier, j' y ai joint une lettre, dans le corps de cette lettre mon responsable m'a demandé d'expliquer toute la procédure, ce qui fait que la lettre est très longue (2 pages).
Je me demandais si pour la présentation de l'action il ne serait pas préférable de créer une note d'information sur la procédure et une lettre d'accompagnement expliquant juste ce qu'il vont trouver dans le dossier.
patrice084
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elfried link=topic=84517.msg966415#msg966415 date=1215510457 a dit:
Pour vous donner des conseils, il faudrait connaitre le contexte, les outils à votre disposition et ce que vous avez fait. par exemple, on aura une approche différente avec quelqu'un qui a en main un logiciel de compta et quelqu'un qui n'a qu'excel.
J essaye de réalisé actuellement cette action dans l entreprise de mon stage ils voulaient absolument que j etablisse une relance poules clients qui n avaient pas payé.
Ils n ont aucun logiciel comptable ils m ont transmis le grand livre fournit par la comptable sur lequel j ai recensé sur excel tous les clients qui
n avaient pas payés
ensuite j ai distingué en 2 parties mon fichier excel c est a dire les gros clients de la société ou plusieurs factures n ont pas été payées
et d un autre coté les petits clients ou la il n y a qu une seule facture.
J ai crée mes lettres types de relance aussi bien pour les gros clients que pour les petits clients.
J ai établi des delais au niveau des relances a effectuer. Desormais j ai commencé a relancer les clients par telephone.
Je ne sais pas si mon action est "bonne" enfin si la démarche que j entreprends est la bonne car de lors que je ne serais plus dans l entreprise ils devront reprocéderde la meme facon c est a dire revisualisé le grand livre etc...
En gros je n ai pas automatisé mon action est elle correcte?
Ils n ont aucun logiciel comptable ils m ont transmis le grand livre fournit par la comptable sur lequel j ai recensé sur excel tous les clients qui
n avaient pas payés
ensuite j ai distingué en 2 parties mon fichier excel c est a dire les gros clients de la société ou plusieurs factures n ont pas été payées
et d un autre coté les petits clients ou la il n y a qu une seule facture.
J ai crée mes lettres types de relance aussi bien pour les gros clients que pour les petits clients.
J ai établi des delais au niveau des relances a effectuer. Desormais j ai commencé a relancer les clients par telephone.
Je ne sais pas si mon action est "bonne" enfin si la démarche que j entreprends est la bonne car de lors que je ne serais plus dans l entreprise ils devront reprocéderde la meme facon c est a dire revisualisé le grand livre etc...
En gros je n ai pas automatisé mon action est elle correcte?
Pimprennelle
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soffy911 link=topic=84517.msg971027#msg971027 date=1215861534 a dit:
je pense qu'il en faudrait un peut plus pour étoffer ton action pour cela devienne une action comptable significative. je vais voir ce que tu pourrais y rajouter.
patrice084
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soffy911 link=topic=84517.msg971027#msg971027 date=1215861534 a dit:
Pour automatiser la gestion des relances, il faudra passer par un fichier (excel devrait faire l'affaire). Il faut pouvoir identifier les clients en retard et pouvoir faire le suivi. Si vous aimez access, ou si vous souhaitez donner du poids, on peut aussi mettre en place un système bien puissant qui déclenchera automatiquement les relances.
Pour les clients, il faudra aussi connaitre les modalités de règlement (délai, mode, remise, escompte...)
Tel que vous présentez votre action, votre travail ne servira à rien pour l'entreprise, par la suite. Il est ponctuel mais sans devenir.
Il faut partir de la facturation (enregistrer les factures), enregistrer les règlements pour le suivi. On ne peut pas attendre le grand livre du comptable qui doit arriver en retard et encore il faut voir la fréquence d'édition.
Merci pour vos precieux conseils cela me permet de rectifier tout de suite ce que je fais afin de pouvoir en faire une action concrete.
Malheuresement je n ai pas une tres grande connaissance du logiciel ACCESS je vais essayé de faire tout ca par excel.
J ai deja commencé a réaliser un fichier excel ou j ai recensé toutes les factures qui n etaient pas encore payés. Avec les conseils que vous
m avez donné je vais desormais y rajouter toutes les nouvelles factures qui ont été réalisé entre temps afin que toutes les factures y apparaissent et voir celle qui sont payés ou non.
Par contre j ai réalisé toutes mes lettres types mais comment je peux automatisé mon fichier excel sans devoir regarder a chaque fois qui je dois relancer une par une.
L entreprise laisse 30 jours à ses clients pour qu ils payent apres cela je peux mettre en place mes relances.
Je ne sais pas trop comment automatiser ca avec excel
Malheuresement je n ai pas une tres grande connaissance du logiciel ACCESS je vais essayé de faire tout ca par excel.
J ai deja commencé a réaliser un fichier excel ou j ai recensé toutes les factures qui n etaient pas encore payés. Avec les conseils que vous
m avez donné je vais desormais y rajouter toutes les nouvelles factures qui ont été réalisé entre temps afin que toutes les factures y apparaissent et voir celle qui sont payés ou non.
Par contre j ai réalisé toutes mes lettres types mais comment je peux automatisé mon fichier excel sans devoir regarder a chaque fois qui je dois relancer une par une.
L entreprise laisse 30 jours à ses clients pour qu ils payent apres cela je peux mettre en place mes relances.
Je ne sais pas trop comment automatiser ca avec excel
patrice084
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soffy911 link=topic=84517.msg971579#msg971579 date=1215908170 a dit:
Il faut ajouter une colonne que vous appellerez par exemple niveau de relance. par une formule conditionnelle vous testerez la date de facture par rapport à la date du jour et en fonction du delta trouvé vous ferez inscrire la relance à faire.
Ensuite, vous faite un publipostage entre excel et word pour que ne sorte les lettres que pour les clients concernés.
Bien sûr, il faudra peaufiner le fichier excel pour tenir compte des clients qui ont déjà été relancé (prévoir un colonne) et ceux qui ont payé (autre colonne à prévoir).
Combien de temps vous reste-t-il dans l'entreprise ?
Merci pour vos conseils cela m aide beaucoup a y voir plus clair.
Il me reste deux semaines de stage dans l entreprise.
La je viens de modifier mon fichier excel selon les conseils que vous avez pu m apporté c est a dire que j ai créer une colonne reglement avec un menu deroulant oui ou non qui indique si la facture a été payé ou non,
Je vais crée une colonne Relance a faire avec une formule SI pour qu il calcule la relance a faire selon la date d'échéance de la facture. Le probleme c est que ma formule ne controlera pas si la facture a déja été payé ou non et si une relance a déja été faite ou non et je ne sais pas comment faire pour qu il fasse ce controle.
Je pars du principe que 15 jours apres la date d echéance de la facture on réalise une relance téléphonique, que 30 jours apres la date d echeance de la facture on realise une 1ère relance par courrier, puis 45 jours apres la date d echeance de la facture on realise un 2eme relance etc..
Pour le publipostage je vois ce que je vais utiliser je vais prendre la condition sauter l enregistrement si...
Mais en fait je ne vois pas comment je peux faire dans mon fichier excel pour qu il ne me fasse pas faire plusieurs fois la meme relance si elle a déja été faite ( en gros qu il ne m indique pas dans les relances a faire une relance que j ai deja effectué et qui la ressortira encore dans mon publipostage)et comment faire un controle pour qu il ne m indique pas des relances a faire sur des factures deja payées.
Je ne vois pas comment je pourrais faire ces controles dans excel?
Merci encore pour l aide
Il me reste deux semaines de stage dans l entreprise.
La je viens de modifier mon fichier excel selon les conseils que vous avez pu m apporté c est a dire que j ai créer une colonne reglement avec un menu deroulant oui ou non qui indique si la facture a été payé ou non,
Je vais crée une colonne Relance a faire avec une formule SI pour qu il calcule la relance a faire selon la date d'échéance de la facture. Le probleme c est que ma formule ne controlera pas si la facture a déja été payé ou non et si une relance a déja été faite ou non et je ne sais pas comment faire pour qu il fasse ce controle.
Je pars du principe que 15 jours apres la date d echéance de la facture on réalise une relance téléphonique, que 30 jours apres la date d echeance de la facture on realise une 1ère relance par courrier, puis 45 jours apres la date d echeance de la facture on realise un 2eme relance etc..
Pour le publipostage je vois ce que je vais utiliser je vais prendre la condition sauter l enregistrement si...
Mais en fait je ne vois pas comment je peux faire dans mon fichier excel pour qu il ne me fasse pas faire plusieurs fois la meme relance si elle a déja été faite ( en gros qu il ne m indique pas dans les relances a faire une relance que j ai deja effectué et qui la ressortira encore dans mon publipostage)et comment faire un controle pour qu il ne m indique pas des relances a faire sur des factures deja payées.
Je ne vois pas comment je pourrais faire ces controles dans excel?
Merci encore pour l aide
patrice084
Best Member
soffy911 link=topic=84517.msg971666#msg971666 date=1215946417 a dit:
Il faut inclure dans votre tableau excel une colonne "payé" complété d'une croix par exemple et vous vous en servez pour faire afficher ou non la relance.
Pour la gestion des relances, là aussi, il faudra ajouter une colonne "date de relance" et si la colonne est vide alors faire la relance sinon on ne fait rien. Mais c'est un travail manuel pour remplir cette colonne. Ici, Access aurait rendu bien des services avec ses requêtes mises à jour. Bien que sous excel, vous pourriez essayé d'automatiser avec des macros, mais cela risque d'être complexe.
J'ai réalisé une relance pour les clients n'ayant pas payé dans mon entreprise, qui n'avait pas de fichier "Relance" informatique.
1) Tout d'abord, j'ai trié le classeur des factures en y sortant les impayées (celles n'ayant pas le tampon payé).
2) Ensuite, j'ai réalisé un fichier Relance Clients sur le logiciel Excel, avec le nom du client, le numéro de téléphone, l'adresse, et le numéro et le montant de la facture.
3) J'ai réalisé un appel type à l'aide de la méthode CROC (Contact, Raison, Objectif et Conclusion)
4) J'ai appelé les clients en notant sur informatique en même temps leur réponses
5) A la fin de mon action j'ai comparé mon fichier de début et de fin d'action pour voir le montant des factures impayées que l'entreprise à pu récupérer
1) Tout d'abord, j'ai trié le classeur des factures en y sortant les impayées (celles n'ayant pas le tampon payé).
2) Ensuite, j'ai réalisé un fichier Relance Clients sur le logiciel Excel, avec le nom du client, le numéro de téléphone, l'adresse, et le numéro et le montant de la facture.
3) J'ai réalisé un appel type à l'aide de la méthode CROC (Contact, Raison, Objectif et Conclusion)
4) J'ai appelé les clients en notant sur informatique en même temps leur réponses
5) A la fin de mon action j'ai comparé mon fichier de début et de fin d'action pour voir le montant des factures impayées que l'entreprise à pu récupérer
Merci des infos.
Par contre un de mes formateurs vient de passé au stage aujourd hui et il m a indiqué qu il fallait absolument que je realise "l avant" c est a dire que je passe du devis a la facturation.
As tu du realiser la meme chose aussi pour ton action sachant que moi malheureusement je n ai pas peux realiser cette partie la.
Quelle a été le plan de ton action?
Comment as tu presenté le montant que tu as pu recuperer tu as fait un tableau?
Par contre un de mes formateurs vient de passé au stage aujourd hui et il m a indiqué qu il fallait absolument que je realise "l avant" c est a dire que je passe du devis a la facturation.
As tu du realiser la meme chose aussi pour ton action sachant que moi malheureusement je n ai pas peux realiser cette partie la.
Quelle a été le plan de ton action?
Comment as tu presenté le montant que tu as pu recuperer tu as fait un tableau?
honeyzazou
New Member
Salut !
Ben moi aussi je bosse sur la relance clients et j'aimerais améliorer le système en place en créant un outil. Le système en place, àmon goût très dépassé, est le suivant:
*impression du grand livre
*fluorer les clients qui n'ont pas réglé les factures antérieures à la date du jour
*Téléphoner les personnes et noter ce qu'elles nous disent ou si elles ne répondent pas (et ça dans le petit espace du compte client)
*Si les personnes ne répondent pas on faxe une relance
*On attend le règlement.
Au final je me retrouve avec un grand livre brouillon avec les annotations et je perds du temps à relever les infos d'un grand livre à l'autre lors d'un changement de période...
Merci de m'aider au plus vite je dois proposer quelque chose à ma tutrice qui à vrai dire n'est pas très emballée par un changement de méthode...
Ben moi aussi je bosse sur la relance clients et j'aimerais améliorer le système en place en créant un outil. Le système en place, àmon goût très dépassé, est le suivant:
*impression du grand livre
*fluorer les clients qui n'ont pas réglé les factures antérieures à la date du jour
*Téléphoner les personnes et noter ce qu'elles nous disent ou si elles ne répondent pas (et ça dans le petit espace du compte client)
*Si les personnes ne répondent pas on faxe une relance
*On attend le règlement.
Au final je me retrouve avec un grand livre brouillon avec les annotations et je perds du temps à relever les infos d'un grand livre à l'autre lors d'un changement de période...
Merci de m'aider au plus vite je dois proposer quelque chose à ma tutrice qui à vrai dire n'est pas très emballée par un changement de méthode...
Pimprennelle
Best Member
honeyzazou link=topic=84517.msg981343#msg981343 date=1216877197 a dit:
Pas de rouge SVP merci.
honeyzazou
New Member
Pimprennelle link=topic=84517.msg981408#msg981408 date=1216887506 a dit:
Merci de l'info mais autant te dire que dans la situation où je me trouve les conseils de mise en forme m'importent peu ^^