Normalement, tu dois trouver un plan pour présenter l'ensemble de tes documents
Apres, à toi de trouver des liens qui vont enchainer ta présentation
par exemple, voici une présentation d'un cas
(SOS ASSIST AUREL)
Je suis assistante de direction pour la société SOS ASSIST AUREL située 45 rue Vaugirard à Paris.
Voir fiche identité avec plan
Je suis sous la direction de Mme Audrey CHABOREL
Statut entreprise : SARL (Société à Responsabilité Limitée) au capital de 9 146,94 €
Date création : 7 janvier 2002
Activités :
- saisie et traitement de tous les documents sur PC,
- recherche d’informations sur Internet,
- photocopies,
- conception et impression des logos, plaquettes commerciales, prospectus publicitaires, etc.
Clientèle : particuliers, artisans, PME/PMI, etc.
Les logiciels WORD, EXCEL et ACCESS m'ont permis de créer l'ensemble des documents.
Pour tous les documents créés, j'ai étudié les différentes situations de communication.
Mes sources sont :
- Internet :
www.viamichelin.fr,
www.supersecrataire.com,
www.pagesjaunes.fr,
- Message laissé sur le répondeur par Monsieur DELBARRE et le devis
- Livres de BTS assistant de direction,
- Le sujet et les annexes du cas.
PLAN
I/ EXEMPLES DE TRAVAUX REALISES POUR UN CLIENT
II/ EXEMPLE DE TRAVAUX REALISES POUR LA SOCIETE
Nous assurons ponctuellement des travaux pour des PME et entre autres pour Monsieur DELBARRE, entreprise de décors.
Monsieur DELBARRE a laissé un message sur le répondeur de la société, expliquant ce qu’il souhaitait
Montrer la prp
Création liste de contrôle
Permet de lister toutes les opérations à faire tout en respectant le délai imposé
Maquettes à en-têtes doivent être prêtes pour le lendemain
Conception de différentes maquettes
Impression en couleur et en noir et blanc pour fax
Attendre la visite du lendemain pour qu’il choisisse le logo
Création d’un devis dont les éléments du devis ont été déposé dans notre boite à lettre
Pb : Manque des informations
Il demande régulièrement des courriers « rappel de règlement »
Paragraphes types déjà mis en place
création d’un document type « rappel de règlement » :
Création de plusieurs phrases types que l’on insèrera dans la lettre type
Gain de temps
Toutes les situations sont envisagées (peuvent être différentes selon les entreprises).
Selon le nombre de rappel ( Ton + ou - élevé)
Emetteur Titre de civilité
Récepteur Corps de la lettre
Destinataire Bloc signature
Objet
Toutes les lettres suivent le même modèle
Application de l’efficacité de ce travail avec un rappel de règlement concernant une facture impayée pour le compte de Monsieur DELBARRE
Facture impayée
Transition : L’entreprise ASSIST AUREL est récente. Il faut donc modifier certaines données et en concevoir d’autres pour permettre à l’entreprise de se développer.
Mme CHABOREL m’a remis la BDD de la société. Elle se compose de 5 tables sans relations entre elles.
J’ai besoin de créer une table ayant des informations bancaires. Cependant, je peux l’insérer dans la table « CLIENT » car l’information bancaire est propre à ce dernier.
J’ai également rencontré un problème pour la table « DETAIL PRESTATION » car le Client ne peut demander qu’une seule fois la même prestation.
Transformation de cette table « COMMANDE » dont la clé primaire sera le numéro de commande.
Pour optimiser la gestion de l’entreprise, la directrice souhaite un récapitulatif
- des clients
- des fournisseurs
- une liste des clients dont les factures sont impayées
- une liste des commandes dont le montant est supérieur à 300 F.
Suite aux données fournis dans la base de donnée,
Edition de l’état client
Edition de l’état fournisseur
MAIS pour éditer les listes des clients
Modification de la BDD
ajout à la table client de différents champs
- Mode de paiement :
menus déroulant : Chèque, CB, espèce, traite
- Condition de paiement
Menu déroulant : à crédit ou comptant
- Nom de la banque
- Adresse de domiciliation
- Code établissement Nécessaires en cas de traite
- Code guichet ou de virement bancaire
- Compte et clé
Cette modification me permettra d’éditer la liste des clients dont le règlement est non soldé
REQUETE des clients n’ayant pas payés
Edition de la liste des clients avec coordonnées et le montant de la facture
Requête également pour la liste des commandes supérieures à 45,73 €
Liste des factures dont le montant est supérieur à 45,73 € avec coordonnées et le montant de la facture
Lors d’un entretien avec Mme CHABOREL
souhait de développer sa clientèle
faire connaître la société à d’autre entreprises
Rechercher 20 prospects proches de l’entreprise
créer d’un modèle de courrier présentant la structure, ses activités..
Choix du modèle de courrier qui serait le + adapté
Conception d’un dépliant
Lors de l’entretien avec Mme Chaborel
Présentation du dépliant
- but : informer, présente la structure et ses activités
Eléments principaux :
explication des raisons de ce choix
pourquoi telle information sur telle page
+ devis
Calcul du coût de revient :
- devis d’imprimeries (le papier d’impression est de bonne qualité)
- coût d’envoi
- achat enveloppes
Mode de diffusion des dépliants :
- envoyé par courrier enveloppe conçue à cet effet
- Déposé en vue chez nos clients
Suite à l’entretien, Mme Chaborel souhaite travailler avec les entreprises d’origines étrangères situées à proximité.
Création
Dépliant traduction en anglais et espagnol
Rappel de règlement type
CONCLUSION
Ce cas m’a permis de mettre en avant mes compétences dans le domaine de la créativité avec la conception des maquettes de logos, mais aussi du modèle de document, et cela malgré les contraintes (Délais imposés par Monsieur DELBARRE et Mme CHABOREL).
J’ai pu mettre également en avant mes compétences dans le domaine linguistiques notamment pour la réalisation du modèle de courrier « rappel de règlement » ainsi que pour le dépliant.
