voilà ma réponse, nico !
Commençons par le commencement : le suivi d'une relance client n'est pas tout à fait la même chose que l'organisation des relances client. En effet, une action doit être une création, ou une amélioration de quelque chose. Quoi qu'il en soit, il ne faut pas décrire une tâche que tu fais régulièrement en entreprise. Pars donc de l'idée que tu mets en place les relances des factures clients.
1°) Commence par expliquer qu'aucune méthode n'est existante en entreprise et que les relances sont faites à l'aveuglette, quand on a le temps. Explique par un support les problèmes que ça engendre : diminution de la trésorerie, mauvaise image de marque car pas de suivi ;
2°) Crée ensuite un tableau de suivi des factures client sur Excel : numéro de facture, nom du client, date de facture, échéance de paiement, montant de facture, date de première relance, date de deuxième relance, date de troisième relance.
3°) Enregistre ensuite toutes tes factures non réglées. Attention : pour apporter des exemples de factures non réglées, pense à mettre du blanc sur le nom des clients. De toute façon, que tu relances la société X ou la société Chevalier aura la même valeur pour ton action. Surtout fais toujours attention à ne pas divulguer d'informations confidentielles. Vois également si tu peux sortir les vrais montants de factures ou si tu dois modifier également les montant des factures (idem : ça ne changera pas ton action si tu dois changer les montants).
4°) Rédige ensuite trois courriers de relance, ce qui te fais ta partie administrative (pour toi qui te plaint de ne t'occuper que des clients, tu auras ainsi ton pôle administratif). Le premier courrier sera pour la relance gentillette, du style « sauf erreur de notre part, nous n'avons pas reçu le règlement ». La deuxième lettre sera un peu plus mordante, et la troisième sera poliment agressive, et ce sera la mise en demeure, dans laquelle tu rappelleras les pénalités que le client encourt s'il ne règle pas.
5°) Fais ensuite un publipostage dans Word avec ta base de données Excel comme source de données, et envoie ainsi ton premier courrier de relance.
6°) Blablate ensuite pour dire que tu as relancé une autre fois certaines factures.
7°) En conclusion, tu peux calculer le délai moyen de paiement avant la mise en place de ton action, et le délai moyen de paiement une fois que ton action a été mise en place. Calcule également le montant récolté en euros ainsi que le nombre de factures réglées.
Pour ton action sur l'étude du client, c'est plutôt tourné vers le pôle commercial.
1°) Tu peux commencer par la création d'un formulaire type de fiche client recensant toutes les informations dont tu as besoin sur les clients : coordonnées, contact principal, assistant des contacts, numéro de téléphone direct pour toutes les personnes, e-mails directs, éventuellement fax direct, délai de paiement, moyen de paiement, secteur d'activité, principaux besoins, site Web.
2°) Recense ensuite beaucoup d'informations sur les clients que tu peux trouver sur leurs courriers, leurs fax, leurs e-mails.
3°) Procède ensuite à la mise à jour de tes informations, soit par e-mail, soit par fax, ou par téléphone si tu as le temps. Prépare donc ton message par e-mail, ton message type par fax ainsi que ton argumentaire téléphonique.
4°) Suis bien ton travail avec un tableau de suivi : nom du client, contacté le, à rappeler le ;
5°) Mets à jour toutes tes informations et choisis ensuite le support le mieux adapté à ton fichier client : analyse avec un tableau avantage inconvénients les supports suivants : classeur, porte-vue, porte-vues à vues détachables, dossier relié avec baguette plastique, ou tout simplement support informatique.
6°) Termine par une note d'information aux divers destinataires du fichier client pour les avertir de la mise en place de ce dossier.
Boucle chaque action avec ce que ce que l'action t'a apporté (bilan personnel) et ce que ça apporté à l'entreprise. Présente ça avec un petit schéma sympa pas trop rédigé (juste des mots-clés).
Voilà de quoi faire deux bons dossiers.
Par contre, pour le rapprochement bancaire, je pense que tu n'as rien créé en le faisant. Vois donc si tu ne peux pas créer un mode opératoire décrivant tes tâches, pour un éventuel remplaçant, afin que l'entreprise gagne du temps à la formation de ton remplaçant, que ton remplacement soit transparent aux yeux des tiers, qu'il y ait un suivi dans le travail quelle que soit la vie de l'entreprise, d'où une bonne image de marque ; Voilà plein d'objectifs qui justifient bien la création de ce mode opératoire. Bien sûr, n'inclus pas seulement le rapprochement bancaire : pour voir tout ce que tu peux mettre dans ton mode opératoire, mets-toi à ta propre place le jour où tu es rentré en entreprise : imagine qu'on t'est dit : « voilà, on te place dans ce bureau pendant une semaine, ton travail à faire est sur le bureau » : qu'aurais-tu aimé avoir comme dossier pour t'aider à travailler au mieux ? C'est ce formidable outil que tu dois créer. Et comme c'est une création, tu ne tombes pas dans le hors sujet du « descriptif » : CQFD.
Bon, si tu as des questions, n'hésite pas !
