Action prêt de livres

[julie45200]

Bonjour,

je travaille dans un centre de formation et nous recevons assez régulièrement, des différents éditeurs, quelques livres de cours.

Le centre ne travaillant avec aucun livre, nous les stockons bien gentillement.
J'ai donc eu l'idée de créer un sysème de prêt de ces livres à nos stagaires. En effet ils pourront y trouver un complément d'exercice et de cours et je pense que cela pourrait être interressant pour eux, étant donné le prix des livres et le fait qu'ils soient rémunérés à un faible pourcentage du smic.

Je souhaiterai avoir des idées concernant la mise en place de ce système.

Je souhaite créer une base de donnée, qui récapitule les coordonnées stagiaires et les références des livres, ainsi qu'un formulaire par livre pour voir quel stagiaire l'a emprunté.
Je pensais fixer la durée de l'emprunt à une semaine (ils ne sont que 2 jours par semaine à l'école) et il n'y a pas énormément de livre en double c'est pourquoi il faut qu'ils tournent assez rapidement.
De plus je souhaite créer un courrier type à envoyer aux stagiaires qui auraient dépassé la date d'emprunt.
Pour que tout se déroule bien je voudrais faire signer un "contrat" aux stagiaires qui empruntent, histoire qu'ils ne partent pas avec nos livres..

Avez vous des idées complémentaires? Est-ce un bon système?

De plus que noteriez vous dans le contrat?

Merci d'avance

 

[Ligamax2301]

Bonsoir,
Concernant ton action, il faudra que tu penses à concevoir le dictionnaire des données, le Modèle Conceptuel des Données (MCD), et le Modèle Logique des Données.
Pour la table des "lecteurs", en plus des coordonnées, il faut prévoir une recherche sur le nom.
Les "références des livres" sont des "notices bibliographiques". Une notice contient : Titre, Auteur, Lieu de publication, Editeur, Date de publication, Résumé, Nb de pages, Collection, ISBN, Cote, Mot clé,. Il conviendra de prévoir une recherche par Titre, Auteur et Mot clé.
"Formulaire des livres...." ne pas oublier la date de retour. Intéressant de savoir qui l'a emprunté et quand il sera de retour !
Prévoir des pénalités en cas de retard.
En cas de perte ou détoriation, prévoir le remplacement du livre si disponible à la vente ou sa reproduction par la BNF en cas de livres épuisés.
A la place de faire signer un contrat, je rédigerai un règlement intérieur de la bibliothèque que j'afficherai sur un panneau d'affichage. Pour le rédiger fait une recherche sur internet. Tu trouveras à foison des règlements intérieurs de bibliothèque. Tu n'auras qu'à les adapter. Fait très attention au paragraphe "reproduction". En effet, un livre est soumis au droit de la propriété intellectuelle. Pour reproduire un livre, il faut l'autorisation du Centre Français de la Copie. Si ton centre n'a pas d'accord avec le CFC il te suffira d'indiquer en gros que la reproduction est soumis à autorisation du CFC. Tu trouveras plein de renseignements à ce sujet sur internet.
Dans ce réglement intérieur, n'oublie pas de préciser que le prêt est soumis à inscription, et que l'inscription équivaut à l'acceptation du règlement intérieur et que le règlement intérieur est disponible sur le panneau d'affichage...
Sur le bulletin d'inscription, je prévoierai à la fin un paragraphe sur l'acceptation du règlement intérieur. Du genre :"Je reconnais avoir pris connaissance du règlement intérieur et en accepte les dispositions".
Pour la lettre de rappel, je prévoierai 3 lettres de rappel. La troisième lettre étant une facturation du remplacement du livre. Ceci implique, un publipostage...
Concernant la recherche de livres par mot-clé. Il s'agit d'un thésaurus. Deux solutions soit cette recherche est informatisée et dans ce cas-là, il convient de mettre à disposition des lecteurs un poste informatique pour pouvoir interroger la base de données. Comme cette bibliothèque n'est pas l'activité prépondérante de ton centre de formation et que cela est un nouveau service offert, cela m'étonnerait que ta direction accepte des frais importants. Donc, tu peux créer un thésaurus manuel. Autrement dit, avec un classeur, des intercalaires et des pochettes transparentes. A ma connaissance, le maximum que tu puisses trouver c'est 12 touches. Sachant que l'alphabet comporte 26 lettres, voici la répartition que tu pourrais faires : AB ; CD; EF ; GH ; IJ ; KL ; MN ; OP ; QRS ; TU ; UVW ; XYZ. Tu imprimeras chaque mot-clé et les livres qui s'y rapportent (Titre, Auteur, Editeur et Cote).
Pour noter la cote du livre dans la notice bibliographique, cela t'oblige à mettre en place un plan de classement. Donc, élaboration d'un plan de classement du style :
000 - Dictionnaires
010 - Français
020 - Anglais
100 - Français
110 - BEP
120 - BAC
200 - Mathématiques
etc.
Pour faciliter le rangement dans les rayonnages, tu peux prévoir des codes de couleur pour différencier les matières, par un système de gommettes ou pastilles de couleur :
Jaune - Dictionnaires
Rouge - Français
Bleu - Mathématiques
etc.
Tu apposes ces gommettes sur la tranche (reliure) du livre. Tu peux aussi mettre une étiquette avec la cote du livre et les trois premières lettres du nom de l'auteur. Il faut aussi penser à protéger les livres et les couvrir. Ce sont des détails mais ils te permettent de bien montrer que tu maîtrises le classement. Tout ceci implique l'achat d'un matériel et de fournitures de bureau pour la mise en place du thésaurus et système de classement : Inventaire des achats ; demande de catalogue auprès de fournisseurs ; Tableau comparatif des tarifs ; Etablissement bon de commande, vérification bon de livraison, remise du bon de livraison et facture à la comptabilité en vue du règlement.
Tu peux prévoir aussi un mode opératoire, pour permettre à tes collègues ou ta remplaçante de faire face à toute situation qui se présente en ton absence ou ton départ : mise jour notice bibliographique, inscription d'un lecteur, relance des livres en retard, etc.
Il faut aussi informer les stagiaires de l'existence de cette fonds documentaire. Pour cela tu peux concevoir un dépliant en format A5 qui expliquera : les modalités d'inscription, de prêt, le lieu d'accès, fonctionnement du thésaurus, etc. Ce dépliant peut être remis et présenté aux stagiaires au moment de l'émargement de la feuille de présence. Il serait photocopié en noir et blanc ou couleur au centre, etc.
Pour "la carte de lecteur", il convient d'éloborer une carte sur un logiciel de PAO (ex. : publisher). Demande de devis auprès d'imprimeur. Pour cela, il faut maîtriser le vocabulaire employé par ceux-ci. Couleur : 1 ; 2 ou 4 couleurs ; Impression : recto-seul ou recto-verso ; Nb de pages ; Dimension en format fermé ou ouvert ; Aspect papier (Brillant, Mat, Satiné) ; Grammage papier ; Façonnage (Piqure, dos carré collé, ou plis) et quantité. Tableau comparatif des devis, choix d'un fournisseur, signature et envoi d'un bon à tirer et du fichier. Vérification bon de livraison, vérification facture et transmission à la comptabilité pour réglement.
Désolée, mes idées sont un peu désordonnées... A toi de jouer pour mettre en place, un déroulement logique dans ton action !
Bon courage à toi.
Magali

 

[julie45200]

C'est plus que ce qu' j'imaginais, je te remercie vraiment.
Concernant le code des livres, j'ai procédé par section (BP pour Bac, BT pour BTS et BEP pour BEP)ensuite j'ai noté la matière (ECO, ou MATH, ou ANG.....)
et une suite de numéro pour les classer.
Penses tu que ce soit bien? Merci

 

[Ligamax2301]

Bonjour,
Merci de m'indiquer des exemples, pour que je sois certaine de ce que cela donne.
D'autre part, peut-tu m'expliquer pourquoi tu as choisi ce mode de classement. En effet, le jour de l'examen, les membres du jury ne manqueront pas de t'interroger sur tes motivations...
Magali

 

[julie45200]

En fait, ma bibliothèque est divisée en trois sections : BTS, BAC et BEP.
Pour chaque section, j'ai fais trois sous parties. J'ai différencié les BTS MUC (BTM) des BTS AG (BTA) et- une catégorie BTS générale (BTG). J'ai fais de même pour les BAC : BPC, BPS, BPG et pour les BEP.
Ensuite j'ai noté la matière et attibué un numéro par matière.
Donc un livre de comptabilité pour BTS AG = BTA-COMP01
Mais un livre d'éconmie pour les BTS = BTG-ECO01
Mon classement s'effectue d'abord par section (BTS BAC BEP) pour facilité la recherche des stagiaires. Ensuite par matière (dans l'ordre alphabétique) et pour finir, le numéro attribué indique simplement l'ordre de rangement.
Je pense que c'était le plus simple et ensuite j'ai fais une étagère BTS une BAC et une BEP.

 

[Ligamax2301]

Actuellement, nous somme en janvier 2008, imaginons que pour un BTS AG, tu es 2 livres de comptabilité, le premier l'auteur est Durand et le second Tartempion.
Pour coter ses deux livres tu les ranges par ordre alphabétique, se sera plus facile à les retrouver dans la bibliothèque. En effet, quand un lecteur voudra chercher le livre de comptabilité dont l'auteur est DURAND, ce sera plus facile.
Si j'ai bien compris les cotes des livres seront :
1er livre : BTA COMP01
2ème livre : BTA COMP02
Quelques-mois plus tard, disons en juin 2008, tu reçois d'un éditeur un livre dont l'auteur est Gontron. La cote du livre ne peux pas être BTA COMP3. En effet, si tu classes par ordre alphabétique d'auteur les livres dans le rayonnage Niveau BTS, matière compta, ça donne BTA COMP01, BTA COMP03, BTA COMP02. Ce n'est pas pratique, si tu as 25 livres. La tentation sera grande de les classer par ordre numérique. Et quand tu voudras chercher un livre bonjour la galère ! Tu seras obligé de regarder chaque livre pour trouver le bon.
A mon avis, il convient de mettre en place une cote unique pour la même matière. Sur la reliure du livre tu mettras la cote et les 3 premières lettres de l'auteur.
100 - BTS
110 - COMPTABILITE
111 - BTS AG
112 - BTS Général
113 - BTS MUC
Si je reprends, mon exemple ci-dessous, quand tu attribueras une cote aux livres voici ce que cella donne :
1er livre : 111
2ème livre : 111
Pour le 3ème livre que tu reçois, plusieurs mois plus tard, cela ne pose aucun problème ; ça cote est : 111.
Sur la reliure, en dessous de la cote tu places les premières lettres de l'auteur. Si tu regardes, ton rayonnage, tu auras : 111 - DUR ; 111 - GON ; 111 - TEM. Cela ne pose donc aucun problème. A mon sens, ce n'est pas grave s'ils n'ont pas de cote unique. De toute façon, il existe le numéro ISBN qui là est unique. Il suffira de l'indiquer dans la notice bibliographique.
A toi de juger.
A bientôt.
Magali

 

[julie45200]

Merci. Mais c'est vrai que l'essentiel en fait c'est de trouver les livres par section plus que par auteur ou editeur. En effet les stagiaires ne vont pas chercher un auteur ou un éditeur en particulier mais plutôt une matière bien spécifique de leur niveau.
C'est pour cela que je n'ai pas fait de classement par auteur. De plus je n'ai pas de roman, j'ai essentiellement des livres exercices-cours.
J'ai une autre question (je sais je suis un boulet)
Concernant le thésaurus. Comment le ferai-tu? Avec un classeur et des intercalaires je suis ok, maos comment je classe mes bouquins? Genre dans la lettre E-F(E comme ECO) je met mes bouquins d'éco droit et ces même bouquins je les remet dans la catégorie C-D( D comme Droit)?

 

[Ligamax2301]

Le thésaurus que je propose n'est pas par matière mais système de mot-clé. En effet, pour chaque livre dans la notice bibliographique se rapporte différents mot-clé.
Exemple :
Pour le livre "Organisation et activités comptables" de P. Richard paru chez Nathan les mots clés seront les suivants : "comptabilité générale, créances, dettes, comptabilité gestion, gestion du personnel, investissements, résultat, bilan, inventaire, variation stock, coût, budget, fiscalité"
Le thésaurus sera composé de tous les mots clés des différents livres. Résultat, sous chaque mot apparaitra différents livres. Cela permettra aux lecteurs de faire une recherche plus approndie et de savoir réellement ce qu'il y a dans les différents les livres. Une feuille A4 correspondra à un mot clé. Donc aucun problème pour le classement alphabétique et le rajout de mot-clé par la suite.
Par ailleurs, concernant ton classement à mon avis, il convient de les classer par niveau puis par matière puis par auteur. En effet, si je cherche dans le thésaurus un livre se rapportant à les créances et les dettes je vais trouver comme livre : Titre :"Organisation et activités comptables" ; Auteur : RICHARD P. ; Editeur : Nathan ; Niveau : BTS ; Matière : COMPTABILITE ; Cote : 123. Je vais me rendre dans la section BTS, puis je cherche la cote 123 et l'auteur dont les 3 premières lettres sont RIC. De cette manière en 2 temps 3 mouvements, j'ai mon livre. Si les livres sont seulement classés par niveau et matières, s'il y a plusieurs livres de comptabilités je vais un peu galéré pour trouver le livre. Peut-être qu'aujourd'hui tu n'as pas beaucoup de livres se rapportant à la comptabilité du BTS AG mais un classement ne se fait pas seulement en fonction de la situation actuelle mais aussi sur son évolution et sa capacité à supporter l'accroissement de livres.
A bientôt.
Magali

 

[julie45200]

Je te remercie pour tous tes précieux conseils, et pour le temps que tu consacre à m'aider.