action elaboration nouveau classement

#1
je suis en stage et je dois revoir les methodes de classement de mon entreprise: celle ci a des armoire avec des dossiers suspendu, ce que je trouve tres bien mais le directeur ne s'y retrouve pas donc que faire de mieux? j'ai pas d'idée, et quelles sont les etapes a suivre! merci car la je vois pas du tout comment procéder
 
#2
elaboration d'un nouveau classement

ahelya link=topic=6721.msg60570#msg60570 date=1131542213 a dit:
je suis en stage et je dois revoir les methodes de classement de mon entreprise: celle ci a des armoire avec des dossiers suspendu, ce que je trouve tres bien mais le directeur ne s'y retrouve pas donc que faire de mieux? j'ai pas d'idée, et quelles sont les etapes a suivre! merci car la je vois pas du tout comment procéder
Déjà savoir pourquoi il ne s'y retrouve pas. Est-ce le mode de classement ou est-ce le support de classement. Cherche-t-il sur les mêmes critères que la secrétaire ?
 

Ys

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#3
elaboration d'un nouveau classement

Y'a déjà pas mal de posts sur le classement.
J'ai réalisé une action sur le classement au sein de mon entreprise et ma méthode : classement électronique... ça prend du temps c'est sur mais rien de mieux pour s'y retrouver! On scanne tous les documents et on jette les versions papiers! Deuxième avantage : le gain de place!
 
#4
elaboration d'un nouveau classement

a mon avis c'est le mode de classement qui ne lui convient pas. Donc la j'ai du repertorier tous les dossier et elle veut que je mette ca sur dossier excel mais quel champs mettre?
 
#5
elaboration d'un nouveau classement

Ys link=topic=6721.msg60576#msg60576 date=1131542322 a dit:
Y'a déjà pas mal de posts sur le classement.
J'ai réalisé une action sur le classement au sein de mon entreprise et ma méthode : classement électronique... ça prend du temps c'est sur mais rien de mieux pour s'y retrouver! On scanne tous les documents et on jette les versions papiers! Deuxième avantage : le gain de place!
quels ont été tes etapes?
 

Ys

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#6
elaboration d'un nouveau classement

Et bien j'ai tout d'abord constaté que leur plan de classement était pas pratique du tout.. (tu peux t'aider d'une diagramme d'ishikawa ou autre), et puis je me suis renseigné sur la méthode de classement informatique (qui s'apelle la GED). Puis on a acheté un beau scanner (indispensable) et j'ai élaboré une procédure de fonctionnement, un plan de classement informatique (sous ACCESS), organisé des réunions d'informations pour expliquer aux salariés... y'a plein de choses à faire en fait.
Pour ton cas peut être qu'il ne s'agit que d'un problème de classement ou te recherche de l'information. Demande à ton directeur comment il aimerait que son classement soit établit!
 
#7
elaboration d'un nouveau classement

Ys link=topic=6721.msg60576#msg60576 date=1131542322 a dit:
J'ai réalisé une action sur le classement au sein de mon entreprise et ma méthode : classement électronique... ça prend du temps c'est sur mais rien de mieux pour s'y retrouver! On scanne tous les documents et on jette les versions papiers! Deuxième avantage : le gain de place!
Et lorsqu'il y a panne d'électricité ?
 
#8
elaboration d'un nouveau classement

oula je le sens pas tres bien cette action car moi informatiquement ca n'a pas l'air de le faire pour l'assistante.
 

Ys

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#9
elaboration d'un nouveau classement

Y'a pas de panne d'electricité... on est alimenté en permanence sinon ça serait la catastrophe!
 
#10
elaboration d'un nouveau classement

Ys link=topic=6721.msg60609#msg60609 date=1131543146 a dit:
Y'a pas de panne d'electricité... on est alimenté en permanence sinon ça serait la catastrophe!
Cela veut dire que vous n'avez pas de solution de secours genre groupe électrogène. Alimenté en permanence ne veut rien dire. Cet été une grande partie des départements 13 et 84 est restée 3 / 4 heures sans électricité du à un incendie de forêt ==> Ligne à haute tension fermée.
 

Ys

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#11
elaboration d'un nouveau classement

Oui on a un groupe électrogène..
Pour la petite histoire je travaille dans une entreprise où l'on fait du traitement de déchets radioactifs... Il est complètement inconcevable de se retrouver dans le noir en zone controlé ou autre chose...
 
#12
elaboration d'un nouveau classement

bon bah je me demande comment faire moi alors lol car informatiquement c'est pas possible ici.. au niveau de excel en plus lui faire uin recap des dossiers a classer!! je vois pas
 
#14
elaboration d'un nouveau classement

classement ds des armoire avec des dossiers suspendu mais pas de methode particuliere (alpha ou autres). c'est tout
 
#16
elaboration d'un nouveau classement

bah y a ecrit le nom des correspondant, ou alors convention collective, extincteur, edf, fleurs, boite postale, assuranc, vehicule socité, cartouche encre, téléphone, manifestation... tout et n'importe quoi en fait
 

Ys

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#17
elaboration d'un nouveau classement

Ha ouais..
il faudrait établir un vrai plan de classement!
Le mien se compose comme ça:
A - ADMINISTRATION/ORGANISATION
A01 - DIRECTION GENERALE
A02 - ORGANISATION SERVICE
A03 - ORGANISATION AUTRES SERVICES
B - BUDGET
B01 - BUDGET 2001
B02 - BUDGET 2002
B03 - BUDGET 2003
B04 - BUDGET 2004
B05 - BUDGET 2005

et ainsi de suite...
j'espère que c'est assez clair!
 
#18
elaboration d'un nouveau classement

oui c clair mais y a des choses je vois pas comment classer! t'as pas mis des couleurs ou autre pour qu'il s'en sorte!!! car la moi c'est tellement complexe tous les dossiers qu'il font que je me demande comment tout classer, par theme?? Et la elle m'a demandé de repertorier les dossier (les nom) et de presenter ca sous excel, mais je vois pas ce que je peux lui presenter sous excel! tu vois?
 
#20
elaboration d'un nouveau classement

bah en fait oui c'est tres complexe car mon entreprise est un journal et qu'il faut deja differencier les correspondant et les journalistes, ce qui est differents. apres eux ils ont une methode de classement (au niveau des moyens) qui est bien et ne veule pas acheter de materiel donc on garde la meme methode mais on fait autrement, car la tous et en vrac et un peu n'importe comment alors je suis un peu paumée