Que pensez-vous de mes 2 actions ? Besoin d'un peu d'aide, merci à tous

[belina34]

bonjour,

J'effectue un bts ag et j'avoue avoir un peu de mal pour la compréhension des actions. Si je comprends bien, une action est; soit des taches journaliere effectuées en entreprise (suivi clients,creation d'une base de donnée, creation d'un courrier type...), soit un projet pour l'entreprise, ou la mise en place de quelque chose de nouveau en entreprise (plaquette publicitaire, etude comparatives, enquete satisfaction).

Est-ce bien cela? car pour le moment je n'ai que deux actions que je pourrais présenter : Suivi clients, du devis a la facturation, jusqu'a la remise en banque des paiements.

Et la preparation de la revison de certification de l'entreprise : preparation des pieces administratives, creation d'une base de données, d'une lettre type, appels des clients...

Mon prof de cpap m'a dit que c'etait ok, mais mon prof de commerce ma dit qu'il fallait par exemple que je fasse une analyse des retombées de la clientèle pour la 2ieme action, car on envoie aux clients un questionnaire sur les travaux effectuées sur la qualité des travaux, respect des delais, tenue du chantier, vous pensez que c'est bien? meme si je n'ai envoyé ce questionnaire qu'a une dizaine de clients?

Est-ce des actions? significatives, non significatives?

Merci pour votre votre aide!! j'en ai réelement besoin ! :blush:

 

[ico]

Il ne faut pas confondre action et activités journalières ou autres liées au poste.  http://www.cultureco.com/chat-bts/index.php/topic,79928.msg876551.html#msg876551

mais mon prof de commerce ma dit qu'il fallait par exemple que je fasse une analyse des retombées de la clientèle pour la 2ieme action, car on envoie aux clients un questionnaire sur les travaux effectuées  sur la qualité des travaux, respect des delais, tenue du chantier,

Il a raison. En fonction du contenu, cette action peut être significative.

Un dizaine de clients me semble peu mais cela dépend aussi du nombre total de vos clients et la cible recherchée pour le questionnaire.

 

[belina34]

merci pour votre reponse ICO.

Le nombres total de clients est une dizaine car ce n'est pas une etude de satisfaction, je vous explique, l'entreprise doit faire reviser son certificat de qualité, et pour cela il faut des exemples de travaux effectuées chez les clients , avec les devis des clients, factures, photos des chantiers, ainsi que les avis des clients sur les travaux effectués.. pour cela la gerante a choisit 10 clients type, j'ai donc appeler les clients pour leur demander si ca ne les deranger pas que nous leur envoyons un questionnaire sur la qualité des travaux et qu'une fois dument remplis qu'il nous le revoi, j'ai donc preparer une lettre type a envoyer avec le questionnaire, et j'ai creer une base de donnée sous word pour effectuer le publipostage, j'ai ensuite recenser d'autres clients (20) pour les noter sur le dossier car il faut d'autres exemples de travaux effectué, mais pour eux il n'y a pas de questionnaire.

J'ai bien lu le lien que vous avez mis ci dessus, mais j'ai toujours autant de mal a comprendre, car je n'ai rien mis en place dans l'entreprise! alors une action est-ce uniquement quelque chose que l'on met en place dans l'entreprise pour ameliorer sa gestion, son image...?

Merci a vous

 

[ico]

Ok pour le choix des clients, il faut donner cette explication le jour de l'oral.

J'ai bien lu le lien que vous avez mis ci dessus, mais j'ai toujours autant de mal a comprendre, car je n'ai rien mis en place dans l'entreprise! alors une action est-ce uniquement quelque chose que l'on met en place dans l'entreprise pour ameliorer sa gestion, son image...?

Merci a vous

Globalement oui ou alors, comme pour ton action présentée, c'est toi qui fait les démarches pour mener à bien le projet.
Appliquer des procédures existantes (c'est à dire, faire votre travail au quotidien), n'est pas une action.

 

[belina34]

D'accord; donc si je souhaite faire un suivi client, ca ne sera pas une action!? puisque c'est des missions journalières (du devis à la facturation et jusqu'a la remise de cheque en banque et rapprochement bancaire)

Quand vous dites que globalement mon action serait une action, c'est un projet qui va mener l'entreprise a avoir un resultat, soit une qualification, c'est un peu comme repondre a un appel d'offre dont le resultat est de decrocher le contrat? mais repondre a un appel d'offre n'est pas une action en soit?

voici ce que j'ai effectuer durant mon stage de 3 semaines:

suivi clients: saisi du devis client sur poste informatique, edition du devis en 5 exemplaires, 2 pour le client, un qui ira dans le dossier client, et 2 autres, qui iront dans des classeurs "client impayé", et un classeur d'archives.

Si le client est ok pour le devis, il nous le renvoi signé avec un cheque d'accompte, je transfere donc le devis en facture, saisi l'accompte sur le logiciel financier, envoi de facture au client.

Il nous renvoi un exemplaire de facture avec le paiement restant, que je saisi sur le llogiciel financier

remise des cheque en banque, rapprochement bancaire avec le relevé bancaire de la société du mois de novembre, et les paiements du mois de novembre.

les cleints ont tous payé, je ne peux meme pas faire de relance.

Il y'a vraiement que dans la 2ieme action ou j'ai reelement pris plus d'initiative, ma collègue a choisit les clients qui figureront dans le dossier pour obtenir la qualification.

J'ai trier les photos des chantier, ce fut un peu difficile car toute les photos etait en vrac, alors je me suis proposé de lui creer un tableau mensuelle avec le n° de l'appareil photo (car ce sont les poseurs qui prennent les photos des chantiers) avec le nom du client adresse... comme ca pour la prochaine fois, ils seront dans qu'elle appareil photos proviennent les photos des clients, ce sera une perte de temps en moins pour eux.

avec cela je rassemble le devis, la facture du client. je propose a ma collègue de joindre les clients par telephone avant de leur envoyer une attestation de travaux qui devront remplir, cela evite que les clients ne nous retourne pas cette attestation si nous les prevenons pas d'avance de ce que signifie pour nous ce document, je recherche sur le logiciel les coordonnées des clients, je les appele.

je prepare ensuite un courrier type, ainsi qu'une base de donnée "clients selectionné pour notre dossier de qualification 2008" comme ca nous gardons une trace des clients que nous avons choisis.

j'envoi le courrier au client.

Je rassemble toutes les pieces administratives du dossier, avec l'aide de ma collègue (CA, nombres d'employé de la société...)

JE vais ensuite rechercher sur le logiciel commerciale , d'autres travaux effectué durant les quatre dernieres années, j'en choisis une vingtaine, je creer un tableau sous word, pour garder encore une fois une trace des clients que nous avons choisis pour notre qualification (cela evitera dans 4 ans, lors de la revision de notre qualification de remettre les memes clients) puis sur le dossier j'ecris manuellement les info : clients, maitre d'oeuvre, maitre d'ouvrage, total travaux...

je n'ai pu savoir si les clients ont retourné l'attestation car mon stage c'est finis, mais je compte bien evidemment y retourner pour savoir ce qu'il en ai.

puis-avoir votre avis sur les 2 missions que j'ai effectué? est-ce cela sera bon? j'ai préférer vous decrire comme ca il est plus facile pour vous de reelement voir mon implications dans ces tâches.

Merci :blush:

 

[ico]

la 2e me semble OK.
La première n'est pas une action car tu suis une procédure. Tu peux éventuellement la formaliser sous forme de schéma poste documents et l'inclure dans un livret de procédures générales à ton poste de travail.

 

[belina34]

Merci d'avoir pris le temps de lire mon "roman" :biggrin:

Effectivement je suis une procedure pour le suivis client, je ne mets rien en place dans la société.

Je ne comprends pas trop ce que veut dire " la formaliser sous forme de schéma poste documents et l'inclure dans un livret de procédure générale à ton poste de travail?" en plus simple, ca veut dire quoi? :blush:

Merci :smile:

 

[ico]

une action possible : faire un livret explicatif de tout ce que tu fais à ton poste sous forme de modes opératoires divers rédigés, sous forme de schémas, d'impressions écran et autres outils ICO comme les schéma poste documents, outils qui me semble adapté à ton activité :wink2:

 

[belina34]

D'accord, oui pourquoi pas, c'est plutôt pas mal, j'en toucherai un mot à mon professeur de cpap.

Merci beaucoup pour tout!! Je vais commencer cette semaine à remplir mon bilan de stage au moins pour l'action de qualification, si besoin est: je me permettrai de vous demander un peu d'aide :blush:

Bonne soirée à vous, et merci pour votre aide

 

[belina34]

Bonjour à tous

Ico : J'ai fait des recherches pour "effectuer un guide de procédure" pour le suivi client, et je trouve cette idée forte interressante, car d'une part l'entreprise accueille énormement de stagiaire qui s'occupe des suivis clients et je l'ai remarqué moi meme durant mon stage, un suivi client est trés long, et demande beaucoups d'explications de la part des tuteurs, et malgrès tous une "perte de temps" à tous réexpliquer à chaque fois.
Je pense effectivement retourner à l'entreprise pour faire des copies d'écran, je pourrais peut etre egalement insérer à l'interrieur de ce guide un diagramme imagé mettant en avant cette procedure

D'aprés vous, comment se constitue un guide? je pense qu'il y'a une presentation de l'entreprise, puis je passe directement a la procedure de suivis client, combien de pages cela doit comporter? que doit t-on mettre d'autres dans un dossier de procedure de suivi client?

Merci beaucoup pour votre aide !!

 

[ico]

tout dépend de l'objectif du guide. Est ce un mode opératoire que pour cette procédure ou d'autres procédures peuvent être rajouter.
Comme tout guide de procédure, faut un sommaire et une explication "pas à pas" la plus explicative possible. Un mélange de rédaction, d'impression écran, de schéma (diagramme imagé, schéma poste documents, organigramme de programmation...) est à déterminer selon le processus à présenter.

Si c'est seulement un guide de procédure, la présentation de l'entreprise n'est pas nécessaire.
Par contre, au vu de ce que tu dis, un livret d'accueil général aurait pu être fait.

 

[belina34]

L'objectif du guide sera un mode opératoire pour le suivi client du devis à la facturation, saisi reglement client. Cela sera interressant pour les prochains stagiaire qui rejoindrons l'entreprise, et meme pour un eventuelle recrutement de leur part.

j'ai préparer un diagramme imagé retraçant la procédure, je compte retourner au lieu de stage pour faire des copie d'ecran.

Quel est la difference entre un diagramme imagé et un schéma poste documents?

Quel est pour vous la difference entre un guide de procedure et un livret d'accueil?

Ou puis-je trouver un modèle d'organigramme de programmation?

Merci Beaucoup :blush:

 

[chounana]

Bonjour Belina34,

Je suis dans le meme cas que toi donc si tu comprend mieu, je veux bien de ton aide.

Merci.

 

[ico]

le schéma poste doc et le diagramme imagé ne se présentent et ne se lisent pas de la même façon.
Un livret d'accueil est basé sur la présentation de l'entreprise
Un mode opératoire est l'explication d'un processus
Un livret de procédures est un ensemble des modes opératoires constituant l'essentiel d'un poste de travail.